Weltmusikkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Fordere den technischen Rider direkt nach der Buchung der Musiker an. Prüfe darin Kanalzahl, Mikrofone, DI-Boxen, Monitore und benötigte Instrumentenkabel, bevor du das Mischpult und die Lautsprecher reservierst.
• Reserviere Ort und Datum zuerst und kläre Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Gerade bei Außenlampen, zusätzlicher Stromversorgung oder einer aufgebauten Bühne können Fristen entscheidend sein.
• Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Programm, Einlasszeit und Besucherinformationen feststehen. Verschicke Route, Parkhinweise und wichtige Hinweise spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Konzert.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Soundcheck: Bühnenelemente, Hintergrundvorhang und Bühnenlichter zuerst, danach Musikanlage, Mikrofonständer und Kabel. Lege Kabelmatten und Ersatzbatterien vor Beginn griffbereit an die Bühne.
• Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und bereite Snacks vor dem Techniktest vor. Teile Mitarbeitende für Einlass, Garderobe, Catering und Künstlerbetreuung ein, damit während des Soundchecks niemand fehlt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weltmusikkonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen und Technik brauchen den größten Vorlauf; Ticketverkauf und Helferplanung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin stehen.

Wann sollte der technische Rider angefordert werden?

Fordere ihn unmittelbar nach der Beauftragung der Musiker an, spätestens 6 Wochen vor dem Konzert. So bleibt genug Zeit, fehlende Mikrofone, DI-Boxen, Monitore oder Kabel zu reservieren.

Wann verschickt man die Besucherinformationen für ein Weltmusikkonzert?

Sende Route, Parkinformationen, Einlasszeit und Hinweise zur Veranstaltung 3 bis 5 Tage vor dem Konzert. Bei Änderungen solltest du zusätzlich am Veranstaltungstag eine kurze Aktualisierung verschicken.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau und Soundcheck?

Plane für Bühne, Beleuchtung, Musikanlage und Soundcheck mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Die Musiker sollten spätestens 90 Minuten vor dem Einlass für den Soundcheck vor Ort sein.

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