Checklist pour organiser un sommet mondial

Un sommet mondial demande une coordination précise entre programme, intervenants, participants et prestataires. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’à l’accueil sur place. Prévoyez les inscriptions, les besoins alimentaires et d’accessibilité, les badges, la traduction, la sécurité et le transport avant les dernières semaines. Le plan comprend aussi la préparation des présentations, du catering, de la signalétique et de l’équipement technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme et le thème
3 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins d’accessibilité
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
3 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Envoyer le briefing des intervenants
Rassembler les présentations
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Réserver le catering
Réserver la technique
Réserver le matériel de traduction
Réserver la sécurité
Réserver des places de parking
Organiser le transport des invités
2 personnes
Établir le plan d'itinéraire et de sécurité
3 personnes
Trier les badges
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Préparer les tables pour le service traiteur
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Raccorder l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les écrans
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les cabines de traduction
2 personnes
Tester le Wi-Fi et le réseau de présentation
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
5 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants à la salle
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Gérer les micros
2 personnes
Distribuer les récepteurs de traduction
2 personnes
Récupérer les récepteurs de traduction
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Installer le buffet du déjeuner
5 personnes
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet entre-temps
3 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
Orienter les participants vers les sessions parallèles
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Assurer la pause de l’après-midi
3 personnes
Accompagner la salle de presse
2 personnes
Prendre des photos des intervenants
Encadrer la clôture
2 personnes
Accompagner le départ des participants
3 personnes

Suivi

Refroidir les restes du traiteur
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les tables de catering
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Démonter le comptoir d'accueil
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter les écrans
2 personnes
Emballer le matériel de traduction
2 personnes
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer le matériel aux intervenants
Renvoyer les informations aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 320
Tables de bièreqté 12
Tables rectangulairesqté 28
Bureaux d’inscriptionqté 3
Pupitresqté 8
Portantsqté 6
Poubellesqté 18
Tables de buffetqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 350
Assiettes à dessertqté 350
Tasses à caféqté 350
Verres à eauqté 350
Verres à vinqté 250
Fourchettesqté 350
Couteauxqté 350
Cuillèresqté 350

Décoration

Jupes de tableqté 24
Chemins de tableqté 28
Pieds de drapeauqté 12
Drapeaux internationauxqté 24
Porte-nomsqté 320
Compositions floralesqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 8
Pieds de microqté 6
Haut-parleursqté 6
Tables de mixageqté 2
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Ordinateurs portables de présentationqté 3
Présentoirs à clipqté 3
Récepteurs de traductionqté 320
Casques de traductionqté 320
Cabines de traductionqté 3
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Chargeurs d’ordinateur portableqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 6
Bouilloiresqté 4
Thermosqté 16
Plateaux de serviceqté 24
Cuillères de serviceqté 24
Glacièresqté 8
Pinces à buffetqté 16

Nettoyage

Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Gantsqté 12
Pompes de désinfectionqté 12
Supports de sacs poubelleqté 18

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampes de tableqté 12
Lampes de secoursqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et le programme au moins 6 mois à l’avance si plusieurs délégations et intervenants sont attendus. Les réservations de traduction, de sécurité et de transport dépendent de ces décisions.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme provisoire est stabilisé. Demandez dans le même formulaire les informations alimentaires, les besoins d’accessibilité et les données nécessaires aux badges nominatifs.
Envoyez le briefing aux intervenants au moins 3 semaines avant le sommet et fixez une date limite pour recevoir leurs présentations. Vérifiez ensuite chaque fichier sur l’ordinateur et le projecteur prévus.
Prévoyez une zone d’accueil avec les bureaux d’inscription, les badges triés par ordre alphabétique et le programme imprimé. Ajoutez une marge d’au moins 15 minutes pour les arrivées et les changements de dernière minute.
Testez la sonorisation, les microphones sans fil, les écrans et la traduction avant l’ouverture des portes. Gardez un ordinateur de présentation de secours et imprimez l’itinéraire ainsi que le plan de sécurité pour l’équipe.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un sommet mondial ?: Commencez idéalement 6 à 12 mois avant la date prévue. Les intervenants internationaux, la traduction, la sécurité, le transport et le lieu peuvent nécessiter plusieurs semaines de confirmation.
Quand envoyer les invitations pour un sommet mondial ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 mois avant l’événement, puis un rappel 2 à 3 semaines avant la clôture des inscriptions. Fermez les inscriptions assez tôt pour vérifier les badges, le catering et les besoins d’accessibilité.
Combien de temps avant faut-il réserver la traduction et la technique ?: Réservez la traduction, les microphones, les haut-parleurs, les projecteurs et les écrans au moins 8 semaines avant le sommet. Faites un test complet sur place entre 24 et 48 heures avant le début.
Quand préparer les badges et le programme imprimé ?: Finalisez la liste des participants et imprimez les badges 2 à 3 jours avant l’événement, après la dernière vérification des inscriptions. Imprimez aussi le programme à ce moment-là, avec quelques exemplaires supplémentaires pour les changements sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.