Welkomstbijeenkomst organiseren: checklist en planning
Een welkomstbijeenkomst staat of valt met een goede ontvangst: gasten moeten weten waar ze heen moeten, wie ze kunnen aanspreken en wat er op het programma staat. Regel de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen eerst; dieetwensen en het programma volgen daarna. In de laatste week bereid je houdbare boodschappen, naamkaartjes en techniek voor. Op de dag zelf werk je van locatie openen naar opbouwen, buffet klaarzetten en de ontvangstbalie bemannen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routebeschrijving versturen
Toegang met locatie bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Buffetonderdelen voorbereiden
3 personen
Welkomstbord printen
Apparatuur testen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Welkomstbalie inrichten
2 personen
Buffet en drankpunt opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Hapjes en buffet klaarzetten
3 personen
Techniek en muziek instellen
2 personen
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Gasten welkom heten
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Welkomstwoord begeleiden
Buffet uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Restanten veilig verpakken
2 personen
Buffet en keuken opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 8
- Buffettafelsaantal 3
- Welkomstbalie
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Bordenaantal 70
- Kommetjesaantal 60
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Messenaantal 70
- Vorkenaantal 70
- Lepelsaantal 70
Keuken
- Serveerbladenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Koffiekannenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 2
- Koelboxenaantal 3
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Laptop
Decoratie
- Welkomstbord
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 4
- Bloemstukkenaantal 5
- Naamkaarthoudersaantal 60
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het definitieve programma uiterlijk één week vooraf. Zo kun je de microfoon, laptop en Bluetoothspeakers testen en voorkom je dat de techniek pas bij binnenkomst van de eerste gasten wordt aangesloten.
- Verstuur routebeschrijving en toegangsafspraken tegelijk met de uitnodiging. Controleer daarnaast uiterlijk twee dagen voor de bijeenkomst opnieuw of de locatie open is en waar gasten naar binnen moeten.
- Verzamel dieetwensen met de aanmelding en controleer ze nogmaals bij het samenstellen van het buffet. Houd serveertangen en opscheplepels per gerecht apart, zodat de informatie tijdens het opscheppen duidelijk blijft.
- Maak naamkaartjes minimaal één dag vooraf en leg ze op alfabetische volgorde bij de welkomstbalie. Zet daar ook het welkomstbord en een lijst met aanmeldingen klaar, zodat niemand lang hoeft te wachten.
- Koel de dranken op tijd en bouw buffet en drankpunt vóór de ontvangst op. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en zorg dat glazen, kopjes en servies niet achter het buffet blijven staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een welkomstbijeenkomst organiseren?
- Begin idealiter vier tot zes weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het programma. Plan de laatste controle van aanmeldingen, dieetwensen en toegang uiterlijk twee dagen voor de bijeenkomst.
- Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een welkomstbijeenkomst?
- Verstuur uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf en zet een uiterste aanmelddatum op twee weken voor het evenement. Zo houd je nog tijd over om buffet, stoelen, servies en naamkaartjes op het aantal gasten af te stemmen.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een welkomstbijeenkomst?
- Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Koel de dranken uiterlijk de dag ervoor en zet daarnaast koffie, thee en water klaar in aparte kannen of thermoskannen.
- Hoe vroeg moet je op de locatie zijn voor een welkomstbijeenkomst?
- Plan minimaal twee uur voor aanvang voor het openen van de locatie en de opbouw. Gebruik het laatste halfuur voor een controle van buffet, naamkaartjes, welkomstbalie en techniek, zodat je tijdens de ontvangst niet meer hoeft te improviseren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!