Wat heb je nodig voor een wereldcongres?

Een wereldcongres vraagt meer dan stoelen en een podium. Je hebt per zaal audiovisuele apparatuur nodig, plus registratie-, vertaal- en presentatiematerialen. Controleer vooraf hoeveel deelnemers, sprekers en parallelle sessies je verwacht; die aantallen bepalen onder meer het aantal badges, headsets, microfoons en projectoren. Regel ook reservekabels, adapters en stroompunten voordat de opbouw begint. De volledige lijst met 63 spullen staat hieronder, gegroepeerd per onderdeel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 330
Klaptafelsaantal 36
Bistrotafelsaantal 24
Registratietafelsaantal 4
Spreektafelsaantal 2
Podiumdelenaantal 12
Katheder
Kleedtafelsaantal 8

Apparatuur

Projectorenaantal 4
Projectieschermenaantal 4
Laptopsaantal 6
Presentatieklikkersaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 10
Tafelmicrofoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 6
Luidsprekersaantal 8
Mengpanelenaantal 3
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
HDMI-kabelsaantal 12
USB-C-adaptersaantal 8
Vertaalontvangersaantal 330
Vertaalzendersaantal 8
Headsetsaantal 330
Wifiroutersaantal 6
Powerbanksaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Staande lampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 360
Wijnglazenaantal 330
Koffiekopjesaantal 330
Dinerbordenaantal 360
Dessertbordenaantal 360
Dinersets bestekaantal 360
Koffielepelsaantal 330
Serveerbestekaantal 36

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 6
Waterkokersaantal 6
Thermoskannenaantal 18
Chafing dishesaantal 12
Serveerschalenaantal 24
Serveerschalen met dekselaantal 12
Buffetbakkenaantal 24
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Koelboxenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 12

Decoratie

Landenvlaggenaantal 40
Vlaggenstandaardsaantal 20
Tafellopersaantal 36
Naambadgehoudersaantal 330
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 12
Rolbannersaantal 6
Tafelnummersaantal 36

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Stofzuigersaantal 4
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 12 kilo
- Zwarte thee - 8 dozen
- Groene thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 4 dozen
- Suiker - 8 kilo
- Zoetjes - 4 dozen
- Halfvolle melk - 40 liter
- Havermelk - 20 liter
- Sojamelk - 10 liter
- Mineraalwater plat - 180 liter
- Mineraalwater bruisend - 120 liter
- Cola - 40 liter
- Cola Zero - 40 liter
- Sinas - 30 liter
- Tonic - 20 liter
- Appelsap - 30 liter
- Sinaasappelsap - 30 liter
- Citroenen - 8 kilo
- Limoenen - 6 kilo
- IJsblokjes - 60 kilo
- Mini croissants - 400 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 300 stuks
- Volkorenbrood - 30 broden
- Witbrood - 20 broden
- Meergranenbrood - 20 broden
- Mini harde broodjes - 500 stuks
- Roomboter - 6 kilo
- Roomkaas - 5 kilo
- Jonge kaas - 12 kilo
- Belegen kaas - 8 kilo
- Gekookte ham - 8 kilo
- Gerookte kipfilet - 6 kilo
- Gerookte zalm - 5 kilo
- Hummus - 8 kilo
- Avocadospread - 5 kilo
- Aardbeienjam - 5 kilo
- Abrikozenjam - 4 kilo
- Pindakaas - 4 kilo
- Tomaten - 15 kilo
- Komkommers - 12 kilo
- Paprika's - 10 kilo
- Rucola - 5 kilo
- Gemengde sla - 12 kilo
- Wortels - 8 kilo
- Rode ui - 5 kilo
- Avocado's - 80 stuks
- Kikkererwten - 10 kilo
- Linzen - 8 kilo
- Basmati rijst - 25 kilo
- Pasta - 20 kilo
- Aardappelen - 35 kilo
- Groentebouillon - 4 kilo
- Kipfilet - 30 kilo
- Zalmfilet - 20 kilo
- Tofu - 15 kilo
- Courgettes - 15 kilo
- Aubergines - 12 kilo
- Broccoli - 15 kilo
- Bloemkool - 12 kilo
- Sperziebonen - 12 kilo
- Champignons - 10 kilo
- Kokosmelk - 24 liter
- Tomatenblokjes - 30 blikken
- Olijfolie - 10 liter
- Zonnebloemolie - 5 liter
- Balsamicoazijn - 4 liter
- Rodewijnazijn - 4 liter
- Mayonaise - 8 liter
- Ketchup - 6 liter
- Mosterd - 4 liter
- Sojasaus - 4 liter
- Chilisaus - 3 liter
- Zout - 3 kilo
- Zwarte peper - 1 kilo
- Paprikapoeder - 1 kilo
- Kerriepoeder - 1 kilo
- Komijn - 1 kilo
- Knoflook - 3 kilo
- Verse gember - 2 kilo
- Basilicum - 30 bosjes
- Peterselie - 30 bosjes
- Appels - 40 kilo
- Bananen - 35 kilo
- Druiven - 25 kilo
- Sinaasappels - 30 kilo
- Meloenen - 20 stuks
- Yoghurt - 30 kilo
- Granola - 12 kilo
- Notenmix - 8 kilo
- Paprikachips - 8 kilo
- Naturelchips - 8 kilo
- Olijven - 8 kilo
- Gemengde noten - 8 kilo
- Mini koekjes - 12 kilo
- Pure chocolade - 6 kilo
- Vanille-ijs - 20 liter
- Vershoudfolie - 6 rollen
- Aluminiumfolie - 6 rollen
- Bakpapier - 6 rollen
- Servetten - 1200 stuks
- Keukenpapier - 24 rollen
- Toiletpapier - 96 rollen
- Afvalzakken - 200 stuks
- Afwasmiddel - 10 liter
- Allesreiniger - 10 liter
- Glasreiniger - 5 liter
- Handzeep - 12 liter
- Handdesinfectie - 12 liter
- Sponsdoekjes - 50 stuks

Tips

Tel het aantal deelnemers uiterlijk één week voor het congres opnieuw. Dat aantal bepaalt hoeveel naambadges, congresmappen en waterglazen je klaarlegt, met enkele extra exemplaren voor last-minute inschrijvingen.
Plan per parallelsessie minimaal één laptop, projector, projectiescherm en presentatieklikker. Controleer HDMI- en USB-C-aansluitingen vooraf en leg per zaal minstens één passende adapter klaar.
Maak voor simultaanvertalen een aparte telling per taal en deelnemer. Reserveer naast vertaalontvangers en headsets ook vertaalzenders; test alle kanalen vóór de eerste sessie.
Leg registratiebenodigdheden de avond ervoor klaar op de registratietafels. Sorteer badges alfabetisch of op organisatietype, zodat bezoekers niet tijdens de eerste 30 minuten blijven wachten.
Loop elke zaal twee uur voor aanvang door met een kabel- en stroomcheck. Let vooral op verlengkabels, stekkerdozen, microfoonstatieven en de zichtbaarheid van bewegwijzering; die worden bij een late wijziging vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een wereldcongres?: Reken naast meubilair op audiovisuele apparatuur, vertaalapparatuur, registratie- en presentatiematerialen. Voor elke zaal zijn doorgaans een laptop, projector, projectiescherm, presentatieklikker en passende kabels nodig; de volledige lijst bevat 63 spullen.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een wereldcongres?: Voor een plenaire zaal heb je minimaal één microfoon voor de spreker en één voor vragen uit het publiek nodig. Bij meerdere sprekers of panelleden tel je per gelijktijdige spreker een draadloze of tafelmicrofoon en plan je minstens één reserve-exemplaar.
Hoeveel vertaalheadsets heb ik nodig op een congres?: Bestel één headset en vertaalontvanger per deelnemer die vertaling nodig heeft, plus ongeveer 10 procent reserve. Tel per taal ook de benodigde vertaalzenders; maak de definitieve bestelling uiterlijk één week voor het congres op basis van de aanmeldingen.
Wanneer moet ik de congresmaterialen klaarzetten?: Zet badges, congresmappen, sessieroosters en bewegwijzering uiterlijk de avond vóór de registratie klaar. Test projectoren, microfoons, vertaalapparatuur en netwerkverbindingen minimaal twee uur vóór de eerste sessie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.