Checklist para organizar una reunión de bienvenida
Una reunión de bienvenida funciona mejor cuando los invitados saben dónde ir, qué ocurrirá y a quién acudir desde el primer minuto. Esta checklist reúne 41 tareas y 38 materiales para organizar el encuentro sin dejar el buffet, las acreditaciones ni la parte técnica para el final. Empieza por el lugar y las inscripciones, confirma las necesidades alimentarias y termina con un montaje ordenado de mesas, bebidas y recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Enviar indicaciones
Confirmar acceso con el lugar
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar las partes del buffet
3 personas
Imprimir el cartel de bienvenida
Probar el equipo
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de bienvenida
2 personas
Montar el bufé y el punto de bebidas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar aperitivos y buffet
3 personas
Configurar técnica y música
2 personas
Atender la recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Acompañar el discurso de bienvenida
Servir el buffet
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Ordenar el bufé y la cocina
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Clasificar y sacar la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Mostrador de bienvenida
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platoscant. 70
- Cuencoscant. 60
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Cuchilloscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cucharascant. 70
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 8
- Pinzas de servircant. 6
- Cucharonescant. 6
- Jarras de cafécant. 3
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Neveras portátilescant. 3
Equipo
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Portátil
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 4
- Arreglos floralescant. 5
- Portatarjetas de nombrecant. 60
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de comprar productos frescos. Así puedes ajustar las raciones del buffet y separar con claridad las opciones especiales.
- Envía las indicaciones del lugar al menos 3 días antes e incluye el acceso, la entrada y el punto de recepción. Confirma también con el lugar quién puede abrir y a qué hora.
- Prepara las tarjetas de nombre y el cartel de bienvenida el día anterior. Calcula una tarjeta por invitado inscrito y deja algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora.
- Enfría las bebidas con varias horas de margen y reserva neveras portátiles o espacio suficiente para mantenerlas frías durante la recepción. Coloca vasos y jarras junto al punto de bebidas, no en otra mesa.
- Programa el montaje para terminar al menos 60 minutos antes de la llegada. Ese margen permite probar altavoces, micrófono y portátil, colocar el buffet y resolver problemas de cables o enchufes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una reunión de bienvenida?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes de la reunión. Cierra las inscripciones aproximadamente 5 días antes para poder confirmar dietas, nombres y cantidades del buffet.
- ¿Cuánta comida preparar para una reunión de bienvenida?
- Calcula las raciones según el número final de inscritos y añade alrededor de un 10 % para cubrir cambios y repeticiones. Compra los productos no perecederos con varios días de margen y los frescos 1 o 2 días antes.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una reunión de bienvenida?
- Reserva al menos 2 horas para colocar mesas, sillas, buffet, bebidas, decoración y recepción. Intenta acabar 60 minutos antes de la llegada para probar la técnica y revisar el recorrido de entrada.
- ¿Qué hay que preparar para recibir a los invitados?
- Deja listo un mostrador de bienvenida con el cartel, la lista de inscritos y las tarjetas de nombre. Colócalo en la entrada y asigna a una persona durante los primeros 30 minutos para saludar, orientar y resolver dudas.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!