Que prévoir pour un service d’accueil ?

Un service d’accueil demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut pouvoir recevoir les participants, les orienter, servir le café et les boissons, puis assurer le son et les présentations dans de bonnes conditions. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle et le matériel à acheter ou à emprunter. Ajuste les quantités au nombre définitif d’inscrits, confirmé quelques jours avant l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables pliantesqté 12
Table d’accueil
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Scène
Lutrin

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 130
Cuillères à caféqté 120
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 4
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 3
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Cuisine

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Gants de cuisineqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 4

Décoration

Panneau de bienvenue
Sets de nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Bougiesqté 24
Bougeoirsqté 12
Guirlande de fanionsqté 4
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Aspirateur
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Thé chai - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d'orange - 8 packs
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Citrons - 12 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Poivrons rouges - 8 pièces
- Carottes - 2 kilos
- Céleri branche - 2 bottes
- Laitues - 6 pièces
- Roquette - 6 sacs
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Clémentines - 40 pièces
- Fraises - 2 kilos
- Raisins secs - 1 kilo
- Noix mélangées - 1 kilo
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips tortilla - 6 sachets
- Bretzels salés - 4 sacs
- Galettes de riz - 4 paquets
- Crackers - 6 paquets
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Mini pistolets - 100 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage à la crème aux herbes - 1 kilo
- Blanc de poulet en tranches - 1,5 kilo
- Rosbif - 1 kilo
- Salade de œufs - 1 kilo
- Salade de thon - 1 kilo
- Confiture - 4 pots
- Miel - 2 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Pâtes - 5 kilo
- Sauce tomate - 8 pots
- Tomates en dés - 8 boîtes
- Haricots rouges - 6 boîtes
- Maïs - 6 boîtes
- Fromage râpé - 2 kilo
- Émincés végétariens - 3 kilos
- Sandwichs pour enfants - 30 pièces
- Compote de pommes - 6 pots
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Muffins - 80 pièces
- Crème fouettée - 6 bombes
- Glaçons - 15 kilos
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 10 pièces
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévois une chaise par participant confirmé, puis ajoute 5 à 10 % de marge pour les accompagnants ou les changements de dernière minute. Place les chaises avant l’ouverture du lieu.
Pour le café, compte au moins une tasse et une cuillère par personne, avec 10 % supplémentaire. Prévois aussi deux machines à café ou bouilloires si le service doit être rapide.
Pour un buffet, réserve une assiette, une fourchette, un couteau et un verre par personne, plus 10 % de rechange. Les plats couverts et les plateaux de service évitent de laisser les aliments exposés.
Installe la table d’accueil près de l’entrée et garde les programmes à portée de main. Prépare-les avant l’ouverture afin de ne pas devoir les imprimer ou les trier pendant l’arrivée des participants.
Teste la console de mixage, les haut-parleurs, les microphones et le vidéoprojecteur au moins 2 heures avant le début. Prévois plusieurs rallonges et multiprises, car les prises disponibles sont souvent moins nombreuses que prévu.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un service d’accueil ?: Prévois un verre par participant et environ 10 % de marge. Pour 100 personnes, cela représente 110 verres, surtout si le service dure plusieurs heures.
Combien de chaises faut-il pour 80 personnes ?: Prévois 80 chaises pour les participants confirmés, puis ajoute 4 à 8 chaises de réserve. Cette marge couvre les inscriptions tardives et les accompagnants.
Quand faut-il acheter les produits frais et refroidir les boissons ?: Récupère les produits frais le jour même ou au maximum 24 heures avant le service. Mets les boissons au réfrigérateur ou dans les glacières au moins 4 heures avant l’arrivée du public.
Quel matériel technique faut-il tester avant l’accueil ?: Teste les microphones, les pieds de micro, la console de mixage, les haut-parleurs et le vidéoprojecteur au moins 2 heures avant. Vérifie aussi chaque rallonge et multiprise avant l’ouverture du lieu.

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