Weltmusikfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weltmusikfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablaufplan. Kläre zuerst Programm, Künstler, Technik und Genehmigungen, bevor du Einladungen, Catering und Transport fest buchst. In den letzten Tagen zählen vor allem Strom, Fluchtwege, Beschilderung, Kasse und Wechselgeld. Plane außerdem Zeit für den Soundcheck, die Ankunft der Künstler und den Aufbau von Bühne, Zelten und Beleuchtung ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Programm endgültig festlegen
2 Personen
Künstler bestätigen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Auftritte einplanen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Künstlertansport reservieren
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Nutzung der Location bestätigen
2 Personen
Bühne und Ton reservieren
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Zugangswege festlegen
2 Personen
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Versicherungsunterlagen bereitlegen
Genehmigungen prüfen
Programmschilder drucken
2 Personen
Wegweiser drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Kasse vorbereiten
2 Personen
Bezahlgeräte aufladen
2 Personen
Bargeld-Wechselgeld holen
2 Personen
Künstlerinformationen drucken
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Catering portionieren
3 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Eingang gestalten
3 Personen
Toiletten auffüllen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Gelände ablaufen
3 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen

Event

Künstler empfangen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Karten kontrollieren
3 Personen
Armbänder verteilen
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Auftritte ankündigen
Künstler betreuen
2 Personen
Auftritte betreuen
3 Personen
Bühnenwechsel durchführen
4 Personen
Lautstärke kontrollieren
2 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Buffet sauber halten
2 Personen
Müll einsammeln
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
Abschlussauftritt betreuen
3 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Artiesten verabschieden
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Instrumente einpacken
3 Personen
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
Materialien zurückgeben
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 300
BiertischeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
KlappthekenAnz. 3
UmkleidetischeAnz. 3
UmkleidestühleAnz. 12

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 12
LautsprecherAnz. 4
BühnenmonitoreAnz. 3
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
NotenpulteAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
BatterielaternenAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
WeltkartenAnz. 6
LänderflaggenAnz. 20
TischdeckensetsAnz. 18
ProgrammschilderAnz. 8
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 50

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 400
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 350
BestecksetsAnz. 350
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
SpülwannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
BesensetsAnz. 4
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
AbfallgreiferAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm fest, bevor du die Auftritte einteilst. Sammle von jeder Band rechtzeitig Bühnenplan, Instrumentenliste und besondere technische Anforderungen, damit Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Monitore passend eingeplant werden können.
Bestätige Künstlertransport und Catering spätestens 7 Tage vor dem Festival. Erfasse Ernährungswünsche gesammelt und gib dem Catering die endgültige Personenzahl statt einzelner Nachmeldungen.
Prüfe Stromanschlüsse, Kabelwege und Fluchtwege beim Rundgang durch die Location. Lege Verlängerungskabel und Kabelmatten so aus, dass Publikumswege frei bleiben und keine Kabel vor der Bühne zur Stolperfalle werden.
Drucke Programmschilder, Wegweiser, Namensschilder und Künstlerinformationen nicht erst am Veranstaltungstag. Sortiere alles nach Einlass, Bühne, Backstage und Kasse und bringe die Beschilderung vor dem Soundcheck an.
Bereite die Kasse am Vortag vor: Bezahlgeräte vollständig aufladen, Wechselgeld holen und einen festen Platz für Bargeld festlegen. Prüfe zusätzlich Erste-Hilfe-Material, Versicherungsunterlagen und erforderliche Genehmigungen, bevor das Publikum kommt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weltmusikfestival organisieren?: Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher mit Programm, Künstlern und Location. Technik, Transport, Catering und Genehmigungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin konkret bestätigt sein.
Wann muss das Programm für ein Weltmusikfestival feststehen?: Ein endgültiges Programm sollte 6 bis 8 Wochen vor dem Festival vorliegen. So bleiben mindestens 4 Wochen für Einladungen, Anmeldungen, Programmschilder und die Abstimmung der Auftrittszeiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau von Bühne und Tontechnik?: Plane mindestens 4 Stunden für Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Licht und Kabel ein. Für mehrere Bands solltest du zusätzlich 1 bis 2 Stunden Soundcheck und Umbauzeit einrechnen.
Wann sollte man Catering und Künstlertransport buchen?: Reserviere Catering und Künstlertransport idealerweise 4 Wochen vorher und bestätige beides 7 Tage vor dem Festival erneut. Zu diesem Zeitpunkt sollten auch Ernährungswünsche, Ankunftszeiten und Abholpunkte feststehen.

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