La liste de matériel pour organiser un congrès mondial

Un congrès mondial demande du matériel pour accueillir les participants, faire intervenir les conférenciers et assurer les traductions. Prévoyez dès le départ le mobilier des salles, la sonorisation, les écrans, les ordinateurs et les câbles adaptés. Les besoins augmentent vite lorsque plusieurs sessions se déroulent en parallèle. Cette liste vous aide aussi à ne pas oublier les badges, les dossiers du congrès, la signalétique et les équipements d’accueil.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 330
Tables pliantesqté 36
Tables bistrotqté 24
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de discussionqté 2
Éléments de podiumqté 12
Pupitre
Tables de maquillageqté 8

Équipement

Projecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Ordinateurs portablesqté 6
Cliques de présentationqté 6
Microphones sans filqté 10
Microphones de tableqté 8
Pieds de microqté 6
Haut-parleursqté 8
Tables de mixageqté 3
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Câbles HDMIqté 12
Adaptateurs USB-Cqté 8
Récepteurs de traductionqté 330
Émetteurs de traductionqté 8
Casquesqté 330
Routeurs Wi-Fiqté 6
Batteries externesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampadairesqté 8
Pieds d’éclairageqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 360
Verres à vinqté 330
Tasses à caféqté 330
Assiettes de dînerqté 360
Assiettes à dessertqté 360
Couverts des sets de dînerqté 360
Cuillères à caféqté 330
Couverts de serviceqté 36

Cuisine

Machines à caféqté 6
Bouilloiresqté 6
Thermosqté 18
Bains-marieqté 12
Plateaux de serviceqté 24
Plats de service avec couvercleqté 12
Bacs à buffetqté 24
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Glacièresqté 8
Bacs à glaçonsqté 12

Décoration

Drapeaux des paysqté 40
Pieds de drapeauqté 20
Chemins de tableqté 36
Supports de badges nominatifsqté 330
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Bannières enroulablesqté 6
Numéros de tableqté 36

Nettoyage

Poubellesqté 20
Aspirateursqté 4
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 12 kilo
- Thé noir - 8 cartons
- Thé vert - 4 boîtes
- Tisane - 4 boîtes
- Sucre - 8 kilo
- Confiseries - 4 boîtes
- Lait demi-écrémé - 40 litres
- Lait d'avoine - 20 litres
- Lait de soja - 10 litres
- Eau minérale plate - 180 liter
- Eau minérale pétillante - 120 liter
- Cola - 40 litres
- Cola Zero - 40 litres
- Sinas - 30 litres
- Tonic - 20 litres
- Jus de pomme - 30 litres
- Jus d'orange - 30 litres
- Citrons - 8 kilos
- Limes - 6 kilo
- Glaçons - 60 kilo
- Mini-croissants - 400 pièces
- Mini pains au chocolat - 300 pièces
- Pain complet - 30 pains
- Pain blanc - 20 pains
- Pain multicéréales - 20 pains
- Petits pains durs - 500 pièces
- Beurre doux - 6 kilo
- Fromage frais - 5 kilo
- Fromage jeune - 12 kilo
- Fromage affiné - 8 kilo
- Jambon cuit - 8 kilo
- Blanc de poulet fumé - 6 kilos
- Saumon fumé - 5 kilo
- Houmous - 8 kilos
- Tartinade d’avocat - 5 kilo
- Confiture de fraises - 5 kilo
- Confiture d’abricot - 4 kilo
- Beurre de cacahuète - 4 kilos
- Tomates - 15 kilo
- Concombres - 12 kilo
- Poivrons - 10 kilos
- Roquette - 5 kilo
- Salade mixte - 12 kilo
- Carottes - 8 kilos
- Oignon rouge - 5 kilos
- Avocats - 80 pièces
- Pois chiches - 10 kilo
- Lentilles - 8 kilos
- Riz basmati - 25 kilo
- Pâtes - 20 kilos
- Pommes de terre - 35 kilos
- Bouillon de légumes - 4 kilos
- Filet de poulet - 30 kilos
- Filet de saumon - 20 kilos
- Tofu - 15 kilo
- Courgettes - 15 kilo
- Aubergines - 12 kilos
- Brocoli - 15 kilos
- Chou-fleur - 12 kilo
- Haricots verts - 12 kilo
- Champignons - 10 kilo
- Lait de coco - 24 liter
- Tomates concassées - 30 boîtes
- Huile d’olive - 10 liter
- Huile de tournesol - 5 litres
- Vinaigre balsamique - 4 liter
- Vinaigre de vin rouge - 4 liter
- Mayonnaise - 8 litres
- Ketchup - 6 litres
- Moutarde - 4 litres
- Sauce soja - 4 litres
- Sauce chili - 3 litres
- Sel - 3 kilos
- Poivre noir - 1 kilo
- Paprika en poudre - 1 kilo
- Poudre de curry - 1 kilo
- Cumin - 1 kilo
- Ail - 3 kilo
- Gingembre frais - 2 kilos
- Basilic - 30 bottes
- Persil - 30 bottes
- Pommes - 40 kilo
- Bananes - 35 kilos
- Raisins - 25 kilo
- Oranges - 30 kilo
- Melons - 20 pièces
- Yaourt - 30 kilo
- Granola - 12 kilo
- Mélange de noix - 8 kilos
- Chips au paprika - 8 kilo
- Chips nature - 8 kilo
- Olives - 8 kilos
- Noix mélangées - 8 kilos
- Mini biscuits - 12 kilos
- Chocolat noir - 6 kilo
- Glace à la vanille - 20 liter
- Film alimentaire - 6 rouleaux
- Papier aluminium - 6 rouleaux
- Papier sulfurisé - 6 rouleaux
- Serviettes - 1200 pièces
- Papier essuie-tout - 24 rouleaux
- Papier toilette - 96 rouleaux
- Sacs poubelle - 200 pièces
- Liquide vaisselle - 10 liter
- Nettoyant multi-usages - 10 litres
- Nettoyant pour vitres - 5 litres
- Savon pour les mains - 12 litres
- Désinfection des mains - 12 litres
- Chiffons éponge - 50 pièces

Conseils

Prévoyez un ordinateur portable par espace de présentation, plus au moins un appareil de secours pour remplacer rapidement celui qui tombe en panne.
Comptez un microphone sans fil pour les intervenants mobiles et un microphone de table par table de discussion ou espace de questions.
Pour la traduction, prévoyez un récepteur et un casque par participant qui en a besoin, ainsi que des émetteurs et des équipements de cabine en nombre suffisant pour les langues prévues.
Ajoutez des rallonges, multiprises, câbles HDMI et adaptateurs USB-C avant l’installation : les présentateurs n’utilisent pas tous le même connecteur.
Imprimez les badges, plannings, plans et dossiers au plus tard la veille. Gardez une réserve de badges vierges et de feuilles pour corriger les dernières modifications sur place.

Questions fréquentes

Combien de casques de traduction faut-il prévoir pour un congrès mondial ?: Prévoyez un casque et un récepteur par participant ayant demandé la traduction, puis ajoutez une réserve d’environ 10 %. Le nombre final doit être arrêté après la collecte des besoins alimentaires et linguistiques, idéalement 7 jours avant le congrès.
Quel matériel audiovisuel faut-il pour chaque salle de congrès ?: Prévoyez au minimum un projecteur, un écran, un ordinateur portable, un câble HDMI, un adaptateur USB-C et un dispositif de présentation par salle. Pour une grande salle, ajoutez des microphones, des haut-parleurs et une table de mixage adaptés au nombre de participants.
Combien de badges faut-il imprimer pour un congrès ?: Imprimez un badge par inscrit confirmé et prévoyez 5 à 10 % de badges supplémentaires pour les inscriptions tardives, les corrections et les intervenants ajoutés. Vérifiez les informations des badges au moins 48 heures avant l’ouverture de l’accueil.
Quand faut-il préparer la signalétique et les plans du congrès ?: Préparez les plans et la signalétique dès que la disposition des salles est confirmée, puis imprimez la version finale 24 heures avant l’événement. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour l’entrée, les changements de salle et les zones de traduction.

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