Wereldmarkt organiseren: checklist en planning
Een wereldmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen standhouders en eten regelen. Je moet bezoekersstromen, stroom, toiletten, afval, betalingen en informatie voor tientallen stands op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en vergunningen en werk daarna naar de inrichting en het programma toe. Deze checklist helpt je om de organisatie in vaste stappen op te bouwen en voorkomt dat praktische zaken pas op de marktdag zichtbaar worden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Stroomaansluiting reserveren
Toiletvoorzieningen reserveren
Afvalinzameling reserveren
Standhouders uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Route en stands indelen
2 personen
Marktkramen bestellen
Tafels en stoelen reserveren
Standhouders informeren
2 personen
Programma en tijden maken
2 personen
Plattegrond ontwerpen
Bordjes en routepijlen maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Kassawerking voorbereiden
2 personen
Betalingsmiddelen controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein controleren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Marktkramen opstellen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Kabels veilig wegwerken
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routepijlen plaatsen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kraamnummers ophangen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek wijzen
3 personen
Producten bij stands uitstallen
6 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Sanitaire punten aanvullen
2 personen
Terrein vrijmaken voor opening
4 personen
Event
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Routepijlen controleren
Verlichting controleren
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Laatste ronde langs stands
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Standhouders laten afbouwen
4 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Marktkramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 20
- Klaptafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 50
- Partytentenaantal 6
- Statafelsaantal 8
- Kledingrekkenaantal 10
- Afzetpaaltjesaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Koffiekopjesaantal 80
- Schoteltjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Kommetjesaantal 80
- Besteksetsaantal 150
- Serveerlepelsaantal 10
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Oplaadbare lampenaantal 12
- Kassaladesaantal 4
- Betaalterminalsaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Tangenaantal 8
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
- Serveerschalenaantal 20
- Thermoskannenaantal 8
- Voorraadbakkenaantal 20
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Wereldvlaggenaantal 20
- Tafelkledenaantal 24
- Bloemstukkenaantal 12
- Welkomstbordenaantal 3
- Naambadgesaantal 80
Verlichting
- Lichtslingersaantal 10
- LED-bouwlampenaantal 6
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalgrijpersaantal 4
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Handvegersaantal 6
- Desinfectiepompenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route en stands uiterlijk twee weken vooraf vast. Reserveer marktkramen, tafels, stoelen en eventuele partytenten op basis van die plattegrond, zodat stroompunten en doorgangen niet later opnieuw moeten worden ingedeeld.
- Vraag standhouders bij hun aanmelding meteen naar dieetwensen, benodigdheden en betalingswijze. Stuur de definitieve indeling, opbouwtijd, programma en contactgegevens uiterlijk 7 dagen voor de wereldmarkt door.
- Plan stroom, toiletten en afvalinzameling als aparte reserveringen. Controleer minimaal 2 weken vooraf hoeveel verlengkabels, stekkerdozen, verlichting en toiletvoorzieningen nodig zijn voor de volledige openingsduur.
- Maak één bezoekersinformatiepunt met plattegrond, routepijlen, programma en naambadges. Controleer de kassalades en betaalterminals minstens 1 dag vooraf en leg een alternatief klaar voor storingen of onvoldoende bereik.
- Koel dranken pas op het laatste praktische moment, maar zet houdbare voorraad al de dag ervoor klaar. Tel bekers, borden, bestek en serveermateriaal per uitgiftepunt, zodat je niet halverwege hoeft te zoeken of om te verdelen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een wereldmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en standhouders. Reserveer stroom, toiletten, afvalinzameling en meubilair zodra de locatie vaststaat; die zaken zijn vaak lastiger op korte termijn te regelen.
- Welke vergunningen heb je nodig voor een wereldmarkt?
- Dat hangt af van locatie, aantal bezoekers, verkoop en eten of drinken. Controleer minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente welke vergunningen en meldingen gelden, en regel daarnaast verzekering en eventuele eisen voor stroom en voedselveiligheid.
- Hoeveel marktkramen heb je nodig voor een wereldmarkt?
- Tel eerst het aantal bevestigde standhouders en reserveer daarna per stand de afgesproken kraamruimte. Houd daarnaast ruimte vrij voor looproutes, informatie, programmaonderdelen en minimaal één duidelijke doorgang tussen de rijen.
- Wat moet je de dag voor een wereldmarkt klaarzetten?
- Zet houdbare voorraad, plattegrond, bordjes, naambadges, kassamateriaal en opgeladen lampen de dag ervoor klaar. Controleer op de ochtend zelf de opstelling, stroom, betaalterminals, gekoelde dranken en de beschikbaarheid van toiletten en afvalpunten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!