Wat heb je nodig voor een welkomstdienst?

Een welkomstdienst vraagt om meer dan koffie en stoelen. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, de dienst zelf, muziek, techniek en het moment erna. Stem je boodschappen af op het definitieve aantal aanmeldingen en houd rekening met dieetwensen. Regel verse producten pas kort voor de dienst en koel dranken vooraf. Op deze pagina vind je de boodschappenlijst en materialen die je naast de planning, catering en vrijwilligers nodig hebt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 12
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8
Podium
Lessenaar

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 130
Koffielepelsaantal 120
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Keuken

Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Koelcontainersaantal 4

Decoratie

Welkomsbord
Tafelkleedsetsaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Kaarsenaantal 24
Kaarsenhoudersaantal 12
Vlaggenlijnaantal 4
Naambordjesaantal 120
Pennenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Stofzuiger
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Chai thee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Koffiemelk - 2 flessen
- Cacaopoeder - 1 pak
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Jus d'orange - 8 pakken
- Spa Blauw - 48 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Bruisend water - 12 flessen
- Citroenen - 12 stuks
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Rode paprika's - 8 stuks
- Wortels - 2 kilo
- Bleekselderij - 2 stronken
- Sla - 6 kroppen
- Rucola - 6 zakken
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Mandarijnen - 40 stuks
- Aardbeien - 2 kilo
- Rozijnen - 1 kilo
- Gemengde noten - 1 kilo
- Naturelchips - 6 zakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute pretzels - 4 zakken
- Rijstwafels - 4 pakken
- Crackers - 6 pakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Mini pistolets - 100 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Roomkaas - 1,5 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Kruidenroomkaas - 1 kilo
- Kipfilet beleg - 1,5 kilo
- Rosbief - 1 kilo
- Eiersalade - 1 kilo
- Tonijnsalade - 1 kilo
- Jam - 4 potten
- Honing - 2 potten
- Pindakaas - 2 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Olijfolie - 1 fles
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Knoflookpoeder - 1 pot
- Italiaanse kruiden - 1 pot
- Pasta - 5 kilo
- Pastasaus - 8 potten
- Tomatenblokjes - 8 blikken
- Kidneybonen - 6 blikken
- Mais - 6 blikken
- Geraspte kaas - 2 kilo
- Vegetarische gehaktstukjes - 3 kilo
- Broodjes voor kinderen - 30 stuks
- Appelmoes - 6 potten
- Koekjes - 10 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Muffins - 80 stuks
- Slagroom - 6 spuitbussen
- IJsblokjes - 15 kilo
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 150 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 40 stuks
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Sponsjes - 10 stuks
- Papieren handdoeken - 6 pakken

Tips

Tel stoelen, kopjes, glazen en borden op basis van het definitieve aantal bezoekers en leg voor servies ongeveer 10% extra klaar. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet direct af te wassen.
Plan koffie, thee en water voor de ontvangst én na afloop. Zet koffiezetapparaten en waterkokers uiterlijk 60 minuten voor de start klaar en koel dranken minstens 4 uur vooraf.
Controleer de techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook op kabels en aansluitingen. Test laptop, beamer, geluidsmixer, luidsprekers en draadloze microfoons minimaal 2 uur voor het programma.
Leg programma’s, liedteksten en andere papieren minstens 30 minuten voor opening op de ontvangsttafel of stoelen. Print enkele extra exemplaren voor onverwachte bezoekers.
Zet ontvangsttafel, garderoberekken, buffettafels en kinderopvangbenodigdheden op voordat bezoekers binnenkomen. Wijs per onderdeel één vrijwilliger aan, zodat de voorganger en muzikanten zich op het programma kunnen richten.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een welkomstdienst?: Reken op stoelen, ontvangst- en buffettafels, koffie- en drinkservies, koffiezetapparaten, waterkokers, gekoelde dranken en materialen voor catering. Voor de dienst zelf zijn onder meer een lessenaar, geluidsmixer, luidsprekers, microfoons en eventueel een laptop en beamer nodig.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een welkomstdienst?: Neem het definitieve aantal aanmeldingen als basis en bestel of leen ongeveer 10% extra. Bij 80 bezoekers leg je dus circa 88 kopjes, glazen en borden klaar, plus voldoende vorken, messen en koffielepels.
Wanneer moet ik de techniek voor een welkomstdienst testen?: Test laptop, beamer, geluidsmixer, luidsprekers en microfoons minimaal 2 uur voor aanvang. Leg verlengkabels en stekkerdozen direct bij de apparatuur, zodat je niet vlak voor de dienst nog aansluitingen hoeft te zoeken.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een welkomstdienst doen?: Doe houdbare boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf en haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Koel dranken minstens 4 uur voor de ontvangst en controleer de boodschappenlijst nadat het definitieve aantal bezoekers bekend is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.