LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een welkomstfeest bij je bruiloft

Een welkomstfeest voor je bruiloft vraagt vooral om een strakke voorbereiding: gasten bevestigen, dieetwensen verzamelen en daarna catering, drank, servies en meubilair vastleggen. Begin met de aantallen uit de gastenlijst, zodat je niet te weinig glazen, stoelen of hapjes bestelt. Regel bestellingen met een vaste ophaaldatum en controleer het weer voordat je de opstelling maakt. Deze checklist helpt je van de eerste uitnodiging tot het klaarzetten van het binnenalternatief en de laatste boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Gastenlijst controleren

    2 personen

  • Menu definitief maken

    2 personen

  • Cateringhoeveelheden berekenen

  • Bloemen bestellen

  • Taart bestellen

  • Hapjes bestellen

  • Dranken bestellen

  • Servies reserveren

  • Meubilair reserveren

  • Muziek samenstellen

  • Welkomstbord ontwerpen

  • Tafelindeling maken

    2 personen

  • Persoonlijke kaartjes schrijven

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Alternatief binnen klaarzetten

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Verse boodschappen kopen

    2 personen

  • Dranken ophalen

    2 personen

  • Bloemen ophalen

  • Taart ophalen

  • Servies controleren

    2 personen

  • Meubilair controleren

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes controleren

    2 personen

  • Allergenen markeren

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Buffettafels plaatsen

    3 personen

  • Loungehoek inrichten

    3 personen

  • Verlichting ophangen

    3 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Bloemstukken plaatsen

    2 personen

  • Welkomsttafel inrichten

    2 personen

  • Gastenboek klaarleggen

  • Cadeautafel inrichten

    2 personen

  • Muziek aansluiten

    2 personen

  • Microfoon testen

    2 personen

  • Koelbuffet inrichten

    3 personen

  • Hapjes uitstallen

    3 personen

  • Taart presenteren

    2 personen

  • Servies klaarzetten

    3 personen

  • Dranken klaarzetten

    3 personen

  • Afvalpunten plaatsen

    2 personen

  • Gastenteam instrueren

    3 personen

  • Laatste veiligheidsronde doen

    2 personen

Event

  • Gasten verwelkomen

    3 personen

  • Jassen aannemen

    2 personen

  • Welkomstdrank serveren

    3 personen

  • Gastenboek begeleiden

  • Cadeaus aannemen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    3 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Taart aansnijden

    2 personen

  • Taart serveren

    3 personen

  • Muziek verzorgen

  • Licht bijstellen

  • Afscheid nemen van gasten

    2 personen

  • Laatste drankronde serveren

    2 personen

Nazorg

  • Servies verzamelen

    4 personen

  • Eten veilig opbergen

    2 personen

  • Dranken opruimen

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Meubilair terugzetten

    4 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Koelers legen

    2 personen

  • Geleend materiaal controleren

    2 personen

  • Meubilair retourneren

    2 personen

  • Servies retourneren

    2 personen

  • Afval wegbrengen

    2 personen

  • Koelboxen reinigen

    2 personen

  • Gastenboek en kaarten bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 70
  • Buffettafelsaantal 3
  • Barkrukkenaantal 8
  • Loungebankenaantal 2
  • Loungetafelsaantal 3
  • Kapstokkenaantal 2
  • Kledinghangersaantal 75
  • Tafelkleedtafelsaantal 8

Servies

  • Dinerbordenaantal 75
  • Gebaksbordjesaantal 75
  • Waterglazenaantal 75
  • Wijnglazenaantal 75
  • Champagneglazenaantal 70
  • Koffiekopjesaantal 50
  • Theeglazenaantal 30
  • Koffielepelsaantal 50
  • Vorkenaantal 75
  • Messenaantal 75
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8
  • Karaffenaantal 8
  • Champagne-emmersaantal 3

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 3
  • Taartschepaantal 2
  • Broodmandenaantal 4
  • Aluminiumfolieaantal 2
  • Vershoudfolieaantal 2
  • Maatbekersaantal 2
  • Keukenweegschaal
  • Serveerruimtebakkenaantal 6

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 4
  • IJsboxenaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Bluetoothspeakeraantal 2
  • Microfoon
  • Muziekspeler

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 6
  • Lantaarnsaantal 8
  • Ledlampenaantal 6
  • Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

  • Welkomstbord
  • Gastenboek
  • Pennenaantal 6
  • Tafellopersaantal 8
  • Vazenaantal 10
  • Kaarshoudersaantal 16
  • Ledkaarsenaantal 24
  • Ballonnenaantal 80
  • Ballonlintaantal 2
  • Fotolijstjesaantal 8
  • Cadeaubox
  • Naamkaartjesaantal 70
  • Menukaartenaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Bezemaantal 2
  • Vuilniscontainersaantal 3
  • Dweilaantal 2
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6
  • Toiletborstelsaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Stuur de uitnodigingen uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf en geef gasten een duidelijke uiterste datum voor aanmelden en dieetwensen. Verwerk reacties wekelijks, zodat je cateringhoeveelheden en tafelindeling niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
  • Leg catering, taart, bloemen, dranken, servies en meubilair uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf definitief vast. Noteer per bestelling wie deze ophaalt, op welk tijdstip en waar alles tijdelijk gekoeld of veilig bewaard wordt.
  • Tel servies per gebruiksmoment: plan minimaal 1 dinerbord, 1 gebaksbordje, 1 waterglas en 1 wijnglas per gast, plus ongeveer 10% reserve. Bij champagne of koffie heb je daarnaast aparte glazen of kopjes nodig; die worden vaak vergeten.
  • Maak uiterlijk een week vooraf de tafelindeling, persoonlijke kaartjes, het welkomstbord en de muzieklijst af. Controleer ook of er genoeg kapstokken en kledinghangers zijn, vooral wanneer gasten direct vanuit een formele outfit komen.
  • Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en maak het binnenalternatief volledig bruikbaar, niet alleen theoretisch. Haal verse boodschappen en bestellingen op een vaste dag op, controleer servies en meubilair bij levering en zet gekoelde dranken pas zo laat mogelijk klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een welkomstfeest voor een bruiloft organiseren?
Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst en uitnodigingen. Rond 3 tot 4 weken vooraf de aantallen, catering, drank, bloemen, taart, servies en meubels af; de laatste week gebruik je voor indeling en controles.
Hoeveel eten heb je nodig voor een welkomstfeest bij een bruiloft?
Bereken de catering op basis van het definitieve aantal aangemelde gasten en houd voor hapjes ongeveer 6 tot 8 stuks per persoon aan bij een feest van 2 tot 3 uur. Voor een maaltijd plan je daarnaast een volledige portie per gast en ongeveer 10% extra voor onverwachte eters of grotere porties.
Hoeveel drank moet je bestellen voor een welkomstfeest?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie naast alcohol altijd water en frisdrank; koel een eerste voorraad vooraf en houd de rest beschikbaar om later bij te vullen.
Wanneer controleer je het weer voor een welkomstfeest?
Bekijk de verwachting 7 dagen vooraf voor de grote indeling en controleer opnieuw 48 uur en 24 uur vooraf. Zet het binnenalternatief uiterlijk de dag ervoor klaar, inclusief tafels, stoelen, verlichting en een plek voor jassen en drank.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!