Wereldmarkt organiseren: checklist en planning

Een Wereldmarkt vraagt om meer voorbereiding dan alleen kraampjes en hapjes. Je regelt tegelijk deelnemers, vergunningen, stroom, betalingen, een duidelijke marktindeling en eten voor verschillende dieetwensen. Begin met datum en locatie, leg daarna de kraamhouders en het programma vast en werk toe naar een controle van materialen en voorraad. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereidingen en voorkom je dat praktische zaken pas op de marktdag opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Marktindeling maken
2 personen
Deelnemende kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamhouders registreren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Kraamhuur bevestigen
Programma opstellen
2 personen
Plattegrond afdrukken
Bordjes voorbereiden
2 personen
Promotie online plaatsen
Kraamhouders informeren
2 personen
Contant geld bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Tafellinnen wassen
Materialen verzamelen
3 personen
Verse producten kopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kassageld verdelen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Kraamlabels plaatsen
2 personen
Prijskaartjes plaatsen
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Plattegronden ophangen
2 personen

Event

Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamhouders wegwijs maken
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Avondverlichting inschakelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Marktkramen afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Retourmaterialen klaarzetten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 16
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Transportkarrenaantal 3

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Wegingsschalenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Megafon
Geldkistjesaantal 4
Rekenmachinesaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Kabelmattenaantal 12

Servies

Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Mokkenaantal 40
Besteksetsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Waterkannenaantal 12
Melkkannetjesaantal 6
Suikerbakjesaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks‌‌messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 10
Opslagbakkenaantal 12
Serveerplateausaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 6
Koelthermometersaantal 6
Keukenthermometersaantal 4
Maatlepelsaantal 6
Mengkommenaantal 8
Snijplanken kunststofaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Wereldvlaggenaantal 20
Papieren lantaarnsaantal 24
Decoratieve doekenaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Kraamnummerbordenaantal 12
Wereldkaartaantal 2
Plakbandaantal 8
Touwaantal 4
Prijshoudersaantal 24
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Handvegersaantal 6
Emmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24

Catering

Boodschappen
Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 300
Menukaartenaantal 30
Bonnenboekjesaantal 12
Kassabonnenaantal 500
Contant wisselgeld

Tips

Maak de marktindeling zodra de kraamhouders zich aanmelden. Reserveer ruimte voor looproutes, tafels, partytenten, stroomkabels en een duidelijk punt voor betalingen.
Vraag dieetwensen en allergieën uiterlijk twee weken vooraf uit. Noteer per gerecht of hapje welke ingrediënten erin zitten, zodat bezoekers gericht kunnen kiezen.
Controleer stroompunten minimaal zeven dagen voor de Wereldmarkt. Test verlengkabels en stekkerdozen en bepaal vooraf waar koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen en warmhoudbakken komen.
Bestel contant geld en verdeel het kassageld vóór de start over de betaalpunten. Leg betaalterminals, wegingsschalen en eventueel portofoons per kraam of coördinatiepunt klaar.
Koop houdbare voorraad eerder en plan verse producten pas kort voor de markt. Koel dranken op tijd, bereid hapjes volgens het programma en controleer borden, glazen, kopjes, bestek en serveerlepels voor opening.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik kraamhouders voor een Wereldmarkt benaderen?: Benader kraamhouders bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Geef ze daarna uiterlijk 2 weken voor de markt de definitieve indeling, aanvangstijd, stroominformatie en praktische instructies.
Hoeveel tijd kost een Wereldmarkt organiseren?: Reken op 8 tot 12 weken voorbereiding voor een markt met meerdere kraamhouders. De laatste 7 dagen gebruik je voor vergunningen, stroom, materialen, aankopen, plattegronden en de definitieve deelnemerslijst.
Wanneer moet ik de vergunningen voor een Wereldmarkt controleren?: Controleer de benodigde vergunningen meteen nadat datum en locatie vaststaan, dus idealiter 10 tot 12 weken vooraf. Plan uiterlijk 4 weken voor de markt een laatste controle van voorwaarden en eventuele meldingen.
Wat moet ik op de dag van een Wereldmarkt als eerste doen?: Begin 2 tot 3 uur voor opening met het plaatsen van marktkramen, tafels en partytenten. Controleer daarna stroom, koeling, warmhoudbakken, kassageld, bewegwijzering en de voorraad per kraam voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.