Checklist para organizar un mercado mundial

Un mercado mundial reúne puestos, comida, bebidas y actividades, así que la organización empieza mucho antes del montaje. Primero confirma la fecha, el lugar, los permisos y la participación de los expositores; después cierra la distribución, las reservas y el programa. En los últimos días tendrás que preparar carteles, compras, bebidas frías, aperitivos y medios de pago. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedarse para el final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Hacer la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos participantes
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Confirmar el alquiler del puesto
Elaborar el programa
2 personas
Imprimir el plano
Preparar carteles
2 personas
Publicar la promoción en línea
Informar a los expositores
2 personas
Solicitar efectivo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Lavar el mantel
Reunir los materiales
3 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Repartir el dinero de la caja
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Montar carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar etiquetas de stand
2 personas
Colocar etiquetas de precio
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Colgar planos
2 personas

Evento

Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Orientar a los expositores
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Encender la iluminación nocturna
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Preparar los materiales de devolución
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillascant. 60
Mesas de cervezacant. 6
Mesas plegablescant. 4
Mantelescant. 16
Percheroscant. 6
Postes separadorescant. 12
Carros de transportecant. 3

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Básculas de pesajecant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Megáfono
Cajas de caudalescant. 4
Calculadorascant. 4
Estaciones de cargacant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12

Vajilla

Platoscant. 100
Cuencoscant. 60
Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Tazascant. 40
Cubiertoscant. 100
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 20
Jarras de aguacant. 12
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 10
Cajas de almacenamientocant. 12
Bandejas para servircant. 12
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 6
Termómetros para refrigeracióncant. 6
Termómetros de cocinacant. 4
Cucharas medidorascant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Tablas de cortar de plásticocant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas del mundocant. 20
Faroles de papelcant. 24
Paños decorativoscant. 12
Pizarrascant. 12
Carteles con número de standcant. 12
Mapa del mundocant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 4
Portaprecioscant. 24
Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 4
Fregonascant. 3
Esponjas de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobas de manocant. 6
Cuboscant. 6
Paños de microfibracant. 24

Catering

Compras
Pegatinas con nombrecant. 150
Pulserascant. 300
Cartas del menúcant. 30
Talonarios de reciboscant. 12
Reciboscant. 500
Cambio en efectivo

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y los permisos antes de invitar a los puestos. Reserva al menos 6 semanas para confirmar participantes, necesidades eléctricas y condiciones de alquiler.
Pide a cada expositor sus necesidades con tiempo: espacio, electricidad, mobiliario y preferencias dietéticas. Reúne las respuestas 3 semanas antes para ajustar el plano y el programa.
Dibuja la distribución antes de alquilar mesas, carpas y puestos. Deja pasillos despejados y comprueba que los cables alargadores y las regletas lleguen sin cruzar las zonas de paso.
Prepara los pagos y el efectivo con antelación. Comprueba los terminales de pago, solicita el dinero de caja al menos 3 días antes y define quién repartirá el efectivo al terminar.
Haz las compras en dos tandas: productos no perecederos varios días antes y productos frescos el día anterior. Enfría las bebidas, prepara los aperitivos y lava los manteles antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado mundial?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar la fecha y el lugar, comprobar permisos, registrar expositores, cerrar reservas y publicar la promoción sin prisas.
¿Cuándo hay que confirmar a los puestos participantes?: Procura tener la lista cerrada 3 semanas antes del mercado. Así puedes ajustar la distribución, imprimir el plano, confirmar el alquiler de cada puesto y comunicar horarios y necesidades técnicas.
¿Cuándo se compran la comida y las bebidas para un mercado mundial?: Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes y los frescos el día anterior. Enfría las bebidas al menos 12 horas antes para que estén listas al abrir.
¿Qué hay que revisar el día antes del mercado?: Revisa el plano, los carteles, los permisos, los puntos de electricidad, los terminales de pago y el dinero de caja. También reúne los materiales, lava los manteles y deja preparados aperitivos, bebidas y utensilios.

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