Einkaufsliste für eine Willkommensveranstaltung
Bei einer Willkommensveranstaltung brauchst du mehr als Getränke und Snacks: Am Empfang müssen Namensschilder, Wegweiser und ein besetzter Schalter bereitstehen. Für Buffet und Getränkestation zählen passende Mengen, genügend Geschirr und sichere Kühlung. Plane außerdem Technik, Tischdecken und Sitzplätze ein, damit beim Aufbau nichts fehlt. Diese Einkaufsliste hilft dir, haltbare und frische Dinge rechtzeitig zu besorgen und den Empfang am Veranstaltungstag zügig einzurichten.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 3
- Willkommensschalter
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- TellerAnz. 70
- SchälchenAnz. 60
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- MesserAnz. 70
- GabelnAnz. 70
- LöffelAnz. 70
Küche
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- KaffeekannenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
Dekoration
- Willkommensschild
- TischdeckenAnz. 8
- WimpelkettenAnz. 4
- BlumenarrangementsAnz. 5
- NamensschildhalterAnz. 60
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Kakao - 4 Liter
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Bitter Lemon - 3 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Zitronen - 8 Stück
- Eiswürfel - 5 Säcke
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 5 Laibe
- Mini-Brötchen - 80 Stück
- Süßrahmbutter - 750 Gramm
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1 Kilo
- Hummus - 1 Kilo
- Frischkäse - 750 Gramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 1 Kilo
- Kochschinken - 1 kilo
- Gekochte Eier - 30 Stück
- Kopfsalat - 5 Stück
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Erdbeeren - 2 Kilo
- Naturchips - 6 Tüten
- Paprikachips - 6 Tüten
- Salzgebäck - 4 Tüten
- Gemischte Nüsse - 1 Kilo
- Reiswaffeln - 4 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 3 Packungen
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Olivenöl - 1 Flasche
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Kekse - 6 Packungen
- Brownies - 50 Stück
- Vegane Muffins - 20 Stück
- Obstsalat - 5 Kilo
- Diätlimonade - 4 Flaschen
- Servietten - 200 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 2 Packungen
- Handseife - 3 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück
Tipps
- Plane für das erste Veranstaltungsstunde zwei bis drei Getränke pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke sollten spätestens zwei Stunden vor Beginn gekühlt werden.
- Rechne beim Geschirr mit mindestens einem Teller, einem Schälchen, einer Gabel, einem Messer und einem Löffel pro Gast; bei einem längeren Empfang sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.
- Lege für den Empfang pro angemeldeter Person ein Namensschild bereit und halte etwa 10 Prozent zusätzliche Namensschildhalter für Nachmeldungen oder beschädigte Schilder zurück.
- Prüfe die Technik mindestens einen Tag vorher: Laptop, Bluetooth-Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel müssen zusammen funktionieren und am Veranstaltungsort erreichbar sein.
- Besorge haltbare Lebensmittel früh und erledige frische Einkäufe am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher. Für Buffet und Getränkestation brauchst du außerdem Serviertabletts, Servierzangen und Servierlöffel.
Häufige Fragen
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Willkommensveranstaltung?
- Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person. Für die gesamte Veranstaltung kannst du je nach Dauer mit etwa drei bis fünf Getränken pro Person rechnen; Wasser sollte zusätzlich vorhanden sein.
- Wie viel Geschirr brauche ich für den Empfang?
- Kalkuliere mindestens einen Teller, ein Schälchen, je eine Gabel, ein Messer und einen Löffel pro Gast. Eine Reserve von 10 bis 15 Prozent verhindert Engpässe, wenn Geschirr herunterfällt oder Gäste Nachschlag nehmen.
- Wann sollte ich die Einkäufe für eine Willkommensveranstaltung erledigen?
- Haltbare Lebensmittel, Serviergeschirr und Dekoration kannst du zwei bis drei Tage vorher einkaufen. Frische Lebensmittel besorgst du am Veranstaltungstag oder spätestens am Vortag und kühlst die Getränke etwa zwei Stunden vor Beginn.
- Was muss am Empfangstresen bereitliegen?
- Lege Namensschilder, Namensschildhalter, das Willkommensschild und die Teilnehmerliste bereit. Plane pro Gast ein Namensschild plus etwa 10 Prozent Reserve ein und besetze den Empfangstresen mindestens 30 Minuten vor Beginn.
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