Réunion d’accueil : la checklist d’organisation

Une réunion d’accueil réussie repose surtout sur une préparation dans le bon ordre. Commence par réserver le lieu et envoyer les invitations, puis traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant de finaliser le programme. La veille, prépare les badges, les indications d’accès, les achats et le matériel technique. Le jour même, prévois l’ouverture du lieu, l’installation du mobilier, du buffet et du comptoir d’accueil avant l’arrivée des premiers participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Confirmer l’accès avec le lieu
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les éléments du buffet
3 personnes
Imprimer la pancarte de bienvenue
Tester l'équipement
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer les collations et le buffet
3 personnes
Installer la technique et la musique
2 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Animer le mot de bienvenue
Servir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Tables de buffetqté 3
Accueil
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 70
Petits bolsqté 60
Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Glacièresqté 3

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Ordinateur portable

Décoration

Panneau d’accueil
Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 5
Porte-nomsqté 60

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Traite les inscriptions plusieurs jours avant la réunion et note séparément les besoins alimentaires : ces informations arrivent souvent après l’invitation et conditionnent les achats frais.
Prépare les badges nominatifs et imprime le panneau de bienvenue au plus tard la veille. Garde quelques porte-noms vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Envoie les indications d’accès avant le jour J, puis confirme une dernière fois l’accès avec le lieu. Cette vérification évite de découvrir trop tard un problème de porte, d’horaire ou de stationnement.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et installe un vrai point boissons avec verres, tasses, pichets ou thermos. Le buffet ne doit pas être le seul endroit où les participants cherchent à boire.
Teste l’ordinateur, les haut-parleurs, le microphone, les multiprises et les rallonges avant l’ouverture. Prévois ensuite au moins 30 minutes pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet et la technique.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d’accueil ?: Envoie-les idéalement 2 à 3 semaines avant la réunion. Fixe une date limite d’inscription au moins 5 jours avant, afin de traiter les réponses, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une réunion d’accueil ?: Prévois environ 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil et le buffet, puis tester la technique. Ajoute 30 minutes si la décoration ou le matériel audio est conséquent.
Quand faire les courses pour une réunion d’accueil ?: Achète les produits non périssables 2 à 3 jours avant et les produits frais le jour précédent. Refroidis les boissons au moins 4 heures avant le début, en fonction de la capacité de tes glacières ou de ton réfrigérateur.
Que faut-il prévoir au comptoir d’accueil ?: Installe le bureau d’accueil avec les badges, le panneau de bienvenue, la liste des inscrits et quelques porte-noms vierges. Une personne doit tenir ce comptoir pendant les 30 premières minutes pour accueillir les participants et gérer les arrivées imprévues.

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