Checklist pour organiser un festival de musique du monde

Un festival de musique du monde demande une coordination précise entre artistes, technique, accueil et sécurité. Commencez par verrouiller le programme et les besoins de chaque groupe, puis réservez le lieu, la scène, le son, les transports et le catering. À l’approche du jour J, contrôlez les accès, les évacuations, les autorisations et les moyens de paiement. Cette checklist rassemble 78 tâches et 60 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer définitivement le programme
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Réserver le transport des artistes
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Confirmer l’utilisation du lieu
2 personnes
Réserver la scène et le son
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Déterminer les voies d’accès
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Préparer les documents d’assurance
Vérifier les autorisations
Imprimer les panneaux du programme
2 personnes
Imprimer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Recharger les terminaux de paiement
2 personnes
Retirer de la monnaie
2 personnes
Imprimer les informations sur les artistes
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Portionner le catering
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le stand d'information
2 personnes
Aménager l’entrée
3 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Faire le tour du site
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Contrôler les billets
3 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Tenir le stand d'information
2 personnes
Annoncer les spectacles
Accompagner les artistes
2 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Effectuer les changements de scène
4 personnes
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Collecter les déchets
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Animer la prestation de clôture
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 300
Tables de bièreqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Guichets pliantsqté 3
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 12

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Haut-parleursqté 4
Retours de scèneqté 3
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Pupitres de musiqueqté 8
Portantsqté 4

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Cartes du mondeqté 6
Drapeaux des paysqté 20
Sets de nappesqté 18
Panneaux du programmeqté 8
Panneaux de directionqté 10
Badges nominatifsqté 50

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 350
Couvertsqté 350
Louchesqté 12
Ciseauxqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 16
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs d'essuie-toutqté 6
Pompes de désinfectionqté 8
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Finalisez le programme avant d’imprimer les panneaux et les informations sur les artistes. Prévoyez une dernière vérification au moins 7 jours avant l’événement afin d’éviter des horaires contradictoires.
Demandez les besoins techniques et alimentaires de chaque artiste dès la confirmation. Regroupez ces réponses au moins 3 semaines avant le festival pour réserver le matériel, le transport et le catering sans urgence.
Testez chaque point d’alimentation avec la sonorisation et l’éclairage avant l’arrivée du public. Gardez les rallonges, multiprises et passe-câbles séparés des voies d’évacuation et vérifiez les accès le jour du montage.
Préparez la caisse, la monnaie et les terminaux de paiement avant l’ouverture des portes. Rechargez les terminaux le matin même et prévoyez suffisamment de monnaie pour les premières ventes.
Installez les panneaux de direction aux croisements entre l’entrée, les guichets, les vestiaires et la scène. Faites un parcours complet avec une personne qui ne connaît pas le lieu au moins 2 heures avant l’accueil du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de musique du monde ?: Commencez au moins 3 mois à l’avance pour confirmer les artistes, fixer le programme et réserver le lieu, la scène et le son. Gardez les 3 dernières semaines pour les inscriptions, le catering, les transports et les vérifications de sécurité.
Combien de temps avant faut-il confirmer les artistes ?: Confirmez les artistes dès que le programme est suffisamment avancé, idéalement 8 à 12 semaines avant le festival. Demandez immédiatement leurs besoins techniques, alimentaires et de transport afin de pouvoir les intégrer au planning.
Quand vérifier les autorisations et l’assurance du festival ?: Vérifiez les autorisations et préparez les documents d’assurance au moins 6 semaines avant l’événement. Faites une dernière vérification 7 jours avant, car une modification du lieu, des horaires ou de la capacité peut nécessiter une mise à jour.
Que faut-il préparer le jour du festival ?: Le jour même, contrôlez les accès, les voies d’évacuation, les premiers secours, l’alimentation électrique et la signalétique avant l’ouverture. Terminez la caisse, les badges et le chargement des terminaux au moins 2 heures avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.