Einen Weltmarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Weltmarkt greifen viele kleine Abläufe ineinander: Stände, Anmeldungen, Speisen, Strom und Bargeld müssen am selben Tag funktionieren. Beginne deshalb mit Datum, Ort und Marktaufteilung, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Standbetreiber, Genehmigungen und Reservierungen; erst kurz vor dem Termin kaufst du frische Produkte und kühlst die Getränke. Plane außerdem einen festen Ablauf für Aufbau, Ausgabe und Abbau ein, damit offene Fragen nicht erst am Markttag auftauchen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Marktaufteilung erstellen
2 Personen
3
Teilnehmende Standbetreiber ansprechen
2 Personen
4
Standbetreiber registrieren
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Reservierungen vornehmen
9
Genehmigungen prüfen
10
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
11
Standmiete bestätigen
12
Programm erstellen
2 Personen
13
Lageplan drucken
14
Teller vorbereiten
2 Personen
15
Werbung online stellen
16
Standbetreiber informieren
2 Personen
17
Bargeld bestellen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
20
Tischwäsche waschen
21
Materialien zusammenstellen
3 Personen
22
Frische Produkte kaufen
2 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
4 Personen
25
Kassenbestand verteilen
2 Personen
26
Gelände inspizieren
2 Personen
27
Marktstände aufbauen
6 Personen
28
Partyzelte aufbauen
6 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Strom anschließen
2 Personen
31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Standbeschilderung anbringen
2 Personen
34
Preisschilder anbringen
3 Personen
35
Geschirr bereitstellen
2 Personen
36
Buffet aufbauen
4 Personen
37
Snacks auslegen
3 Personen
38
Getränke bereitstellen
2 Personen
39
Kasse einrichten
2 Personen
40
Pläne aufhängen
2 Personen

Event

41
Standbetreiber empfangen
3 Personen
42
Standbetreiber einweisen
2 Personen
43
Besucher begrüßen
3 Personen
44
Programm verteilen
2 Personen
45
Kasse bedienen
2 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Buffet auffüllen
2 Personen
50
Mülleimer leeren
2 Personen
51
Tische sauber halten
2 Personen
52
Toiletten kontrollieren
53
Bestand prüfen
54
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
55
Abendbeleuchtung einschalten
56
Letzte Besucher informieren
2 Personen

Nachbereitung

57
Kasse abschließen
2 Personen
58
Standbetreiber auschecken
2 Personen
59
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
60
Geschirr sammeln
3 Personen
61
Abfall sammeln
4 Personen
62
Marktstände abbauen
6 Personen
63
Partyzelte abbauen
6 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Geräte reinigen
2 Personen
69
Materialien sortieren
2 Personen
70
Rückgabematerialien bereitlegen
2 Personen
71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 12
StühleAnz. 60
BiertischeAnz. 6
KlappischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 16
KleiderständerAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
TransportwagenAnz. 3

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
WiegeschalenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
Megafon
GeldkassettenAnz. 4
TaschenrechnerAnz. 4
LadestationenAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
KabelmattenAnz. 12

Geschirr

TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 60
GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
TassenAnz. 40
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
WasserkannenAnz. 12
MilchkännchenAnz. 6
ZuckerschälchenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Köche‌‌messerAnz. 6
MessbecherAnz. 4
ZangenAnz. 10
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierplattenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 6
KühlthermometerAnz. 6
KüchenthermometerAnz. 4
MesslöffelAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
Schneidebretter aus KunststoffAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
WeltflaggenAnz. 20
PapierlaternenAnz. 24
Dekorative StoffeAnz. 12
KreidetafelnAnz. 12
StandnummernschilderAnz. 12
WeltkarteAnz. 2
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4
PreishalterAnz. 24
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
WischsetsAnz. 3
ReinigungsschwämmeAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
HandfegerAnz. 6
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 24

Catering

Einkäufe
NamensaufkleberAnz. 150
ArmbänderAnz. 300
SpeisekartenAnz. 30
BonnenhefteAnz. 12
KassenbonsAnz. 500
Bargeld-Wechselgeld

Tipps

Lege die Marktaufteilung fest, bevor du Standbetreiber ansprichst. So kannst du Platzbedarf, Marktstände, Tische und Partyzelte pro Bereich verbindlich planen.
Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste. Prüfe spätestens 7 Tage vorher, ob Reservierungen und Standmieten bestätigt sind.
Kontrolliere Stromanschlüsse nicht erst beim Aufbau. Weise Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlboxen den jeweiligen Ständen zu und teste die Anschlüsse am Vortag.
Bestelle Bargeld frühzeitig und verteile den Kassenbestand vor der Öffnung. Plane pro Kasse eine verantwortliche Person und halte Kartenterminals als zusätzliche Zahlungsoption bereit.
Kaufe haltbare Produkte einige Tage vorher, frische Zutaten erst kurz vor dem Weltmarkt. Getränke sollten mindestens 4 Stunden vor Beginn gekühlt werden; Teller, Gläser, Besteck und Servierlöffel kannst du am Vorabend bereitstellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weltmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Standaufteilung. Einladungen an Standbetreiber sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Standbetreiber braucht man für einen Weltmarkt?: Das hängt von der verfügbaren Fläche und der gewünschten Marktaufteilung ab. Plane pro Stand ausreichend Platz für Marktstand, Tisch und Bewegungsfläche ein und bestätige die endgültige Zahl spätestens 2 Wochen vorher.
Wann muss man Genehmigungen und Strom für einen Weltmarkt prüfen?: Prüfe Genehmigungen mindestens 6 Wochen vor dem Termin und kläre Stromanschlüsse spätestens 2 Wochen vorher. Am Vortag solltest du die verfügbaren Anschlüsse und Verlängerungskabel noch einmal kontrollieren.
Wann soll man Essen und Getränke für einen Weltmarkt vorbereiten?: Haltbare Produkte kannst du 3 bis 5 Tage vorher einkaufen. Frische Produkte werden am Vortag oder am Veranstaltungstag gekauft, Snacks vorbereitet und Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn gekühlt.

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