Checklist para organizar un mercado navideño internacional
Un mercado navideño internacional necesita más coordinación que una simple feria: hay puestos, proveedores, permisos, electricidad, comida y visitantes que deben orientarse desde que llegan. Empieza por fijar la fecha y publicar el programa; después confirma participantes, reservas y necesidades dietéticas. Durante la última semana, cierra compras, bebidas, voluntarios y señalización. El día del evento, deja tiempo suficiente para abrir el recinto, montar las carpas y probar luces, cajas y puntos de electricidad.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar la fecha y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Invitar a los puestos del mercado
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
2 personas
Comprobar permisos
Confirmar proveedores
2 personas
Actualizar el programa en línea
Hacer el plano de puestos
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Difundir la información de aparcamiento
Preparar la ruta y la señalización
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Realizar pedidos de catering
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Clasificar la vajilla
2 personas
Probar las luces de Navidad
2 personas
Preparar el material de caja
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar puestos de mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colgar los premios del puesto
3 personas
Montar el puesto de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Abrir la caja
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Atender los puestos
12 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Gestionar las filas
2 personas
Anunciar las actuaciones
Encender la iluminación
Cerrar la caja
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
Refrigerar alimentos perecederos
2 personas
Seguimiento
Vaciar los puestos
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar la iluminación
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Dar de baja a los proveedores
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 8
- Puestos de mercadocant. 16
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas altascant. 8
- Mantelescant. 24
- Percheroscant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 160
- Platoscant. 160
- Cuchilloscant. 160
- Tenedorescant. 160
- Cucharascant. 160
- Cucharones de servircant. 20
Cocina
- Tablas de cortarcant. 8
- Cuchillos de chefcant. 8
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Bandejas de servircant. 24
- Termoscant. 8
- Teterascant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Neveras portátilescant. 8
- Acumuladores de fríocant. 32
Equipo
- Cajas de la caja registradoracant. 2
- Datáfonoscant. 3
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Carretescant. 6
- Extintorescant. 4
- Walkie-talkiescant. 8
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 6
- Bolas de Navidadcant. 120
- Guirnaldas de Navidadcant. 24
- Coronas navideñascant. 8
- Figuras navideñascant. 12
- Decoración de mesacant. 24
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 24
- Faroles LEDcant. 20
- Bateríascant. 48
- Alfombrillas para cablescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Aspiradoracant. 2
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 6
- Sprays de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Publica la fecha y el programa con al menos 4 semanas de antelación. Así los puestos pueden confirmar su participación y los visitantes pueden organizar el transporte y el aparcamiento.
- Cierra las inscripciones de los puestos entre 10 y 14 días antes. En ese momento prepara el plano, asigna cada mesa y comprueba cuántos necesitan electricidad o espacio adicional.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con las inscripciones y entrega el resumen al catering como mínimo 7 días antes. No esperes al día del montaje para averiguar cuántas opciones vegetarianas, veganas o sin alérgenos hacen falta.
- Programa a los voluntarios en turnos de 2 a 3 horas y asigna a una persona responsable de electricidad, otra de caja y otra de orientación. Incluye un margen de 30 minutos para cambios y retrasos.
- Abre el recinto al menos 3 horas antes de la llegada del público. Monta primero las carpas y los puestos, después conecta cables y regletas, prueba las luces navideñas y deja enfriar las bebidas antes de servirlas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño internacional?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si participan puestos externos o necesitas permisos. Deja cerrados el programa, los proveedores y el plano de puestos al menos 10 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado navideño?
- Pide la confirmación definitiva entre 10 y 14 días antes del evento. Así todavía tendrás tiempo para rehacer el plano, ajustar mesas y comprobar las necesidades de electricidad.
- ¿A qué hora hay que empezar el montaje del mercado navideño?
- Calcula un mínimo de 3 horas antes de abrir al público. Reserva la primera hora para carpas y mobiliario, la segunda para puestos, electricidad y decoración, y la última para bebidas, comida y comprobaciones.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño?
- Para un mercado pequeño, planifica al menos 1 voluntario por cada 5 puestos, además de una persona coordinadora. Organízalos en turnos de 2 a 3 horas para cubrir montaje, atención, caja y desmontaje sin dejar zonas sin supervisión.
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