Checklist para organizar un concierto de música del mundo
Organizar un concierto de música del mundo requiere coordinar artistas, permisos, técnica, público y catering en el orden adecuado. Empieza cerrando el programa, la fecha y el lugar; después confirma las necesidades de cada músico y abre la venta de entradas. Durante la última semana, comprueba voluntarios, preferencias dietéticas, accesos y aparcamiento. El día del concierto, reserva tiempo suficiente para montar el escenario, conectar el sonido y hacer una prueba completa antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Registrar el programa y los artistas
2 personas
Reservar lugar y fecha
Contratar músicos
2 personas
Solicitar el rider técnico
Comprobar permisos
Hacer reservas para la técnica
Reservar el catering
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los datos de los artistas
Desarrollar el programa
2 personas
Asignar al personal
2 personas
Compartir la ruta y los datos de aparcamiento
Enviar información a los visitantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar la técnica
3 personas
Montar el escenario y el telón de fondo
5 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Preparar la recepción de artistas
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la entrada y la taquilla
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Prueba de sonido con todas las bandas
5 personas
Evento
Abrir las puertas
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Anunciar el programa del descanso
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Acompañar el concierto final
4 personas
Anunciar la despedida
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar equipo técnico
4 personas
Despedir a los artistas
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Responder a los mensajes de los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 8
- Escalera del escenario
- Sillascant. 180
- Mesas altascant. 12
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesas para artistascant. 4
- Percheroscant. 4
- Taburetescant. 8
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Monitores de escenariocant. 4
- Micrófonoscant. 10
- Soportes de micrófonocant. 10
- Bandejascant. 8
- Cajas DIcant. 6
- Cables de instrumentoscant. 20
- Cables XLRcant. 20
- Regletascant. 12
- Cables alargadorescant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de exteriorcant. 4
- Regletascant. 8
Decoración
- Telón de fondo
- Mapas del mundocant. 4
- Guirnaldascant. 8
- Paños decorativoscant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Pizarrascant. 6
- Mantelescant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 220
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 220
- Cubiertoscant. 220
- Bandejas de servircant. 24
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 4
Cocina
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de cocinacant. 6
- Papel de aluminiocant. 4
- Recipientes herméticoscant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 24
- Cepillos y recogedorescant. 4
- Guantescant. 12
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Pide el rider técnico a cada artista al contratarlo y compáralo con la mesa de mezclas, los monitores, los micrófonos, las cajas DI y los cables disponibles. Así puedes reservar con tiempo cualquier material que falte.
- Cierra los permisos y las reservas técnicas antes de anunciar el concierto. Deja al menos 14 días para resolver cambios de horario, necesidades eléctricas o restricciones del lugar.
- Envía a los visitantes la ruta, los datos de aparcamiento y la hora de apertura varios días antes. Reenvía la información 24 horas antes si el acceso es complicado o hay varias entradas.
- Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y pásalas al catering con antelación. Cuenta también a músicos, personal y voluntarios, no solo las entradas vendidas.
- Programa el montaje y la prueba de sonido como bloques separados: calcula al menos 2 horas para escenario, telón de fondo, luces y cableado, y reserva después tiempo para probar cada micrófono e instrumento.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de música del mundo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tener margen con artistas, lugar, permisos y técnica. La venta de entradas debería abrirse cuando la fecha, el programa y las condiciones de acceso estén confirmados.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el escenario y probar el sonido?
- Reserva al menos 2 horas para montar las piezas del escenario, el telón de fondo, los altavoces, monitores, micrófonos y cableado. Añade entre 60 y 90 minutos para una prueba de sonido completa con todos los artistas.
- ¿Cuándo hay que pedir el rider técnico a los músicos?
- Solicítalo al contratar a cada músico y revísalo como máximo 4 semanas antes del concierto. Una revisión temprana permite reservar equipos, regletas, cables alargadores y soportes sin pagar soluciones urgentes.
- ¿Cuándo se debe cerrar el catering y las preferencias dietéticas?
- Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y confirma el número final con el catering entre 5 y 7 días antes. Incluye una previsión separada para artistas, personal y voluntarios.
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