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Checkliste für die Willkommensfeier zur Hochzeit

Eine Willkommensfeier zur Hochzeit wirkt entspannt, wenn Zusagen, Essenswünsche und Mengen früh feststehen. Beginne mit Einladungen und Gästeliste, bevor du Menü, Catering, Getränke, Mobiliar und Geschirr verbindlich bestellst. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Raumaufteilung und die Alternative für drinnen. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Abholung, Aufbau, frische Einkäufe und die Kontrolle von Torte, Blumen und Geschirr.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Gästeliste prüfen

    2 Personen

  • Menü finalisieren

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

  • Blumen bestellen

  • Torte bestellen

  • Snacks bestellen

  • Getränke bestellen

  • Geschirr reservieren

  • Möbel reservieren

  • Musik zusammenstellen

  • Willkommensschild gestalten

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Persönliche Karten schreiben

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternative drinnen vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe besorgen

    2 Personen

  • Getränke abholen

    2 Personen

  • Blumen abholen

  • Torte abholen

  • Geschirr prüfen

    2 Personen

  • Möbel überprüfen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks prüfen

    2 Personen

  • Allergene kennzeichnen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet-Tische aufstellen

    3 Personen

  • Lounge-Bereich einrichten

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Gästebuch bereitlegen

  • Geschenketisch einrichten

    2 Personen

  • Musik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Kaltbuffet einrichten

    3 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Torte präsentieren

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Gastteam einweisen

    3 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Gästebuch betreuen

  • Geschenke entgegennehmen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Licht anpassen

  • Sich von Gästen verabschieden

    2 Personen

  • Letzte Getränkerunde servieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Essen sicher verstauen

    2 Personen

  • Getränke wegräumen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Geliehenes Material prüfen

    2 Personen

  • Möbel zurückgeben

    2 Personen

  • Geschirr zurückbringen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Gästebuch und Karten aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 8
  • LoungebänkeAnz. 2
  • LoungetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 75
  • Tischdecken-TischeAnz. 8

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 75
  • TortenplattenAnz. 75
  • WassergläserAnz. 75
  • WeingläserAnz. 75
  • ChampagnergläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TeegläserAnz. 30
  • KaffeelöffelAnz. 50
  • GabelnAnz. 75
  • MesserAnz. 75
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaraffenAnz. 8
  • Champagner-EimerAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • TortenheberAnz. 2
  • BrotkörbeAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2
  • Küchenwaage
  • ServierraumkistenAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Musikplayer

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LaternenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • Willkommensschild
  • Gästebuch
  • StifteAnz. 6
  • TischläuferAnz. 8
  • VasenAnz. 10
  • KerzenhalterAnz. 16
  • StumpenkerzenAnz. 24
  • BallonsAnz. 80
  • BallonbandAnz. 2
  • FotorahmenAnz. 8
  • Geschenkbox
  • NamensschilderAnz. 70
  • SpeisekartenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesenAnz. 2
  • MüllcontainerAnz. 3
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug und bearbeite Rückmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 14 Tage vor der Feier, damit das finale Menü und die Cateringmengen angepasst werden können.
  • Plane Getränke getrennt nach Empfang, Essen und späterem Abend. Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und bestelle Wasser zusätzlich zu Wein, Sekt und alkoholfreien Optionen.
  • Kläre Mobiliar und Geschirr nicht erst beim Aufbau. Reserviere Tische, Klappstühle, Buffettische und benötigte Gläser mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und prüfe die Lieferung oder Abholung am Vortag.
  • Lege die Tischordnung und das Willkommensschild spätestens eine Woche vor der Feier fest. Persönliche Karten solltest du ebenfalls vorher schreiben, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Aufbau und Empfang liegen bleibt.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und richte die Indoor-Alternative bereits gedanklich ein. Abholungen von Blumen, Torte und Getränken sowie frische Einkäufe gehören in einen klaren Ablauf mit festen Uhrzeiten.

Häufige Fragen

Wann sollte man die Einladungen zur Willkommensfeier verschicken?
Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Feier. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 3 Wochen vorher, damit Gästeliste, Ernährungswünsche und Mengen rechtzeitig feststehen.
Wie viele Getränke braucht man bei einer Willkommensfeier zur Hochzeit?
Für die erste Stunde kannst du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Plane zusätzlich ausreichend Wasser und alkoholfreie Getränke ein; für den restlichen Abend hängt die Menge von Dauer, Menü und Wetter ab.
Wann muss man Catering, Torte und Blumen bestellen?
Bestelle Catering, Torte und Blumen möglichst 4 bis 6 Wochen vor der Feier. Das endgültige Menü und die Mengen solltest du nach Ablauf der Rückmeldefrist, etwa 2 bis 3 Wochen vorher, bestätigen.
Wann sollte man die Getränke und die Torte abholen?
Lege die Abholung von Getränken und Blumen auf den Vortag, wenn Lagerung und Kühlung möglich sind. Die Torte holst du am Veranstaltungstag so ab, dass sie mindestens 1 bis 2 Stunden vor dem Anschneiden sicher gekühlt steht.

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