Qué necesitas para un congreso mundial

Un congreso mundial necesita mucho más que una sala y un escenario. Esta lista reúne el material para recibir a los asistentes, equipar las sesiones, facilitar la traducción y mantener el programa en marcha durante toda la jornada. Calcula las cantidades según el aforo confirmado y prepara al menos un puesto de registro por cada 150 asistentes. Los cables, adaptadores, auriculares de traducción y vasos para agua suelen olvidarse hasta el último momento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 330
Mesas plegablescant. 36
Mesas bistrocant. 24
Mesas de registrocant. 4
Mesas de debatecant. 2
Piezas de escenariocant. 12
Atril
Mesas de maquillajecant. 8

Equipo

Proyectorescant. 4
Pantallas de proyeccióncant. 4
Portátilescant. 6
Pulsadores de presentacióncant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 10
Micrófonos de mesacant. 8
Soportes de micrófonocant. 6
Altavocescant. 8
Mesas de mezclascant. 3
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 20
Cables HDMIcant. 12
Adaptadores USB-Ccant. 8
Receptores de traduccióncant. 330
Transmisores de traduccióncant. 8
Auriculares con micrófonocant. 330
Routers wificant. 6
Baterías externascant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Lámparas de piecant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 360
Copas de vinocant. 330
Tazas de cafécant. 330
Platos de cenacant. 360
Platos de postrecant. 360
Cubiertos para juegos de mesacant. 360
Cucharillas de cafécant. 330
Cubiertos de serviciocant. 36

Cocina

Máquinas de cafécant. 6
Teterascant. 6
Termoscant. 18
Chafing dishescant. 12
Bandejas de servircant. 24
Bandejas de servir con tapacant. 12
Bandejas de bufécant. 24
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Neveras portátilescant. 8
Cubiterascant. 12

Decoración

Banderas de paísescant. 40
Soportes para banderascant. 20
Manteles runnerscant. 36
Portanombrescant. 330
Carteles direccionalescant. 20
Paneles informativoscant. 12
Banners enrollablescant. 6
Números de mesacant. 36

Limpieza

Papeleracant. 20
Aspiradorascant. 4
Fregonascant. 6
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 12

Catering

Compras
- Granos de café - 12 kilos
- Té negro - 8 cajas
- Té verde - 4 cajas
- Té de hierbas - 4 cajas
- Azúcar - 8 kilo
- Edulcorantes - 4 cajas
- Leche semidesnatada - 40 liter
- Leche de avena - 20 liter
- Leche de soja - 10 liter
- Agua mineral sin gas - 180 liter
- Agua mineral con gas - 120 litros
- Cola - 40 litros
- Cola Zero - 40 liter
- Sinas - 30 liter
- Tónica - 20 litros
- Zumo de manzana - 30 litros
- Zumo de naranja - 30 litros
- Limones - 8 kilo
- Limas - 6 kilos
- Cubitos de hielo - 60 kilos
- Mini croissants - 400 unidades
- Mini croissants de chocolate - 300 unidades
- Pan integral - 30 panes
- Pan blanco - 20 barras
- Pan multicereales - 20 panes
- Mini panecillos - 500 unidades
- Mantequilla - 6 kilo
- Queso crema - 5 kilo
- Queso joven - 12 kilos
- Queso curado - 8 kilo
- Jamón cocido - 8 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 6 kilo
- Salmón ahumado - 5 kilo
- Hummus - 8 kilo
- Crema de aguacate - 5 kilo
- Mermelada de fresa - 5 kilos
- Mermelada de albaricoque - 4 kilos
- Mantequilla de cacahuete - 4 kilos
- Tomates - 15 kilos
- Pepinos - 12 kilos
- Pimientos - 10 kilos
- Rúcula - 5 kilos
- Ensalada mixta - 12 kilo
- Zanahorias - 8 kilos
- Cebolla roja - 5 kilo
- Aguacates - 80 unidades
- Garbanzos - 10 kilo
- Lentejas - 8 kilo
- Arroz basmati - 25 kilos
- Pasta - 20 kilos
- Patatas - 35 kilos
- Caldo de verduras - 4 kilo
- Pechuga de pollo - 30 kilo
- Filete de salmón - 20 kilos
- Tofu - 15 kilo
- Calabacines - 15 kilo
- Berenjenas - 12 kilo
- Brócoli - 15 kilo
- Coliflor - 12 kilo
- Judías verdes - 12 kilo
- Champiñones - 10 kilo
- Leche de coco - 24 liter
- Tomate en cubos - 30 latas
- Aceite de oliva - 10 liter
- Aceite de girasol - 5 litros
- Vinagre balsámico - 4 litros
- Vinagre de vino tinto - 4 litros
- Mayonesa - 8 liter
- Ketchup - 6 liter
- Mostaza - 4 litros
- Salsa de soja - 4 litros
- Salsa de chile - 3 liter
- Sal - 3 kilos
- Pimienta negra - 1 kilo
- Pimentón - 1 kilo
- Curry en polvo - 1 kilo
- Comino - 1 kilo
- Ajo - 3 kilo
- Jengibre fresco - 2 kilo
- Albahaca - 30 ramos
- Perejil - 30 manojos
- Manzanas - 40 kilo
- Plátanos - 35 kilos
- Uvas - 25 kilo
- Naranjas - 30 kilos
- Melones - 20 unidades
- Yogur - 30 kilo
- Granola - 12 kilo
- Mezcla de frutos secos - 8 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 kilo
- Chips naturales - 8 kilos
- Aceitunas - 8 kilo
- Frutos secos mixtos - 8 kilos
- Mini galletas - 12 kilos
- Chocolate negro - 6 kilos
- Helado de vainilla - 20 litros
- Film transparente - 6 rollos
- Papel de aluminio - 6 rollos
- Papel de horno - 6 rollos
- Servilletas - 1200 unidades
- Papel de cocina - 24 rollos
- Papel higiénico - 96 rollos
- Bolsas de basura - 200 unidades
- Lavavajillas - 10 litros
- Limpiador multiusos - 10 litros
- Limpiacristales - 5 liter
- Jabón de manos - 12 litros
- Desinfectante de manos - 12 liter
- Bayetas - 50 unidades

Consejos

Prepara una mesa de registro por cada 150 asistentes y separa el material por turnos o sesiones. Ten las credenciales ordenadas alfabéticamente para evitar colas durante la primera hora.
Calcula las sillas con el aforo de cada sala y añade un margen del 5 % para cambios de última hora. Las mesas de debate y el atril deben quedar colocados antes de la prueba técnica.
Reserva un proyector y una pantalla por sala con presentaciones, además de un portátil y un pulsador de presentación. Lleva cables HDMI, adaptadores USB-C y al menos 2 regletas por sala técnica.
Para la traducción simultánea, prepara un receptor y unos auriculares por persona que la necesite, más un 10 % de unidades de repuesto. Comprueba las cabinas, transmisores y receptores como mínimo 2 horas antes de la primera sesión.
Calcula 2 vasos para agua por asistente si habrá pausas y sesiones de varias horas. Coloca baterías externas, routers wifi y alargadores en puntos visibles, porque son los primeros recursos que se solicitan cuando empieza el congreso.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso mundial?: Calcula una silla por asistente confirmado en cada sala y añade un 5 % adicional. Si esperas 400 asistentes en una sesión general, prepara al menos 420 sillas.
¿Cuántos auriculares de traducción debo comprar o alquilar?: Prepara un receptor y un auricular por cada asistente que haya solicitado traducción, más un 10 % de reserva. Para 200 usuarios, lleva al menos 220 unidades.
¿Cuánto material técnico necesito por sala?: Cada sala con presentaciones necesita como mínimo un proyector, una pantalla, un portátil, un pulsador, cables HDMI, adaptadores USB-C y 2 regletas. Haz la prueba completa al menos 2 horas antes de abrir las puertas.
¿Cuándo debo preparar las credenciales y la señalización?: Imprime y comprueba las credenciales entre 24 y 48 horas antes del congreso. Coloca los planos, horarios y señales de registro como mínimo 2 horas antes de la llegada de los asistentes.

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