Weltgipfel organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weltgipfel braucht früh klare Zuständigkeiten, verlässliche Referenten und einen Ablauf, der auch mehrsprachig funktioniert. Bestätige zuerst Datum und Ort, lege Thema und Programm fest und öffne danach die Anmeldung. Anschließend sammelst du Sprecherinformationen, Präsentationen, Ernährungswünsche und Anforderungen zur Barrierefreiheit. Kurz vor dem Termin zählen geprüfte Technik, Übersetzungsgeräte, Namensschilder, Besucherliste, Catering und ein belastbarer Routen- und Sicherheitsplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm und Thema festlegen
3 Personen
Referenten ansprechen
2 Personen
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
Besucherliste prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
3 Personen
Programm drucken
2 Personen
Sprecherbriefing versenden
Präsentationen sammeln
2 Personen
Präsentationen prüfen
2 Personen
Catering reservieren
Technik reservieren
Übersetzungsgeräte reservieren
Sicherheit buchen
Parkplätze reservieren
Transport für Gäste organisieren
2 Personen
Routen- und Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
Badges sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Empfangstresen vorbereiten
2 Personen
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Catering-Tische bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Licht und Strom anschließen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Bildschirme anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Dolmetschkabinen testen
2 Personen
WLAN und Präsentationsnetzwerk testen
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Catering bereitstellen
4 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
5 Personen
Namensschilder ausgeben
3 Personen
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
Referenten zum Saal begleiten
2 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Mikrofone verwalten
2 Personen
Übersetzungsgeräte austeilen
2 Personen
Übersetzungsgeräte einsammeln
2 Personen
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
5 Personen
Mittagsbuffet bedienen
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Buffet zwischendurch auffüllen
3 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
Teilnehmer auf Parallelsessions hinweisen
3 Personen
Frage-und-Antwort-Runde moderieren
2 Personen
Nachmittagspause organisieren
3 Personen
Pressebereich betreuen
2 Personen
Sprecherfotos machen
Abschluss begleiten
2 Personen
Abreise der Teilnehmer begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Cateringreste kühlen
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Cateringtische reinigen
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Empfangstheke abbauen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Bildschirme abbauen
2 Personen
Übersetzungsgeräte einpacken
2 Personen
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Material für Redner nachsenden
Teilnehmerinformationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 320
BiertischeAnz. 12
Rechteckige TischeAnz. 28
RegistrierungsschalterAnz. 3
RednerpulteAnz. 8
GarderobenständerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 18
BuffetischeAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 350
DesserttellerAnz. 350
KaffeetassenAnz. 350
WassergläserAnz. 350
WeingläserAnz. 250
GabelnAnz. 350
MesserAnz. 350
LöffelAnz. 350

Dekoration

TischröckeAnz. 24
TischläuferAnz. 28
FahnenständerAnz. 12
Internationale FlaggenAnz. 24
NamensschildhalterAnz. 320
BlumenarrangementsAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 6
LautsprecherAnz. 6
MischpulteAnz. 2
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
PräsentationslaptopsAnz. 3
Klick-PräsentatorenAnz. 3
DolmetschempfängerAnz. 320
ÜbersetzungskopfhörerAnz. 320
ÜbersetzungskabinenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
Laptop-LadegeräteAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 6
WasserkocherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 16
ServierschalenAnz. 24
ServierlöffelAnz. 24
KühlboxenAnz. 8
BuffetzangenAnz. 16

Reinigung

ReinigungswagenAnz. 2
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 30
HandschuheAnz. 12
DesinfektionsspenderAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 18

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
TischlampenAnz. 12
NotlampenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Thema fest, bevor du Einladungen verschickst. Für Referenten solltest du Namen, Funktion, Vortragstitel, Kurzbiografie und technische Anforderungen gesammelt vorliegen haben.
Öffne das Anmeldeformular so früh, dass du mehrere Wochen für Rückfragen und Änderungen hast. Frage dort direkt nach Ernährungswünschen, Barrierefreiheit und dem Bedarf an Transport oder Parkplätzen.
Sammle Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag. Fordere sie vorab an, prüfe Bildformat und Ton und teste sie auf den Präsentationslaptops mit Projektoren, Leinwänden und Klick-Präsentatoren.
Plane die Registrierung mit vorbereiteten Namensschildern und einer aktuellen Besucherliste. Sortiere die Badges alphabetisch und stelle Registrierungsschalter, Namensschildhalter sowie Garderobenständer vor Beginn vollständig auf.
Reserviere Catering, Technik, Übersetzungsgeräte, Sicherheit, Parkplätze und Gästetransport mit schriftlicher Bestätigung. Berücksichtige neben Mikrofonen und Lautsprechern auch Mischpult, Mikrofonständer und ausreichend Sitz- und Buffettische.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weltgipfel organisieren?: Beginne mindestens sechs Monate vorher mit Datum, Ort, Thema und Programm. Referenten, Catering, Technik, Übersetzungsgeräte und Sicherheit solltest du spätestens acht bis zwölf Wochen vor dem Termin verbindlich anfragen.
Wann sollten die Einladungen für einen Weltgipfel verschickt werden?: Verschicke die Einladungen idealerweise acht bis zwölf Wochen vor dem Weltgipfel. Schließe die Anmeldung etwa zehn bis vierzehn Tage vorher, damit du Besucherliste, Badges, Catering und Sitzplanung anpassen kannst.
Was muss man für internationale Referenten vorbereiten?: Sammle pro Referent spätestens vier Wochen vorher Kontaktdaten, Funktion, Vortragstitel, Kurzbiografie, Präsentation und technische Anforderungen. Sende das Sprecherbriefing mindestens sieben Tage vor der Veranstaltung und bestätige Anreise sowie Transport.
Wie viel Technik braucht ein Weltgipfel?: Plane pro aktivem Vortragsraum mindestens ein Mikrofon, einen Lautsprecher, einen Projektor, eine Projektionsleinwand und einen Präsentationslaptop ein. Teste die komplette Kombination mindestens zwei Stunden vor Beginn und halte ein Ersatzmikrofon sowie Ersatzkabel bereit.

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