Checklist voor een wereldmuziekconcert organiseren

Een wereldmuziekconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium regelen. Je stemt programma, contracten, technische eisen, vergunningen, kaartverkoop en bezoekersinformatie op elkaar af. Vooral de technische rider, artiestengegevens en dieetwensen worden vaak te laat opgevraagd. Met deze checklist houd je de planning overzichtelijk en weet je wanneer je techniek, catering, vrijwilligers en materialen moet vastleggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en artiesten vastleggen
2 personen
Locatie en datum reserveren
Muzikanten contracteren
2 personen
Technische rider opvragen
Vergunningen controleren
Reserveringen voor techniek maken
Catering reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ticketverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiestengegevens controleren
Draaiboek uitwerken
2 personen
Medewerkers indelen
2 personen
Route en parkeergegevens delen
Bezoekersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Techniek testen
3 personen
Podium en achterdoek opbouwen
5 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Entree en ticketbalie inrichten
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Soundcheck met alle bands
5 personen

Event

Deuren openen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Derde concertblok begeleiden
3 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Finaleconcert begeleiden
4 personen
Afscheid aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Techniek afbouwen
4 personen
Artiesten uitzwaaien
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersberichten beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrap
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Artiestentafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 10
Microfoonstatievenaantal 10
Dienbladenaantal 8
DI-boxenaantal 6
Instrumentkabelsaantal 20
XLR-kabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Buitenlampenaantal 4
Verdeelstekkersaantal 8

Decoratie

Achterdoek
Wereldkaartenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Servies

Herbruikbare glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Handvegers en blikaantal 4
Handschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de technische rider direct na het contract op en controleer of je mengtafel, luidsprekers, subwoofers, microfoons, DI-boxen en voldoende XLR- en instrumentkabels kunt regelen. Plan de technische test vóór de ontvangst van bezoekers.
Controleer vergunningen en locatievoorwaarden zodra datum en programma vaststaan. Vraag ook na hoeveel stroompunten beschikbaar zijn, zodat stekkerdozen, verlengkabels en kabelmatten niet op het laatste moment ontbreken.
Open de ticketverkoop pas nadat capaciteit, stoelopstelling en eventuele statafels zijn vastgesteld. Verwerk aanmeldingen wekelijks en vraag dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór het concert op.
Stuur route, parkeergegevens en bezoekersinformatie uiterlijk een week vooraf. Vermeld ook aanvangstijd, garderobe, toegankelijkheid en het verwachte eindtijdstip, zodat vragen op de concertdag beperkt blijven.
Maak het draaiboek niet alleen voor het podium: plan ook artiestenontvangst, catering, garderobe, vrijwilligerswissels en afbouw. Reserveer tijd voor het opbouwen van podiumdelen, podiumtrap, achterdoek en verlichting vóór de geluidscheck.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wereldmuziekconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met programma, locatie en artiestencontracten. Regel techniek, catering, vrijwilligers en vergunningen zodra de datum definitief is; de laatste week gebruik je voor bevestigingen en bezoekersinformatie.
Wanneer moet ik de technische rider van muzikanten opvragen?: Vraag de rider meteen na het vastleggen van iedere artiest op, bij voorkeur minstens 8 weken voor het concert. Controleer uiterlijk 4 weken vooraf of alle apparatuur en aansluitingen beschikbaar zijn en plan daarna de technische test.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een wereldmuziekconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra water mee voor artiesten en medewerkers en koel de dranken uiterlijk de dag vóór het concert.
Wanneer verstuur ik bezoekersinformatie voor het concert?: Stuur de praktische informatie ongeveer 7 dagen vooraf en herhaal alleen gewijzigde gegevens op de dag vóór het concert. Neem route, parkeren, aanvang, locatie, garderobe en contactinformatie op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.