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Weltmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weltmarkt braucht mehr als Stände und internationale Speisen. Von Genehmigungen und Strom bis zu Standaufteilung, Kasse, Beschilderung und gekühlten Getränken müssen viele Details zusammenspielen. Plane zuerst Ort, Infrastruktur und Anbieter, danach Programm, Ausstattung und Verpflegung. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und zeigt, was am Veranstaltungstag häufig zu spät auffällt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Genehmigungen beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Stromanschluss reservieren

  • Toiletteneinrichtungen reservieren

  • Abfallentsorgung reservieren

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Route und Stände einteilen

    2 Personen

  • Marktstände bestellen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Standbetreiber informieren

    2 Personen

  • Programm und Zeiten erstellen

    2 Personen

  • Lageplan entwerfen

  • Schilder und Wegpfeile erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Kassenabwicklung vorbereiten

    2 Personen

  • Zahlungsmittel prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Marktstände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Kabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu ihren Plätzen weisen

    3 Personen

  • Produkte an den Ständen ausstellen

    6 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Sanitärbereiche auffüllen

    2 Personen

  • Gelände für die Eröffnung freiräumen

    4 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffetvorräte auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Wegweiser prüfen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Bestände zählen

    2 Personen

  • Letzte Runde an den Ständen

    2 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Marktstände abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 20
  • KlappischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 50
  • PartyzelteAnz. 6
  • StehtischeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 10
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • KaffeetassenAnz. 80
  • UntertassenAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • SchälchenAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 10

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 12
  • KassenladeAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 20
  • ThermoskannenAnz. 8
  • VorratsboxenAnz. 20

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • WeltflaggenAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 24
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • WillkommensschilderAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 80

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 10
  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallgreiferAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • HandfegerAnz. 6
  • DesinfektionsspenderAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen, Versicherung, Strom, Toiletten und Abfallentsorgung frühzeitig. Reservierungen für Infrastruktur solltest du nicht erst in der letzten Veranstaltungswoche anstoßen.
  • Bestätige die Standbetreiber erst, wenn Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Standaufteilung vorliegen. So vermeidest du kurzfristige Änderungen im Lageplan.
  • Plane für jeden Stand einen festen Platz und informiere die Betreiber vorab über Aufbauzeit, Zufahrt und benötigte Ausstattung. Ein beschrifteter Lageplan spart am Veranstaltungstag viele Rückfragen.
  • Prüfe Zahlungsmittel und Kassenablauf vor dem Markt mit einem vollständigen Test. Lege fest, wer die Kassenlade und Kartenterminals übernimmt und wann Einnahmen gezählt werden.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle haltbare Vorräte separat bereit. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter und wiederaufladbare Lampen solltest du spätestens am Vortag auf Funktion und Ladestand prüfen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Weltmarkt organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Reservierungen. Für viele Standbetreiber, Einladungen und Anmeldungen solltest du zusätzlich mehrere Wochen einplanen.
Was braucht man für einen Weltmarkt an Ausstattung?
Plane Marktstände, Tische, Stühle, Zelte, Beschilderung und Absperrungen sowie Geschirr und Serviermaterial ein. Für Betrieb und Verkauf kommen Kühlung, Warmhaltebehälter, Verlängerungskabel, Beleuchtung, Kassenlade und Kartenterminals hinzu.
Wie viele Standbetreiber sollte ein Weltmarkt haben?
Die passende Zahl hängt von Fläche und Programm ab; lege die Standanzahl erst nach dem Lageplan fest. Plane pro Stand ausreichend Platz für Möbel, Waren, Besucherzugang und gegebenenfalls Strom ein.
Wann sollte ich Getränke und haltbare Vorräte einkaufen?
Haltbare Vorräte kannst du einige Tage vorher prüfen und einkaufen. Getränke sollten so spät wie praktikabel besorgt und spätestens am Vortag gekühlt werden, damit Kühlboxen und Lagerflächen nicht überfüllt sind.

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