Que faut-il prévoir pour la visite de travail de l’échevin ?

Une visite de travail de l’échevin demande surtout une préparation précise de l’accueil, du buffet et de la présentation. Prévoyez la vaisselle pour le dîner et le dessert, les boissons chaudes, les verres, les badges et tout le matériel technique avant l’arrivée des participants. Cette liste rassemble les achats et le matériel à emporter pour éviter les oublis de dernière minute. Elle vous aide aussi à vérifier que la salle est prête pour l’enregistrement et le programme prévu.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans filqté 2
Cliqueur de présentation
Glacièresqté 3

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 60
Panneaux indicateursqté 6
Compositions floralesqté 5

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Éponges de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Assortiment de thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale plate - 48 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-pains - 80 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Saumon fumé - 1,5 kilo
- Rosbif - 1,5 kilo
- Filet de dinde - 1,5 kilo
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange de noix - 2 kilo
- Olives - 2 kilos
- Sauce dip - 3 kilo
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Salade composée - 8 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Quiche végétarienne - 4 pièces
- Ailes de poulet - 6 kilos
- Mini boulettes de viande - 5 kilos
- Amuse-bouches végétariens - 5 kilos
- Sandwichs pour le dîner - 80 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pâtisseries de dessert - 60 portions
- Fruits frais pour le dessert - 5 kilos
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Serviettes - 200 pièces
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez un support de badge nominatif pour chaque participant confirmé, plus 5 supports vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Comptez une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau et les couverts par personne, puis ajoutez environ 10 % de réserve pour les visiteurs supplémentaires ou la casse.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, le micro sans fil et le cliqueur au moins 24 heures avant la visite. Emportez aussi les rallonges et multiprises nécessaires.
Préparez les thermos, la machine à café et les bouilloires avant l’accueil. Pour un groupe de 20 personnes, prévoyez au minimum deux points de service ou un thermos de réserve afin d’éviter l’attente.
Installez les poubelles, les porte-manteaux et la table d’accueil avant l’arrivée de l’échevin. Gardez les pinces de service, les plateaux et les couteaux de chef près du buffet, pas dans une autre pièce.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle faut-il prévoir pour une visite de travail ?: Prévoyez une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau, un verre à vin et un couvert par participant. Ajoutez 10 % de réserve, soit 22 pièces pour 20 personnes.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant la visite, puis vérifiez les branchements 30 minutes avant l’accueil. Contrôlez notamment le câble HDMI, le son du micro et les piles du cliqueur.
Combien de badges nominatifs préparer ?: Préparez un badge par participant confirmé et ajoutez 5 badges vierges si le nombre d’inscriptions peut encore changer. Gardez les supports à la table d’accueil avec un marqueur ou le matériel prévu pour les compléter.
Quand installer le buffet et le café ?: Mettez en place les tables de buffet, la vaisselle et les ustensiles au moins 45 minutes avant le début. Lancez le café et remplissez les thermos 15 à 20 minutes avant l’arrivée des participants pour le servir chaud.

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