Wereldmuziekfestival organiseren: checklist van planning tot afbouw

Een wereldmuziekfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten boeken. Je stemt programma, technische riders, vervoer, catering en locatiegebruik op elkaar af, terwijl bezoekers duidelijke routes en informatie nodig hebben. Begin met het programma en de bevestigingen, werk daarna de productie en veiligheid uit en sluit af met publiekscommunicatie en betalingsmiddelen. In het plan staan 78 taken en 60 spullen, van podiumdelen en microfoons tot programmaborden, kabelmatten en landenvlaggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma definitief vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Optredens inplannen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Artiestenvervoer reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Locatiegebruik bevestigen
2 personen
Podium en geluid reserveren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Toegangsroutes bepalen
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Verzekeringspapieren klaarleggen
Vergunningen controleren
Programmaborden printen
2 personen
Routeborden printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Kassa voorbereiden
2 personen
Betaalapparaten opladen
2 personen
Contant wisselgeld halen
2 personen
Artiesteninformatie printen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Catering portioneren
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Infostand inrichten
2 personen
Ingang inrichten
3 personen
Toiletten aanvullen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Terrein nalopen
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen

Event

Artiesten ontvangen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
3 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Infostand bemannen
2 personen
Optredens aankondigen
Artiesten begeleiden
2 personen
Optredens begeleiden
3 personen
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
Geluidsniveau controleren
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afval inzamelen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Eindoptreden begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Artiesten uitzwaaien
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 300
Biertafelsaantal 12
Partytentenaantal 4
Klapbaliesaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

Podiumdelenaantal 12
Luidsprekersaantal 4
Podiummonitorsaantal 3
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Muzieklessenaarsaantal 8
Garderoberekkenaantal 4

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Wereldkaartenaantal 6
Landenvlaggenaantal 20
Tafelkleedsetsaantal 18
Programmabordenaantal 8
Routebordenaantal 10
Naambadgesaantal 50

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 400
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 350
Besteksetsaantal 350
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Afwasteilenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papierhanddoekdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de artiesten eerst definitief vast. Verzamel daarna per optreden de technische wensen, zodat podium, mengpaneel, microfoons, DI-boxen en instrumentkabels op tijd kunnen worden gereserveerd.
Controleer stroom en kabelroutes vóór de opbouw. Tel alle verlengkabels en stekkerdozen per zone, dek looproutes af met kabelmatten en houd vluchtroutes volledig vrij.
Regel artiestenvervoer zodra de optredens zijn ingepland. Noteer per artiest de aankomsttijd, het vertrek na het optreden en de toegang tot kleedkamerstoelen en kleedkamertafels.
Verzamel dieetwensen vóór je de catering definitief bevestigt. Plan daarnaast tafels, stoelen, biertafels en partytenten op basis van de publieksindeling, niet pas tijdens de opbouw.
Maak publieksinformatie uiterlijk in de laatste voorbereidingsfase klaar. Print programmaborden en routeborden, bereid naambadges voor en controleer kassa, opgeladen betaalapparaten en contant wisselgeld vóór opening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wereldmuziekfestival organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met programma, artiesten en locatiegebruik. Reserveer podium, geluid, vervoer en catering zodra de optredens zijn bevestigd; technische wensen kunnen anders te laat worden verwerkt.
Wat moet ik regelen voor de techniek van een wereldmuziekfestival?: Vraag per artiest de technische wensen op en controleer podiumdelen, luidsprekers, podiummonitors, mengpaneel, microfoons, statieven, DI-boxen en kabels. Controleer de stroompunten minstens 2 weken voor de opbouw en leg de kabelroute vooraf vast.
Wanneer moet ik de catering voor een wereldmuziekfestival boeken?: Bevestig de catering zodra het verwachte bezoekersaantal en de dieetwensen bekend zijn, bij voorkeur uiterlijk 4 weken vooraf. Geef de cateraar ook door waar tafels, stoelen, biertafels en eventuele partytenten komen te staan.
Wat moet er op de festivaldag vóór opening gecontroleerd worden?: Controleer vóór opening de vluchtroutes, toegangsroutes, EHBO-materiaal, verzekeringspapieren en vergunningen. Test ook betaalapparaten, kassa en wisselgeld en hang programmaborden en routeborden op voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.