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Willkommensveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Willkommensveranstaltung wirkt am Empfang sofort gut organisiert, wenn Anmeldung, Namensschilder und Wegbeschreibung rechtzeitig vorbereitet sind. Plane zuerst den Raum und die Rückmeldungen, danach Programm, Einkauf und Technik. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zuständigkeiten für Aufbau, Empfang, Buffet und Getränke. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zur Begrüßung der Gäste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Zugang mit Standort bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Buffetkomponenten vorbereiten

    3 Personen

  • Willkommensschild drucken

  • Geräte testen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstresen einrichten

    2 Personen

  • Buffet und Getränkestation aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Snacks und Buffet bereitstellen

    3 Personen

  • Technik und Musik einstellen

    2 Personen

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Gäste willkommen heißen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Begrüßungsrede moderieren

  • Buffet ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Buffet und Küche aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sortieren und entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 3
  • Willkommensschalter
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • TellerAnz. 70
  • SchälchenAnz. 60
  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • MesserAnz. 70
  • GabelnAnz. 70
  • LöffelAnz. 70

Küche

  • ServiertablettsAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KaffeekannenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Laptop

Dekoration

  • Willkommensschild
  • TischdeckenAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 4
  • BlumenarrangementsAnz. 5
  • NamensschildhalterAnz. 60

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vorher und erfasse dabei Ernährungswünsche. So kannst du Buffetmengen, Geschirr und Sitzplätze anhand der tatsächlichen Gästezahl planen.
  • Verschicke Wegbeschreibung und Zugangsinformationen spätestens 2 Tage vor der Veranstaltung. Prüfe zusätzlich, ob der Eingang vor Ort eindeutig ausgeschildert ist.
  • Erledige haltbare Einkäufe 3 bis 5 Tage vorher und frische Einkäufe am Vortag. Getränke sollten mindestens 4 Stunden vor Beginn gekühlt werden.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische, Stühle, Empfangstresen, Buffet, Getränkestation und Namensschilder sollten vor dem Eintreffen der Gäste vollständig bereitstehen.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofon, Laptop und Verlängerungskabel spätestens 30 Minuten vor Beginn. Benenne außerdem eine Person für die Empfangstheke, damit Gäste nicht ohne Begrüßung warten.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Willkommensveranstaltung planen?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit der Reservierung der Location und dem Versand der Einladungen. Das Programm sollte spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Wann sollte ich die Einladungen für eine Willkommensveranstaltung verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung und setze eine Rückmeldefrist von 7 Tagen vor dem Termin. Danach kannst du Ernährungswünsche und Mengen verbindlich prüfen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Willkommensveranstaltung?
Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Empfang, Buffet, Dekoration und Technik ein. Öffne die Location so, dass noch 30 Minuten für einen vollständigen Kontrollgang bleiben.
Was muss am Tag der Willkommensveranstaltung zuerst erledigt werden?
Öffne zuerst die Location und stelle Tische und Stühle auf. Danach richtest du Empfang, Buffet und Getränkestation ein; Namensschilder, Snacks und Technik kommen vor dem Gästeempfang an ihren Platz.

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