Checklist pour organiser un concert de musique du monde

Un concert de musique du monde demande de coordonner les artistes, la salle, la technique et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez par confirmer le programme, la date et les besoins de chaque musicien avant d’ouvrir la billetterie. Les autorisations, les réservations techniques et le catering sont souvent les points réglés trop tard. Cette checklist rassemble les 67 tâches et 56 éléments nécessaires, du premier engagement au raccordement de la sonorisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser le programme et les artistes
2 personnes
Réserver le lieu et la date
Engager des musiciens
2 personnes
Demander la fiche technique
Vérifier les autorisations
Faire les réservations techniques
Réserver le catering
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données de l’artiste
Élaborer le déroulé
2 personnes
Répartir le personnel
2 personnes
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester la technique
3 personnes
Monter la scène et le fond de scène
5 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager l'entrée et le guichet
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Faire la balance avec tous les groupes
5 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Accompagner le concert final
4 personnes
Annoncer le départ
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter la technique
4 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Répondre aux messages des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escalier de podium
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 12
Tables de buffetqté 6
Tables des artistesqté 4
Portantsqté 4
Tabouretsqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 10
Pieds de microqté 10
Plateauxqté 8
Boîtiers DIqté 6
Câbles d'instrumentsqté 20
Câbles XLRqté 20
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Passe-câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 4
Multiprisesqté 8

Décoration

Fond de scène
Cartes du mondeqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Tissus décoratifsqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Nappesqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Balais et pelleqté 4
Gantsqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demandez la fiche technique de chaque artiste dès la confirmation du programme. Prévoyez au moins une semaine pour comparer les besoins en microphones, retours, boîtiers DI, câbles et alimentation électrique.
Bloquez la salle et la date avant d’annoncer le concert. Vérifiez ensuite les autorisations nécessaires, l’itinéraire et les possibilités de stationnement afin d’envoyer des informations fiables aux visiteurs.
Ouvrez la billetterie seulement après avoir défini la capacité de la salle et le déroulé. Traitez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement.
Planifiez le montage avec une marge d’au moins 3 heures avant l’arrivée du public. La scène, le fond de scène, les projecteurs LED, la table de mixage et les enceintes doivent être testés ensemble, pas séparément.
Ne gardez pas les achats et le refroidissement des boissons pour le dernier moment. Faites les courses la veille, préparez les encas et gardez des piles, multiprises, rallonges et câbles de rechange à portée de main.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de musique du monde ?: Commencez au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Les artistes, la salle, les autorisations et la technique doivent être confirmés avant l’ouverture de la billetterie.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et le son ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour monter la scène, raccorder la sonorisation et effectuer les tests. Ajoutez du temps si plusieurs groupes utilisent des configurations différentes.
Quand envoyer les informations pratiques aux visiteurs ?: Envoyez l’itinéraire, le stationnement, les horaires et les consignes 5 à 7 jours avant le concert. Renvoyez un rappel le jour précédent si des changements sont intervenus.
Quand confirmer les besoins alimentaires des artistes ?: Demandez ces informations dès l’inscription ou la confirmation de l’artiste, puis transmettez la liste au catering au moins 7 jours avant l’événement. Vérifiez-la encore 48 heures avant l’arrivée des musiciens.

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