Marché du monde : la checklist pour tout organiser

Un marché du monde demande une préparation répartie sur plusieurs semaines : lieu, autorisations, exposants, circulation et matériel doivent avancer dans le bon ordre. Cette checklist vous aide à suivre les étapes jusqu’à l’installation, sans oublier les sanitaires, l’électricité, les déchets ou les moyens de paiement. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour confirmer les besoins alimentaires des exposants et finaliser le plan des stands. Le jour J, gardez une personne responsable de l’accueil et une autre du fonctionnement de la caisse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver une prise électrique
Réserver les sanitaires
Réserver l’enlèvement des déchets
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir le parcours et les stands
2 personnes
Commander les stands de marché
Réserver des tables et des chaises
Informer les exposants
2 personnes
Établir le programme et les horaires
2 personnes
Concevoir le plan
Créer des panneaux et des flèches d'orientation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer le fonctionnement de la caisse
2 personnes
Vérifier les moyens de paiement
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Présenter les produits sur les stands
6 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Réapprovisionner les points sanitaires
2 personnes
Dégager le site pour l’ouverture
4 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les flèches d’itinéraire
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Dernier tour parmi les stands
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tentes de réceptionqté 6
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 10
Poteaux de délimitationqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Sous-tassesqté 80
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 150
Cuillères de serviceqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 12
Tiroirs-caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Thermosqté 8
Bacs de stockageqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux du mondeqté 20
Nappesqté 24
Compositions floralesqté 12
Panneaux de bienvenueqté 3
Badges nominatifsqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 6
Pompes désinfectantesqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Vérifiez dans la même période l’assurance, l’accès électrique, les sanitaires et l’enlèvement des déchets.
Invitez les exposants 6 à 8 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription. Demandez dès le formulaire leurs besoins alimentaires, électriques et d’aménagement pour éviter les changements de dernière minute.
Finalisez le parcours, le plan des stands et les horaires environ 3 semaines avant l’événement. Gardez des passages suffisamment larges et envoyez ensuite à chaque exposant ses horaires, son emplacement et ses consignes d’arrivée.
Prévoyez le matériel en comptant séparément les stands, tables, chaises, tentes et tables hautes. Réservez aussi les rallonges, multiprises, lampes rechargeables et équipements de service : ils sont souvent oubliés alors qu’ils conditionnent l’installation.
Préparez la caisse et les paiements au moins 48 heures avant l’ouverture. Refroidissez les boissons la veille, regroupez les stocks non périssables et testez les terminaux de paiement ainsi que les machines à café avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché du monde ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les réservations techniques et les exposants prennent généralement le plus de temps.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché du monde ?: Prévoyez au moins 3 à 4 heures pour installer les stands, tables, chaises, tentes, signalétique et zones de paiement. Ajoutez une heure de contrôle avant l’ouverture pour tester l’électricité, les paiements et la circulation.
Quand confirmer les exposants d’un marché du monde ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 4 semaines avant l’événement et confirmez les exposants au plus tard 3 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps d’établir le plan, les horaires et les besoins en matériel.
Combien de boissons prévoir pour un marché du monde ?: Pour le premier service, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la météo. Refroidissez les boissons la veille et prévoyez des glacières ou bacs adaptés pour maintenir le stock pendant l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.