Cómo organizar un mercado mundial sin perder el control

Organizar un mercado mundial empieza mucho antes de colocar los puestos. Primero fija la fecha y el lugar, comprueba permisos y electricidad, y diseña una distribución que permita circular sin bloquear las zonas de comida. Después confirma a los expositores, gestiona las inscripciones y recoge sus necesidades, incluidas las dietéticas. En la última semana, cierra el programa, la promoción, los materiales, el dinero en efectivo y la cadena de frío.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Hacer la distribución del mercado
2 personas
3
Contactar a los puestos participantes
2 personas
4
Registrar a los expositores
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Hacer reservas
9
Comprobar permisos
10
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
11
Confirmar el alquiler del puesto
12
Elaborar el programa
2 personas
13
Imprimir el plano
14
Preparar carteles
2 personas
15
Publicar la promoción en línea
16
Informar a los expositores
2 personas
17
Solicitar efectivo
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
20
Lavar el mantel
21
Reunir los materiales
3 personas
22
Comprar productos frescos
2 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
4 personas
25
Repartir el dinero de la caja
2 personas
26
Inspeccionar el recinto
2 personas
27
Montar los puestos del mercado
6 personas
28
Montar carpas
6 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Conectar la corriente
2 personas
31
Colgar la iluminación
3 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Colocar etiquetas de stand
2 personas
34
Colocar etiquetas de precio
3 personas
35
Preparar la vajilla
2 personas
36
Montar el buffet
4 personas
37
Montar aperitivos
3 personas
38
Preparar las bebidas
2 personas
39
Preparar la caja
2 personas
40
Colgar planos
2 personas

Evento

41
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
42
Orientar a los expositores
2 personas
43
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
44
Repartir el programa
2 personas
45
Atender la caja
2 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Reponer el bufé
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Mantener las mesas limpias
2 personas
52
Comprobar los baños
53
Comprobar el inventario
54
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
55
Encender la iluminación nocturna
56
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

57
Cerrar la caja
2 personas
58
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
59
Recoger comida y bebida
3 personas
60
Recoger la vajilla
3 personas
61
Recoger la basura
4 personas
62
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
63
Desmontar las carpas
6 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar el equipo
2 personas
69
Clasificar los materiales
2 personas
70
Preparar los materiales de devolución
2 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillascant. 60
Mesas de cervezacant. 6
Mesas plegablescant. 4
Mantelescant. 16
Percheroscant. 6
Postes separadorescant. 12
Carros de transportecant. 3

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Básculas de pesajecant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Megáfono
Cajas de caudalescant. 4
Calculadorascant. 4
Estaciones de cargacant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12

Vajilla

Platoscant. 100
Cuencoscant. 60
Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Tazascant. 40
Cubiertoscant. 100
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 20
Jarras de aguacant. 12
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 10
Cajas de almacenamientocant. 12
Bandejas para servircant. 12
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 6
Termómetros para refrigeracióncant. 6
Termómetros de cocinacant. 4
Cucharas medidorascant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Tablas de cortar de plásticocant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas del mundocant. 20
Faroles de papelcant. 24
Paños decorativoscant. 12
Pizarrascant. 12
Carteles con número de standcant. 12
Mapa del mundocant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 4
Portaprecioscant. 24
Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 4
Fregonascant. 3
Esponjas de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobas de manocant. 6
Cuboscant. 6
Paños de microfibracant. 24

Catering

Compras
Pegatinas con nombrecant. 150
Pulserascant. 300
Cartas del menúcant. 30
Talonarios de reciboscant. 12
Reciboscant. 500
Cambio en efectivo

Consejos

Define la distribución antes de confirmar todos los puestos: reserva pasillos de al menos 1,2 metros y marca en el plano dónde irán las carpas, mesas, neveras y puntos de electricidad.
Confirma a cada expositor por escrito al menos 14 días antes. Pide el nombre del puesto, horario de llegada, necesidades eléctricas, método de pago y cualquier requisito de montaje.
Comprueba los permisos y la capacidad eléctrica como mínimo 21 días antes. Cuenta máquinas de café, teteras, neveras y bandejas calientes por separado para no sobrecargar una regleta.
Calcula la comida y la bebida para las primeras horas, no solo para la apertura. Enfría las bebidas con antelación y mantén los productos frescos separados de los aperitivos y provisiones no perecederas.
Prepara la caja y los terminales de pago el día anterior. Lleva efectivo fraccionado, asigna a una persona para repartir y recoger el dinero, y anota cada entrega durante el mercado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado mundial?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, contactar con los puestos y comprobar los permisos. Deja cerrados el programa, el plano y las necesidades eléctricas al menos 14 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de un mercado?: Confírmalos por escrito entre 2 y 3 semanas antes del evento. Pide también sus horarios de llegada, necesidades de electricidad, preferencias dietéticas y datos para el registro.
¿Cuánto espacio necesita cada puesto de mercado?: Calcula como mínimo una zona de 3 por 3 metros por puesto si incluye carpa, mesa y espacio de trabajo. Añade pasillos de al menos 1,2 metros y deja libres las salidas y los puntos de electricidad.
¿Cuándo preparar la comida y las bebidas del mercado?: Compra los productos no perecederos entre 5 y 7 días antes y los productos frescos entre 1 y 2 días antes. Enfría las bebidas el día anterior y prepara los aperitivos el mismo día, cerca de la apertura.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.