Organiser un marché du monde, étape par étape

Un marché du monde se prépare d’abord comme un parcours de visiteurs, puis comme une succession de stands à coordonner. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant de contacter les exposants. Ensuite, construis le plan du marché, recueille les besoins alimentaires et organise les inscriptions, les réservations et le programme. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, les paiements, le froid et les produits frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Créer l'agencement du marché
2 personnes
3
Contacter les tenanciers de stands participants
2 personnes
4
Enregistrer les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Faire les réservations
9
Vérifier les autorisations
10
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
11
Confirmer la location du stand
12
Élaborer le programme
2 personnes
13
Imprimer le plan
14
Préparer les assiettes
2 personnes
15
Publier la promotion en ligne
16
Informer les exposants
2 personnes
17
Commander de l’argent liquide
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
20
Laver le linge de table
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Acheter des produits frais
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Répartir la caisse
2 personnes
26
Inspecter le site
2 personnes
27
Monter les stands de marché
6 personnes
28
Installer les tentes de fête
6 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Brancher l’électricité
2 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Installer les étiquettes de stand
2 personnes
34
Placer les étiquettes de prix
3 personnes
35
Préparer la vaisselle
2 personnes
36
Monter le buffet
4 personnes
37
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
38
Préparer les boissons
2 personnes
39
Installer la caisse
2 personnes
40
Afficher les plans
2 personnes

Événement

41
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
42
Orienter les tenanciers de stands
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Distribuer le programme
2 personnes
45
Tenir la caisse
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Garder les tables propres
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Vérifier les stocks
54
Soutenir les exposants
2 personnes
55
Allumer l’éclairage du soir
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

57
Clôturer la caisse
2 personnes
58
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
59
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Démonter les stands du marché
6 personnes
63
Démonter les tentes de fête
6 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer l’équipement
2 personnes
69
Trier les matériaux
2 personnes
70
Préparer le matériel de retour
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 6
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Chariots de transportqté 3

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Balances de peséeqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Caisses à monnaieqté 4
Calculatricesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Passe-câblesqté 12

Vaisselle

Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Tassesqté 40
Couvertsqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Carafes d’eauqté 12
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Pincesqté 10
Bacs de rangementqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Thermomètres de réfrigérationqté 6
Thermomètres de cuisineqté 4
Cuillères doseusesqté 6
Saladiersqté 8
Planches à découper en plastiqueqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux du mondeqté 20
Lanternes en papierqté 24
Tissus décoratifsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Panneaux de numéro de standqté 12
Carte du mondeqté 2
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Porte-prixqté 24
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Balais à mainqté 6
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 24

Catering

Courses
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 300
Cartes de menuqté 30
Carnets de ticketsqté 12
Reçusqté 500
Monnaie en espèces

Conseils

Bloque le plan des stands avant d’envoyer les informations finales aux exposants. Prévois des passages assez larges pour les visiteurs et vérifie où placer les rallonges, multiprises et points d’alimentation.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Cela laisse le temps de prévoir les assiettes, bols, couverts, ustensiles de service et équipements de maintien au chaud.
Confirme les réservations et les autorisations au moins 2 à 3 semaines avant le marché. Les tentes, tables, chaises et stands sont souvent les éléments les plus difficiles à remplacer au dernier moment.
Prépare les paiements séparément pour chaque stand : terminaux de paiement, caisse et monnaie doivent être vérifiés avant l’ouverture. Commande l’argent liquide plusieurs jours à l’avance et répartis la caisse entre les personnes responsables.
Fais les achats en deux temps : produits longue conservation plusieurs jours avant, produits frais juste avant l’événement. Refroidis les boissons, prépare les en-cas et rassemble le matériel la veille pour éviter une installation précipitée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché du monde ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Les 2 premières semaines servent à confirmer le lieu, les autorisations et les exposants ; garde les 7 derniers jours pour les achats, le matériel et les confirmations.
Comment organiser les stands d’un marché du monde ?: Dessine le plan 3 à 4 semaines avant l’événement, en séparant les zones de circulation, de restauration et de paiement. Vérifie ensuite avec chaque exposant ses besoins en table, tente, électricité et espace de présentation.
Combien de temps prévoir pour installer un marché du monde ?: Prévois au minimum 3 heures pour installer les stands, les tables, les nappes, les équipements électriques et la signalétique. Ajoute 30 minutes pour tester les paiements, répartir la caisse et vérifier le matériel de cuisine.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché du monde ?: Contrôle la liste des courses, le matériel, les autorisations, les inscriptions et les besoins alimentaires. Refroidis les boissons, lave le linge de table et prépare les produits non périssables la veille ; garde les produits frais pour le jour même.

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