Boodschappenlijst voor een welkomstbijeenkomst

Voor een welkomstbijeenkomst heb je meer nodig dan hapjes en drankjes. Gasten moeten hun jas kwijt kunnen, zich bij binnenkomst kunnen aanmelden en snel een kop koffie of drankje kunnen pakken. Regel daarom niet alleen het buffet, maar ook naamkaartjes, een welkomstbord en de spullen voor de ontvangstbalie. Controleer bovendien vooraf of tafels, stoelen, glazen en techniek op locatie aanwezig zijn of dat je ze moet meenemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Welkomstbalie
Kapstokkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 70
Kommetjesaantal 60
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Laptop

Decoratie

Welkomstbord
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 4
Bloemstukkenaantal 5
Naamkaarthoudersaantal 60

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Chocolademelk - 4 liter
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Bitter lemon - 3 flessen
- Bruisend mineraalwater - 6 flessen
- Plat mineraalwater - 8 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Citroenen - 8 stuks
- IJsblokjes - 5 zakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkoren brood - 5 broden
- Mini broodjes - 80 stuks
- Roomboter - 750 gram
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Roomkaas - 750 gram
- Kipfilet beleg - 1 kilo
- Achterham - 1 kilo
- Gekookte eieren - 30 stuks
- Kropsla - 5 stuks
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Aardbeien - 2 kilo
- Naturelchips - 6 zakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Zoutjes - 4 zakken
- Gemengde noten - 1 kilo
- Rijstwafels - 4 pakken
- Glutenvrije crackers - 3 pakken
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Mosterd - 1 pot
- Olijfolie - 1 fles
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 potje
- Italiaanse kruiden - 1 potje
- Paprikapoeder - 1 potje
- Koekjes - 6 pakken
- Brownies - 50 stuks
- Vegan muffins - 20 stuks
- Fruitsalade - 5 kilo
- Dieetlimonade - 4 flessen
- Servetten - 200 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfectiedoekjes - 2 pakken
- Handzeep - 3 flacons
- Sponzen - 6 stuks

Tips

Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en koel de dranken uiterlijk 2 uur voor de start. Houd voor koffie en thee extra kopjes en lepels apart, zodat het drankpunt niet direct door elkaar raakt.
Zet per 10 gasten minstens 1 serveertang of opscheplepel bij het buffet. Voorzie daarnaast aparte snijplanken en een koksmes als je brood, fruit of andere verse onderdelen op locatie afwerkt.
Leg naamkaartjes en houders minimaal 30 minuten voor ontvangst klaar bij de welkomstbalie. Neem ongeveer 10 procent extra kaartjes mee voor last-minute aanmeldingen of spelfouten.
Controleer 24 uur vooraf of je voldoende glazen, borden, kommetjes en bestek hebt voor alle gasten plus ongeveer 10 procent reserve. Dat voorkomt dat je tijdens het buffet moet afwassen of bijlenen.
Test laptop, microfoon en Bluetoothspeaker minstens 1 uur voor aanvang. Neem per gebruikte aansluiting een stekkerdoos of verlengkabel mee en controleer of de apparatuur op de locatie werkt.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een welkomstbijeenkomst?: Neem naast eten en drinken ook servies, serveerbladen, serveertangen, koffie- en thermoskannen, tafelkleden, naamkaarthouders en een welkomstbord mee. Voor de techniek heb je afhankelijk van het programma een laptop, Bluetoothspeaker, microfoon, stekkerdozen en verlengkabels nodig.
Hoeveel glazen en borden heb ik nodig voor een welkomstbijeenkomst?: Neem per gast minimaal 1 glas en 1 bord en voeg ongeveer 10 procent reserve toe. Bij 40 gasten betekent dat 44 glazen en 44 borden; voor koffie plan je daarnaast minimaal 1 kopje per koffiedrinker.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een welkomstbijeenkomst?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor 40 gasten zijn dat 80 tot 120 drankjes, naast koffie, thee en water; koel alles uiterlijk 2 uur vooraf.
Wanneer moet ik de spullen voor een welkomstbijeenkomst klaarzetten?: Zet tafels, stoelen, welkomstbalie en buffet minimaal 60 minuten voor de start klaar. Leg naamkaartjes, het welkomstbord en ontvangstmaterialen uiterlijk 30 minuten vooraf op hun plek en test de techniek minstens 1 uur tevoren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.