Einkaufsliste für einen Weltkongress
Für einen Weltkongress brauchst du mehr als Stühle und einen Beamer. Neben der Ausstattung für Bühne und Sitzungen gehören auch Technik für Präsentationen, Mikrofone, Übersetzungsempfänger, Namensschilder und Material für die Registrierung dazu. Plane pro Sitzungsraum eigene Kabel, Adapter und Präsentationsgeräte ein, statt alles zwischen den Räumen zu teilen. Die vollständige Liste hilft dir, Mobiliar, Technik, Beleuchtung und Geschirr rechtzeitig zu beschaffen oder zu reservieren.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongressstühleAnz. 330
- KlappischeAnz. 36
- BistrotischeAnz. 24
- RegistrierungstischeAnz. 4
- SprechertischeAnz. 2
- BühnenelementeAnz. 12
- Rednerpult
- UmkleidetischeAnz. 8
Ausstattung
- ProjektorenAnz. 4
- ProjektionsleinwändeAnz. 4
- LaptopsAnz. 6
- PräsentationsklickerAnz. 6
- FunkmikrofoneAnz. 10
- TischmikrofoneAnz. 8
- MikrofonständerAnz. 6
- LautsprecherAnz. 8
- MischpulteAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 20
- HDMI-KabelAnz. 12
- USB-C-AdapterAnz. 8
- DolmetschempfängerAnz. 330
- Übersetzungs-FunksenderAnz. 8
- HeadsetsAnz. 330
- WLAN-RouterAnz. 6
- PowerbanksAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- StehlampenAnz. 8
- LichtstativeAnz. 8
Geschirr
- WassergläserAnz. 360
- WeingläserAnz. 330
- KaffeetassenAnz. 330
- Dinner-TellerAnz. 360
- DesserttellerAnz. 360
- Besteck für Dinner-SetsAnz. 360
- KaffeelöffelAnz. 330
- ServierbesteckAnz. 36
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 18
- WarmhaltebehälterAnz. 12
- ServierschalenAnz. 24
- Servierplatten mit DeckelAnz. 12
- BuffetbehälterAnz. 24
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- KühlboxenAnz. 8
- EiswürfelbehälterAnz. 12
Dekoration
- LänderflaggenAnz. 40
- FahnenständerAnz. 20
- TischläuferAnz. 36
- NamensschildhalterAnz. 330
- WegweiserAnz. 20
- InfotafelnAnz. 12
- Roll-Up-BannerAnz. 6
- TischnummernAnz. 36
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 20
- StaubsaugerAnz. 4
- WischmopsAnz. 6
- EimerAnz. 6
- ReinigungswagenAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 12
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 12 Kilo
- Schwarzer Tee - 8 Packungen
- Grüner Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 4 Kartons
- Zucker - 8 Kilo
- Süßstoff - 4 Kartons
- Halbfettmilch - 40 Liter
- Hafermilch - 20 liter
- Sojamilch - 10 Liter
- Stilles Mineralwasser - 180 Liter
- Mineralwasser spritzig - 120 liter
- Cola - 40 Liter
- Cola Zero - 40 Liter
- Sinas - 30 Liter
- Tonic - 20 Liter
- Apfelsaft - 30 Liter
- Orangensaft - 30 liter
- Zitronen - 8 Kilo
- Limetten - 6 Kilo
- Eiswürfel - 60 Kilo
- Mini-Croissants - 400 Stück
- Mini-Schokobrötchen - 300 Stück
- Vollkornbrot - 30 Brote
- Weißbrot - 20 Brote
- Mehrkornbrot - 20 Brote
- Mini-Brötchen - 500 Stück
- Butter - 6 Kilo
- Frischkäse - 5 Kilo
- Junger Käse - 12 Kilo
- Käse rösten - 8 Kilo
- Gekochter Schinken - 8 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 6 Kilo
- Geräucherter Lachs - 5 Kilo
- Hummus - 8 Kilo
- Avocadocreme - 5 Kilo
- Erdbeermarmelade - 5 Kilo
- Aprikosenmarmelade - 4 Kilo
- Erdnussbutter - 4 Kilo
- Tomaten - 15 Kilo
- Gurken - 12 Kilo
- Paprika - 10 Kilo
- Rucola - 5 Kilo
- Gemischter Salat - 12 Kilo
- Karotten - 8 Kilo
- Rote Zwiebel - 5 Kilo
- Avocados - 80 Stück
- Kichererbsen - 10 Kilo
- Linsen - 8 Kilo
- Basmati-Reis - 25 Kilo
- Pasta - 20 Kilo
- Kartoffeln - 35 Kilo
- Gemüsebouillon - 4 Kilo
- Hähnchenbrustfilet - 30 Kilo
- Lachsfilet - 20 Kilo
- Tofu - 15 Kilo
- Zucchini - 15 Kilo
- Auberginen - 12 Kilo
- Brokkoli - 15 Kilo
- Blumenkohl - 12 Kilo
- Grüne Bohnen - 12 Kilo
- Champignons - 10 Kilo
- Kokosmilch - 24 Liter
- Tomatenwürfel - 30 Dosen
- Olivenöl - 10 Liter
- Sonnenblumenöl - 5 Liter
- Balsamicoessig - 4 Liter
- Rotweinessig - 4 Liter
- Mayonnaise - 8 Liter
- Ketchup - 6 Liter
- Senf - 4 Liter
- Sojasauce - 4 Liter
- Chilisauce - 3 Liter
- Salz - 3 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 1 Kilo
- Paprikapulver - 1 Kilo
- Currypulver - 1 Kilo
- Kreuzkümmel - 1 Kilo
- Knoblauch - 3 Kilo
- Frischer Ingwer - 2 Kilo
- Basilikum - 30 Bund
- Petersilie - 30 Bund
- Äpfel - 40 Kilo
- Bananen - 35 Kilo
- Trauben - 25 Kilo
- Orangen - 30 Kilo
- Melonen - 20 Stück
- Joghurt - 30 Kilo
- Granola - 12 Kilo
- Nussmix - 8 Kilo
- Paprikachips - 8 Kilo
- Naturelchips - 8 Kilo
- Oliven - 8 Kilo
- Gemischte Nüsse - 8 Kilo
- Mini-Kekse - 12 Kilo
- Zartbitterschokolade - 6 Kilo
- Vanilleeis - 20 Liter
- Frischhaltefolie - 6 Rollen
- Aluminiumfolie - 6 Rollen
- Backpapier - 6 Rollen
- Servietten - 1200 Stück
- Küchenpapier - 24 Rollen
- Toilettenpapier - 96 Rollen
- Müllsäcke - 200 Stück
- Spülmittel - 10 Liter
- Allzweckreiniger - 10 Liter
- Glasreiniger - 5 Liter
- Handseife - 12 Liter
- Handdesinfektionsmittel - 12 Liter
- Schwammtücher - 50 Stück
Tipps
- Plane für jeden Sitzungsraum einen eigenen Laptop, Projektor, Präsentationsklicker und die passenden HDMI- sowie USB-C-Adapter ein. So musst du zwischen parallelen Sitzungen keine Geräte umstecken.
- Bestelle Dolmetschempfänger und Headsets nach der Zahl der erwarteten Zuhörer pro mehrsprachiger Sitzung und halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit. Fehlende Geräte lassen sich am Kongresstag kaum ersetzen.
- Rechne bei Mikrofonen nicht nur mit dem Rednerpult: Für Podien brauchst du Tischmikrofone, für Fragen aus dem Saal Funkmikrofone und je nach Raum Mikrofonständer. Lass die Technik spätestens am Vortag aufbauen und testen.
- Für die Registrierung werden mehrere Tische, Namensschilder und Kongressmappen benötigt. Lege die Namensschilder mindestens 24 Stunden vor Beginn nach Nachnamen oder Anmeldestatus sortiert aus.
- Vergiss die kleinen Verbindungsteile nicht: Verlängerungskabel, HDMI-Kabel, USB-C-Adapter und Powerbanks sollten für jeden Technikbereich eingeplant werden. Beschrifte die Kabel vor dem Aufbau, damit sie nach den Sitzungen schnell wiedergefunden werden.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für einen Weltkongress?
- Du brauchst Mobiliar für Registrierung, Bühne und Sitzungen, außerdem Projektoren, Leinwände, Laptops, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpulte und Präsentationskabel. Bei mehrsprachigen Veranstaltungen kommen Dolmetschempfänger, Sender und Headsets hinzu.
- Wie viele Stühle brauche ich für einen Weltkongress?
- Plane mindestens einen Kongressstuhl pro angemeldeter Person und ergänze eine Reserve von etwa 5 bis 10 Prozent. Bei 300 erwarteten Gästen wären das rund 315 bis 330 Stühle, sofern keine Plätze für Technik oder Wege abgezogen werden.
- Wann muss ich die Kongresstechnik bestellen?
- Reserviere Projektoren, Mikrofone, Übersetzungstechnik und Laptops idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Führe den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag mit den tatsächlichen Präsentationen durch.
- Wie viele Headsets brauche ich für die Übersetzung?
- Rechne mit einem Headset pro gleichzeitig übersetzender Person und einem Dolmetschempfänger pro Zuhörer, der die Übersetzung benötigt. Bestelle zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve und prüfe die Anzahl spätestens zwei Wochen vor dem Kongress anhand der Anmeldungen.
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