Begrüßungsdienst: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für einen Begrüßungsdienst brauchst du mehr als Getränke und Namenslisten. Am Empfang müssen Tisch, Sitzplätze, Garderobe und Programm sofort einsatzbereit sein; beim Catering dürfen Teller, Besteck und Serviergeschirr nicht knapp werden. Plane die Mengen erst nach der endgültigen Teilnehmerzahl und berücksichtige bestätigte Ernährungswünsche. Frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab, Getränke und Technik bereitest du früher vor.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
KlappischeAnz. 12
Empfangstisch
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 8
Bühne
Pult

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TellerAnz. 130
KaffeelöffelAnz. 120
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
Servierplatten mit DeckelAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand

Küche

WasserkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 4
KühlcontainerAnz. 4

Dekoration

Willkommensschild
TischdeckensetsAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
KerzenAnz. 24
KerzenhalterAnz. 12
WimpelketteAnz. 4
NamensschilderAnz. 120
StifteAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischsetsAnz. 2
Staubsauger
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Chai-Tee - 1 Karton
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Kaffeemilch - 2 Flaschen
- Kakaopulver - 1 Packung
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Zitronen - 12 Stück
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Rote Paprika - 8 Stück
- Karotten - 2 Kilo
- Staudensellerie - 2 Stangen
- Salat - 6 Köpfe
- Rucola - 6 Beutel
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Mandarinen - 40 Stück
- Erdbeeren - 2 Kilo
- Rosinen - 1 Kilo
- Gemischte Nüsse - 1 Kilo
- Naturchips - 6 Tüten
- Paprikachips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gesalzene Brezeln - 4 Beutel
- Reiswaffeln - 4 Packungen
- Cracker - 6 Pakete
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Mini-Pistolets - 100 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Frischkäse - 1,5 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Mittelalter Käse - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Kräuterfrischkäse - 1 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 1,5 Kilo
- Roastbeef - 1 Kilo
- Eiersalat - 1 Kilo
- Thunfischsalat - 1 Kilo
- Marmelade - 4 Gläser
- Honig - 2 Gläser
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 1 Flasche
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Knoblauchpulver - 1 pot
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Pasta - 5 Kilo
- Pastasauce - 8 Gläser
- Tomatenwürfel - 8 Dosen
- Kidneybohnen - 6 Dosen
- Mais - 6 Dosen
- Geriebener Käse - 2 kilo
- Vegetarische Hackstückchen - 3 Kilo
- Brötchen für Kinder - 30 Stück
- Apfelmus - 6 Gläser
- Kekse - 10 Packungen
- Brownies - 100 Stück
- Muffins - 80 Stück
- Schlagsahne - 6 Sprühdosen
- Eiswürfel - 15 Kilo
- Servietten - 500 Stück
- Pappbecher - 150 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Schwämme - 10 Stück
- Papierhandtücher - 6 Packungen

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens einen Teller, eine Gabel, ein Messer und einen Kaffeelöffel ein. Bei einem Buffet mit Nachschlag sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Kühle Getränke rechtzeitig und halte zusätzlich Kühlboxen bereit, falls die Kühlschränke nicht ausreichen.
Stelle am Empfang mindestens einen Empfangstisch auf und lege Programme, Anmeldeliste und Wegbeschreibung dort griffbereit aus. Ein zweiter Klapptisch erleichtert die Ausgabe oder die Garderobe.
Prüfe die Tontechnik spätestens am Vortag: Lautsprecher, Tonmischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Laptop und Beamer müssen zusammen funktionieren. Plane Verlängerungskabel in ausreichender Länge ein.
Hole frische Lebensmittel erst kurz vor dem Termin ab und bereite Servierschalen, Servierplatten mit Deckel und Servierlöffel vorher vor. So bleibt das Buffet beim Öffnen der Location schnell einsatzbereit.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für einen Begrüßungsdienst?: Plane je Teilnehmer mindestens einen Teller, eine Gabel, ein Messer und einen Kaffeelöffel ein. Für ein Buffet solltest du zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve vorsehen, damit du während des Empfangs nicht nachspülen musst.
Wie viele Getränke brauche ich beim Begrüßungsdienst?: Für die erste Stunde sind zwei bis drei Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert. Bei einem längeren Programm oder warmem Wetter solltest du eine zusätzliche Reserve einplanen und Wasser gut sichtbar bereitstellen.
Wann muss ich die Technik für den Begrüßungsdienst prüfen?: Teste Tonmischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, Laptop und Beamer spätestens am Vortag. Öffne die Location am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn, damit du Kabel, Mikrofonständer und Bildübertragung noch korrigieren kannst.
Wann soll ich frische Lebensmittel einkaufen?: Frische Produkte holst du am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher ab, abhängig von ihrer Haltbarkeit. Getränke, Geschirr und haltbare Waren kannst du bereits zwei bis drei Tage vorher kontrollieren und einkaufen.

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