Wereldtop organiseren: checklist en planning

Een Wereldtop vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je stemt sprekers, internationale gasten, vertaling, beveiliging, vervoer en techniek op elkaar af. Begin met datum, locatie, thema en programma; werk daarna naar uitnodigingen, aanmeldingen en bezoekersinformatie toe. In de laatste weken controleer je presentaties, badges, catering, route- en veiligheidsplan en de inrichting van registratie, garderobe en zaal. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke details vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en thema vaststellen
3 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidswensen verzamelen
Bezoekerslijst controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
3 personen
Programma afdrukken
2 personen
Sprekersbriefing versturen
Presentaties verzamelen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Vertaalapparatuur reserveren
Beveiliging reserveren
Parkeerplaatsen reserveren
Vervoer voor gasten regelen
2 personen
Route- en veiligheidsplan maken
3 personen
Badges sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Ontvangstbalie voorbereiden
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor catering klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Licht en stroom aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Beeldschermen aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Vertaalcabines testen
2 personen
Wifi en presentatienetwerk testen
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
5 personen
Badges uitdelen
3 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers naar zaal begeleiden
2 personen
Presentaties bedienen
2 personen
Microfoons beheren
2 personen
Vertaalontvangers uitdelen
2 personen
Vertaalontvangers innemen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Lunchbuffet opbouwen
5 personen
Lunchbuffet bedienen
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet tussentijds aanvullen
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
Deelnemers naar parallelsessies wijzen
3 personen
Vraag- en antwoordsessie begeleiden
2 personen
Middagpauze verzorgen
3 personen
Persruimte begeleiden
2 personen
Sprekersfoto's maken
Afsluiting begeleiden
2 personen
Vertrek van deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

Cateringresten koelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringtafels schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Ontvangstbalie afbreken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Beeldschermen afbouwen
2 personen
Vertaalapparatuur inpakken
2 personen
Huurmaterialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Sprekersmateriaal nasturen
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 320
Biertafelsaantal 12
Rechthoekige tafelsaantal 28
Registratiebaliesaantal 3
Spreekstoelenaantal 8
Garderoberekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 18
Buffettafelsaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 350
Dessertbordenaantal 350
Koffiekopjesaantal 350
Waterglazenaantal 350
Wijnglazenaantal 250
Vorkenaantal 350
Messenaantal 350
Lepelsaantal 350

Decoratie

Tafelrokkenaantal 24
Tafellopersaantal 28
Vlaggenstandaardsaantal 12
Internationale vlaggenaantal 24
Naamkaartjeshoudersaantal 320
Bloemstukkenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 6
Luidsprekersaantal 6
Mengpanelenaantal 2
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Presentatielaptopsaantal 3
Klikpresentersaantal 3
Vertaalontvangersaantal 320
Vertaalhoofdtelefoonsaantal 320
Vertaalcabinesaantal 3
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Laptopladersaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 6
Waterkokersaantal 4
Thermoskannenaantal 16
Serveerschalenaantal 24
Serveerlepelsaantal 24
Koelboxenaantal 8
Buffettangenaantal 16

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 30
Handschoenenaantal 12
Desinfectiepompjesaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 18

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Tafellampenaantal 12
Noodlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk enkele weken voor de Wereldtop vast welke sprekers deelnemen en vraag hun presentaties op. Controleer daarna het bestandsformaat, de spreektijd en de werking van elke presentatie op de presentatielaptop.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma bekend zijn. Vraag daarin meteen dieetwensen, toegankelijkheidswensen en vervoersbehoeften uit, zodat je niet vlak voor de bijeenkomst achter ontbrekende informatie aan hoeft.
Reserveer vertaalapparatuur, draadloze microfoons, luidsprekers, mengpanelen, projectoren en projectieschermen als één technisch geheel. Plan vóór de ontvangst een volledige test met de spreekstoelen, microfoonstatieven en presentatielaptops.
Maak de bezoekerslijst niet pas op de dag zelf definitief. Sorteer badges en naamkaartjes vooraf op alfabet of aankomstgroep en richt registratiebalies, garderoberekken en bewegwijzering in voordat de eerste gasten komen.
Stem catering af op het programma en de gastenstroom: plan aparte momenten voor koffie, lunch en eventuele borrel. Tel servies, waterglazen, wijnglazen en bestek per eetmoment en reserveer buffettafels, afvalbakken en voldoende zitplaatsen tegelijk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Wereldtop organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, thema, programma en sprekers. Reserveer techniek, vertaalapparatuur, beveiliging, catering en vervoer zodra de datum vaststaat, omdat deze onderdelen niet altijd op korte termijn beschikbaar zijn.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een Wereldtop?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 8 tot 10 weken vooraf en sluit daarin het aanmeldformulier aan. Stuur 2 weken voor de bijeenkomst een praktische bevestiging met route, programma, vervoersinformatie en eventuele veiligheidsinstructies.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische voorbereiding van een Wereldtop?: Plan minimaal 2 uur voor de technische opbouw en controleer alle presentaties, projectoren, projectieschermen, microfoons en luidsprekers vóór ontvangst van de gasten. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een laatste soundcheck en presentatietest.
Wanneer verzamel je dieetwensen en toegankelijkheidswensen?: Vraag beide gegevens uit in het aanmeldformulier en controleer de lijst uiterlijk 2 weken vooraf. Geef definitieve aantallen en bijzonderheden daarna door aan catering, locatie, vervoer en het ontvangstteam.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.