Wereldkerstmarkt organiseren: complete checklist

Een Wereldkerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstverlichting. Je regelt tegelijk standhouders, vergunningen, bezoekersinformatie, vrijwilligers, betalingen en catering. Begin met datum, programma en inschrijvingen, en werk daarna toe naar een vaste standindeling en draaiboek. Controleer in de laatste week vooral stroompunten, materialen, pinapparaten, koeling en bewegwijzering. Op de dag zelf verlopen openen, opbouwen en bevoorraden alleen soepel als taken en tijden vooraf zijn verdeeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Marktstandhouders uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
2 personen
Vergunningen controleren
Leveranciers bevestigen
2 personen
Programma online bijwerken
Standindeling maken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Parkeerinformatie verspreiden
Route en bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Cateringbestellingen plaatsen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies sorteren
2 personen
Kerstverlichting testen
2 personen
Kassamateriaal klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Marktkramen opstellen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Kraamprijzen ophangen
3 personen
Cateringkraam inrichten
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Kassa openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kramen bemannen
12 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Wachtrijen begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Verlichting inschakelen
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Bederfelijke etenswaren koelen
2 personen

Nazorg

Kramen leegmaken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Verlichting afkoppelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Leveranciers afmelden
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 16
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Kledingrekkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Bordenaantal 160
Messenaantal 160
Vorkenaantal 160
Lepelsaantal 160
Serveerlepelsaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 24
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Koelelementenaantal 32

Apparatuur

Kassakoffersaantal 2
Pinapparatenaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Haspelsaantal 6
Brandblussersaantal 4
Portofoonsaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 6
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 24
Kerstkransenaantal 8
Kerstfigurenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 24
LED-lantaarnsaantal 20
Batterijenaantal 48
Kabelmattenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakspraysaantal 6
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn. Houd ruimte vrij voor looproutes, partytenten, catering en minimaal één duidelijk aangegeven doorgang.
Controleer vergunningen en locatievoorwaarden uiterlijk enkele weken vooraf. Noteer ook waar stroompunten zitten en test verlengkabels, stekkerdozen en haspels vóór de opbouw.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en geef het totaal daarna door aan de catering. Zet warme dranken in thermoskannen en gebruik warmhoudbakken zodat je niet alles tegelijk hoeft uit te serveren.
Maak voor vrijwilligers een rooster met blokken van 2 tot 3 uur. Plan aparte mensen voor ontvangst, kassakoffers of pinapparaten, catering, bewegwijzering en het aanspreken van standhouders.
Open de locatie met een korte controlelijst: staan partytenten en marktkramen stevig, werkt de kerstverlichting, zijn brandblussers bereikbaar en liggen servies, koelelementen en kassamateriaal op hun plek?

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Wereldkerstmarkt organiseren en plannen?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, vergunningen en het uitnodigen van marktstandhouders. Verstuur bezoekersinformatie zodra het programma en de route vaststaan, uiterlijk 3 tot 4 weken voor de markt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Wereldkerstmarkt?: Reken als basis op 1 vrijwilliger per taakpost en plan daarnaast 2 mensen voor opbouw en 2 voor afbouw. Bij meerdere rijen marktkramen werkt een extra aanspreekpunt per 10 tot 15 standhouders praktisch.
Hoeveel eten en drinken moet ik regelen voor een Wereldkerstmarkt?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per bezoeker als er geen volledige maaltijd wordt geserveerd. Bestel hapjes op basis van het verwachte bezoekersaantal en houd rekening met dieetwensen die je uiterlijk 1 week vooraf verzamelt.
Wanneer moet ik de stroom en kassamaterialen testen?: Test pinapparaten, kassakoffers, verlengkabels, stekkerdozen en haspels uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Doe op de opbouwdag nog een tweede controle zodra alle apparatuur op de geplande stroompunten is aangesloten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.