Zo organiseer je een wereldmarkt zonder losse eindjes

Begin bij de datum, locatie en marktindeling; pas daarna leg je kraamhouders, vergunningen en voorzieningen vast. Een wereldmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en eten: stroompunten, betaalmogelijkheden, dieetwensen en bewegwijzering bepalen mede of de dag soepel verloopt. Werk toe naar een duidelijke deadline voor aanmeldingen en informeer deelnemers daarna met één plattegrond en programma. In het plan hieronder staan de taken en spullen voor voorbereiding, opbouw, ontvangst en verkoop bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Marktindeling maken
2 personen
3
Deelnemende kraamhouders benaderen
2 personen
4
Kraamhouders registreren
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Reserveringen maken
9
Vergunningen controleren
10
Stroompunten controleren
2 personen
11
Kraamhuur bevestigen
12
Programma opstellen
2 personen
13
Plattegrond afdrukken
14
Bordjes voorbereiden
2 personen
15
Promotie online plaatsen
16
Kraamhouders informeren
2 personen
17
Contant geld bestellen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
20
Tafellinnen wassen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Verse producten kopen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Kassageld verdelen
2 personen
26
Terrein inspecteren
2 personen
27
Marktkramen opbouwen
6 personen
28
Partytenten opzetten
6 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Stroom aansluiten
2 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Kraamlabels plaatsen
2 personen
34
Prijskaartjes plaatsen
3 personen
35
Servies klaarzetten
2 personen
36
Buffet opbouwen
4 personen
37
Hapjes uitstallen
3 personen
38
Dranken klaarzetten
2 personen
39
Kassa inrichten
2 personen
40
Plattegronden ophangen
2 personen

Event

41
Kraamhouders ontvangen
3 personen
42
Kraamhouders wegwijs maken
2 personen
43
Bezoekers welkom heten
3 personen
44
Programma uitdelen
2 personen
45
Kassa bemannen
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Koffie en thee schenken
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Buffet aanvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Tafels schoonhouden
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Voorraad controleren
54
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
55
Avondverlichting inschakelen
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

57
Kassa afsluiten
2 personen
58
Kraamhouders uitchecken
2 personen
59
Eten en drinken opruimen
3 personen
60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Marktkramen afbreken
6 personen
63
Partytenten afbreken
6 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Apparatuur reinigen
2 personen
69
Materialen sorteren
2 personen
70
Retourmaterialen klaarzetten
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 16
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Transportkarrenaantal 3

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Wegingsschalenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Megafon
Geldkistjesaantal 4
Rekenmachinesaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Kabelmattenaantal 12

Servies

Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Mokkenaantal 40
Besteksetsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Waterkannenaantal 12
Melkkannetjesaantal 6
Suikerbakjesaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks‌‌messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 10
Opslagbakkenaantal 12
Serveerplateausaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 6
Koelthermometersaantal 6
Keukenthermometersaantal 4
Maatlepelsaantal 6
Mengkommenaantal 8
Snijplanken kunststofaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Wereldvlaggenaantal 20
Papieren lantaarnsaantal 24
Decoratieve doekenaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Kraamnummerbordenaantal 12
Wereldkaartaantal 2
Plakbandaantal 8
Touwaantal 4
Prijshoudersaantal 24
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Handvegersaantal 6
Emmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24

Catering

Boodschappen
Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 300
Menukaartenaantal 30
Bonnenboekjesaantal 12
Kassabonnenaantal 500
Contant wisselgeld

Tips

Maak de marktindeling voordat je kraamhouders definitief registreert. Houd rekening met loopruimte, tafels, partytenten, stroompunten en een aparte plek voor koffie, warme hapjes en kassageld.
Controleer vergunningen en stroomvoorziening vroeg in het traject, bij voorkeur enkele weken voor de markt. Tel daarna hoeveel verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken je werkelijk kunt aansluiten.
Sluit de aanmeldingen op een vaste datum en vraag tegelijk dieetwensen en benodigde voorzieningen uit. Zo weet je vóór het boodschappen doen hoeveel porties, borden, kommetjes, glazen en serveerlepels nodig zijn.
Regel contant geld en betaalterminals niet pas op de marktdag. Verdeel het kassageld vooraf per verkooppunt en test terminals, weegschalen en communicatie met portofoons uiterlijk de dag ervoor.
Maak de bezoekersinformatie zichtbaar: druk de plattegrond en bordjes af, zet het programma klaar en informeer kraamhouders over hun plek en aankomsttijd. Dat voorkomt dat deelnemers op de ochtend zelf nog naar tafels, stoelen of verlengkabels zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wereldmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van kraamhouders. Plan de aanmelddeadline ongeveer 3 weken voor de markt, zodat je indeling, boodschappen en communicatie kunt afronden.
Hoeveel kraamhouders heb je nodig voor een wereldmarkt?: Dat hangt af van de ruimte en het programma, maar bepaal het aantal aan de hand van de beschikbare marktkramen en loopruimte. Leg per kraam vooraf vast hoeveel tafels, stoelen, stroompunten en verkoopruimte beschikbaar zijn.
Wanneer regel je de vergunningen voor een wereldmarkt?: Controleer de vergunningseisen direct nadat datum en locatie zijn bevestigd, dus idealiter 8 tot 12 weken voor het evenement. Houd rekening met extra tijd als je partytenten, versterking, voedselbereiding of verkoopactiviteiten nodig hebt.
Hoeveel eten en drinken moet je inkopen voor een wereldmarkt?: Gebruik de definitieve aanmeldingen en verzamelde dieetwensen als basis en koop houdbare producten eerst in. Plan verse producten kort voor de markt, koel dranken vooraf en houd een kleine reserve aan voor het eerste uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.