Weltweihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Veröffentliche Datum und Programm spätestens 4 bis 6 Wochen vorher und verschicke die Einladungen direkt danach. So bleiben mindestens 2 Wochen für Rückfragen, Anmeldungen und Ernährungswünsche.
• Bestätige Lieferanten, Reservierungen und Genehmigungen spätestens 14 Tage vor dem Markt. Prüfe dabei auch, ob die geplante Standaufteilung, Route und Beschilderung zur verfügbaren Fläche passen.
• Erstelle 7 Tage vorher einen Helferplan mit Schichten für Aufbau, Kasse, Catering, Einlass und Abbau. Weise jeder Schicht eine verantwortliche Person zu, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen.
• Kontrolliere Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Kabelrollen und Feuerlöscher am Vortag. Weihnachtsbeleuchtung und Kartenlesegeräte sollten dann bereits getestet sein, damit am Veranstaltungstag keine Fehlersuche beginnt.
• Öffne die Location mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Start. In dieser Zeit lassen sich Partyzelte und Marktstände aufbauen, Getränke kühlen, Geschirr sortieren und Snacks vorbereiten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weltweihnachtsmarkt organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm, Genehmigungen und der Suche nach Marktstandbetreibern. Spätestens 4 Wochen vorher sollten Einladungen und Programminformationen veröffentlicht sein.

Wann sollte man die Marktstandbetreiber einladen?

Lade die Betreiber idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Weltweihnachtsmarkt ein. Setze eine Anmeldefrist von etwa 3 Wochen vor dem Termin und bestätige danach Standplatz, Strombedarf und Aufbauzeiten.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Weltweihnachtsmarkts?

Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für den Aufbau ein, bei mehreren Partyzelten und Marktständen eher 4 Stunden. Strom, Beleuchtung und Kasse sollten vor Beginn des Aufbaus kontrolliert werden.

Wann sollte man Catering und Getränke vorbereiten?

Gib Cateringbestellungen ungefähr 7 bis 14 Tage vorher auf und kaufe haltbare Waren spätestens am Vortag ein. Getränke kommen am Veranstaltungstag frühzeitig in Kühlboxen oder andere Kühlmöglichkeiten; Snacks und Geschirr werden danach ausgegeben.

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