Checklist para organizar un festival de música del mundo

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa y confirma a todos los artistas antes de contratar definitivamente el escenario y el sonido. Pide las necesidades técnicas por escrito y revisa cuántos micrófonos, monitores, cajas DI y soportes requiere cada actuación.
• Comprueba los permisos, el uso del lugar y los documentos del seguro con varias semanas de margen. Define también las vías de acceso y deja despejadas las rutas de evacuación antes de montar carpas, mesas o decoración.
• No dejes el transporte ni el catering de los artistas para el día anterior. Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y confirma horarios, puntos de recogida y cantidades con los proveedores.
• Prepara la comunicación física cuando el programa ya sea definitivo: imprime los paneles del programa, la información de los artistas y las señales de ruta. Lleva copias de repuesto porque los cambios de ubicación o de horario suelen producirse durante el montaje.
• Carga los terminales de pago y consigue cambio en efectivo antes de abrir las puertas. Haz una prueba de la caja registradora y comprueba los puntos de electricidad, los alargadores, las regletas y las alfombrillas para cables antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música del mundo?

Empieza al menos 8-12 semanas antes para cerrar el programa, confirmar artistas, tramitar permisos y reservar escenario, sonido, transporte y catering. Deja la última semana para imprimir materiales, revisar accesos y hacer comprobaciones técnicas.

¿Cuántos micrófonos y monitores necesito para un festival de música?

No hay una cantidad fija: depende de las necesidades técnicas de cada artista y del tamaño de las actuaciones. Recógelas por escrito al menos 4 semanas antes y prepara una lista única para comprobar micrófonos, monitores, cajas DI, cables y soportes.

¿Cuándo debo confirmar el catering y las preferencias dietéticas?

Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el número final con el catering entre 7 y 10 días antes. Reserva raciones adicionales para el equipo artístico y técnico si sus horarios no coinciden con los del público.

¿Qué hay que revisar antes de abrir las puertas del festival?

Haz una revisión final entre 2 y 3 horas antes: rutas de evacuación despejadas, primeros auxilios disponibles, electricidad y sonido comprobados, señales colocadas, acreditaciones preparadas y terminales de pago cargados. Cuenta también el cambio en efectivo y verifica que el programa visible coincide con el definitivo.