Checklist para organizar una cumbre mundial

Organizar una cumbre mundial exige coordinar programa, ponentes, asistentes y proveedores en paralelo. Esta checklist reúne el trabajo desde la confirmación de la fecha y la sede hasta las acreditaciones, las presentaciones y el montaje técnico. Conviene cerrar pronto la traducción, la seguridad y el transporte: suelen depender de disponibilidad y de información detallada sobre los invitados. También encontrarás los puntos que más se olvidan, como las preferencias dietéticas, la accesibilidad y la revisión final de cada presentación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Definir el programa y el tema
3 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Recopilar información de los ponentes
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recoger necesidades de accesibilidad
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
3 personas
Imprimir el programa
2 personas
Enviar briefing a los ponentes
Recopilar las presentaciones
2 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Reservar el catering
Reservar técnica
Reservar equipo de traducción
Reservar seguridad
Reservar plazas de aparcamiento
Organizar transporte para los invitados
2 personas
Crear plan de ruta y seguridad
3 personas
Clasificar acreditaciones
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Preparar las mesas de catering
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la iluminación y la corriente
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar las pantallas
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar cabinas de traducción
2 personas
Probar el wifi y la red de presentaciones
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Preparar la restauración
4 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
5 personas
Repartir acreditaciones
3 personas
Servir café de bienvenida
3 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Acompañar a los ponentes a la sala
2 personas
Gestionar las presentaciones
2 personas
Gestionar micrófonos
2 personas
Distribuir los receptores de traducción
2 personas
Recoger los receptores de traducción
2 personas
Preparar la pausa para el café
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Montar el bufé de almuerzo
5 personas
Servir el bufé de almuerzo
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer el buffet durante el evento
3 personas
Recoger la vajilla usada
3 personas
Asignar a los participantes a las sesiones paralelas
3 personas
Dirigir la sesión de preguntas y respuestas
2 personas
Organizar el descanso de mediodía
3 personas
Coordinar la sala de prensa
2 personas
Tomar fotos de los ponentes
Guiar el cierre
2 personas
Coordinar la salida de los participantes
3 personas

Seguimiento

Enfriar los restos del catering
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las mesas de catering
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Desmontar el mostrador de recepción
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar pantallas
2 personas
Empacar el equipo de traducción
2 personas
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Reenviar el material de los ponentes
Enviar la información de los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 320
Mesas de cervezacant. 12
Mesas rectangularescant. 28
Mostradores de registrocant. 3
Atrilescant. 8
Percheroscant. 6
Papeleracant. 18
Mesas de buffetcant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 350
Platos de postrecant. 350
Tazas de cafécant. 350
Vasos para aguacant. 350
Copas de vinocant. 250
Tenedorescant. 350
Cuchilloscant. 350
Cucharascant. 350

Decoración

Faldones para mesascant. 24
Manteles runnerscant. 28
Soportes para banderascant. 12
Banderas internacionalescant. 24
Portanombrescant. 320
Arreglos floralescant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 6
Altavocescant. 6
Mesas de mezclascant. 2
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Portátiles para presentacionescant. 3
Atriles con clipcant. 3
Receptores de traduccióncant. 320
Auriculares de traduccióncant. 320
Cabinas de traduccióncant. 3
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 20
Cargadores de portátilcant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 6
Teterascant. 4
Termoscant. 16
Bandejas de servircant. 24
Cucharones de servircant. 24
Neveras portátilescant. 8
Pinzas para buffetcant. 16

Limpieza

Carros de limpiezacant. 2
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Paños de microfibracant. 30
Guantescant. 12
Dispensadores de desinfectantecant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 18

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Lámparas de mesacant. 12
Lámparas de emergenciacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ubicación antes de enviar invitaciones, y deja un margen de al menos 2 semanas para resolver cambios de sala, transporte o seguridad.
Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recopilar dieta y accesibilidad; fija una fecha límite de confirmación entre 7 y 10 días antes de la cumbre.
Pide a cada ponente su presentación y sus necesidades técnicas al menos 5 días antes. Revisa los archivos en el portátil de presentaciones y pruébalos con el proyector.
Calcula la traducción, los micrófonos inalámbricos, los altavoces y las pantallas según el programa real, no solo según el número de asistentes. Haz una prueba técnica completa antes de abrir el registro.
Prepara por separado la lista de visitantes, las tarjetas de nombre y las acreditaciones clasificadas. Reserva también plazas de aparcamiento y transporte cuando falten entre 7 y 14 días para el evento.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una cumbre mundial?: Empieza al menos 6 meses antes si participan ponentes internacionales, traducción, seguridad y transporte. La fecha, la sede y el programa deben quedar encaminados antes de abrir las inscripciones.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a una cumbre mundial?: Envía las invitaciones entre 8 y 12 semanas antes de la cumbre. Así tendrás tiempo para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas, accesibilidad, viajes y cambios en la lista de visitantes.
¿Cuándo hay que cerrar el catering y las necesidades dietéticas?: Reserva el catering aproximadamente 4 semanas antes y cierra el recuento definitivo entre 7 y 10 días antes. Usa el formulario de inscripción para registrar alergias, dietas y necesidades de accesibilidad.
¿Cuándo se deben entregar y revisar las presentaciones de los ponentes?: Pide las presentaciones al menos 5 días antes y revisa cada archivo antes del día del evento. Guarda una copia de respaldo y prueba el contenido con el proyector y el portátil que se utilizarán.

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