Checklist para organizar un mercado mundial sin olvidos

Un mercado mundial combina puestos, comida, bebidas, actividades y mucho movimiento, por lo que conviene trabajar con un orden claro. Esta checklist reúne las gestiones desde la fecha y los permisos hasta el montaje, los pagos y el cierre. Empieza por reservar el lugar, la electricidad, los aseos y la recogida de residuos; después confirma expositores y distribución. En los últimos días, revisa compras, acreditaciones, carteles, bebidas frías y métodos de pago.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Reservar conexión eléctrica
Reservar instalaciones de aseo
Reservar recogida de residuos
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir el recorrido y los stands
2 personas
Encargar puestos de mercado
Reservar mesas y sillas
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Crear el programa y los horarios
2 personas
Diseñar el plano
Hacer carteles y flechas de ruta
2 personas
Preparar acreditaciones
Preparar el funcionamiento de caja
2 personas
Comprobar los métodos de pago
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Montar puestos de mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Asegurar los cables
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar flechas de ruta
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
Exponer productos en los puestos
6 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Reponer los puntos sanitarios
2 personas
Despejar el recinto para la apertura
4 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el stock del buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar las flechas de ruta
Comprobar la iluminación
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Última ronda por los stands
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 20
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 50
Carpas de fiestacant. 6
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 10
Postes de delimitacióncant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platilloscant. 80
Platoscant. 150
Cuencoscant. 80
Cubiertoscant. 150
Cucharones de servircant. 10

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Lámparas recargablescant. 12
Bandejas de cajacant. 4
Terminales de pagocant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzascant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de servircant. 20
Termoscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas del mundocant. 20
Mantelescant. 24
Arreglos floralescant. 12
Carteles de bienvenidacant. 3
Credencialescant. 80

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Focos LED de obracant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Escobas de manocant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ubicación antes de invitar a los expositores. Solicita los permisos y comprueba el seguro con varias semanas de margen, porque estos trámites suelen bloquear el resto del plan.
Confirma pronto cuántos puestos habrá y dibuja el recorrido antes de encargar los puestos de mercado, mesas, sillas y carpas. Deja pasillos suficientemente anchos para el público y para la reposición.
Envía a cada responsable su horario, ubicación, necesidades eléctricas y normas de montaje al menos 7 días antes. Recoge también las preferencias dietéticas para no improvisar la comida durante el evento.
Prepara el sistema de caja y comprueba los terminales de pago antes del día del mercado. Lleva una alternativa para los pagos y asigna a una persona responsable de revisar la caja durante cada turno.
Haz la compra de productos no perecederos con antelación y enfría las bebidas el día anterior. Reserva tiempo para colocar carteles, flechas, acreditaciones, cables, regletas y lámparas recargables antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado mundial?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, seguro y servicios. Deja la última semana para cerrar horarios, compras, señalización y necesidades de los expositores.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores del mercado mundial?: Intenta tener confirmadas las inscripciones al menos 3 semanas antes. Envía el plano, el horario y las instrucciones de montaje 7 días antes para que cada puesto llegue preparado.
¿Cuántos aseos y contenedores necesito para un mercado mundial?: La cantidad depende del aforo y de las normas locales, así que consulta al ayuntamiento o al proveedor antes de contratar. Reserva las instalaciones de aseo y la recogida de residuos como mínimo 3 o 4 semanas antes.
¿Cuándo preparo la comida y las bebidas?: Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes y enfría las bebidas el día anterior. Prepara la comida y coloca las bandejas para mantener caliente el mismo día, siguiendo los tiempos de seguridad alimentaria.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.