Checklist pour organiser la fête de bienvenue du mariage

Une fête de bienvenue réussie repose surtout sur une bonne coordination entre les invités, le repas et la logistique. Commence par envoyer les invitations et recueillir les réponses alimentaires, puis ajuste le menu et les quantités. Les réservations de mobilier, de vaisselle, de fleurs et de gâteau doivent être confirmées assez tôt. Cette checklist t’aide à suivre les préparatifs jusqu’aux dernières courses et aux récupérations le jour venu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des invités
2 personnes
Finaliser le menu
2 personnes
Calculer les quantités de catering
Commander des fleurs
Commander le gâteau
Commander des amuse-bouches
Commander des boissons
Réserver la vaisselle
Réserver le mobilier
Composer la musique
Concevoir le panneau de bienvenue
Établir le plan de table
2 personnes
Écrire des cartes personnelles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Préparer une solution de repli en intérieur
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des courses fraîches
2 personnes
Récupérer les boissons
2 personnes
Récupérer les fleurs
Aller chercher le gâteau
Vérifier la vaisselle
2 personnes
Vérifier le mobilier
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les amuse-bouches
2 personnes
Signaler les allergènes
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables du buffet
3 personnes
Aménager un coin lounge
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer le livre d'or
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Installer le buffet froid
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Présenter le gâteau
2 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Préparer les boissons
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Informer l’équipe d’accueil
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Encadrer le livre d’or
Recevoir les cadeaux
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau
3 personnes
Fournir la musique
Ajuster l'éclairage
Dire au revoir aux invités
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
4 personnes
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
Ranger les boissons
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le mobilier
2 personnes
Retourner la vaisselle
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Conserver le livre d’or et les cartes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 8
Canapés de salonqté 2
Tables loungeqté 3
Porte-manteauxqté 2
Cintresqté 75
Tables nappéesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à pâtisserieqté 75
Verres à eauqté 75
Verres à vinqté 75
Verres à champagneqté 70
Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 30
Cuillères à caféqté 50
Fourchettesqté 75
Couteauxqté 75
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8
Seaux à champagneqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pelle à gâteauqté 2
Corbeilles à painqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Verres doseursqté 2
Balance de cuisine
Bacs pour la zone de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Lecteur audio

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternesqté 8
Lampes LEDqté 6
Rallongesqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Livre d’or
Stylosqté 6
Chemins de tableqté 8
Vasesqté 10
Bougeoirsqté 16
Bougies LEDqté 24
Ballonsqté 80
Ruban pour ballonsqté 2
Cadres photoqté 8
Boîte cadeau
Badges nominatifsqté 70
Cartes de menuqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Conteneurs à déchetsqté 3
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demande les réponses et les besoins alimentaires au moins 3 semaines avant la fête. Tu pourras ainsi finaliser le menu et calculer les quantités sans commander à l’aveugle.
Prévois environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Sépare les boissons à récupérer et celles qui doivent rester au frais.
Confirme le mobilier et la vaisselle 10 à 14 jours avant l’événement. Vérifie notamment les verres à eau, à vin et à champagne, les assiettes, les couverts et les plats de service.
Ne laisse pas les fleurs, les amuse-bouches et le gâteau au dernier moment : confirme chaque commande au moins 7 jours avant, avec une heure précise de retrait ou de livraison.
Consulte les prévisions météo 3 jours avant et prépare une solution intérieure complète. Le plan de repli doit inclure les tables, les chaises, le buffet et un espace pour les manteaux.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de bienvenue de mariage ?: Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant la fête. Fixe la date limite de réponse environ 3 semaines avant, afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires à temps.
Combien de boissons prévoir pour une fête de bienvenue ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoute une marge de 10 % si la fête dure plusieurs heures ou se déroule par temps chaud.
Quand commander le gâteau et les fleurs ?: Confirme le gâteau et les fleurs au moins 7 jours avant l’événement. Note également l’heure de retrait ou de livraison, puis vérifie les commandes la veille.
Quand vérifier la météo et préparer un plan intérieur ?: Consulte les prévisions 3 jours avant la fête, puis fais une dernière vérification la veille. Si la météo est incertaine, installe le plan intérieur au plus tard le matin de l’événement.

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