Que faut-il prévoir pour une réunion d’accueil ?
Pour une réunion d’accueil, prévoyez à la fois le buffet, les boissons, l’accueil des participants et le matériel installé dans la salle. La liste comprend la vaisselle, les tables, les chaises, les porte-noms et l’équipement audio. Achetez les produits non périssables quelques jours avant, puis les produits frais la veille. Gardez aussi un délai pour refroidir les boissons, préparer les badges et tester la technique avant l’arrivée des invités.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 60
- Tablesqté 8
- Tables de buffetqté 3
- Accueil
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettesqté 70
- Petits bolsqté 60
- Verresqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Couteauxqté 70
- Fourchettesqté 70
- Cuillèresqté 70
Cuisine
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
- Louchesqté 6
- Pichets à caféqté 3
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 2
- Glacièresqté 3
Équipement
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Microphone
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
- Ordinateur portable
Décoration
- Panneau d’accueil
- Nappesqté 8
- Guirlandes de fanionsqté 4
- Compositions floralesqté 5
- Porte-nomsqté 60
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Lait chocolaté - 4 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Bitter lemon - 3 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 6 bouteilles
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 8 pièces
- Glaçons - 5 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 5 pains
- Mini-pains - 80 pièces
- Beurre doux - 750 grammes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage à la crème - 750 grammes
- Garniture de filet de poulet - 1 kilo
- Jambon arrière - 1 kilo
- Œufs durs - 30 pièces
- Laitues pommées - 5 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Fraises - 2 kilos
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Snacks salés - 4 sachets
- Noix mélangées - 1 kilo
- Galettes de riz - 4 paquets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Paprika en poudre - 1 pot
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 50 pièces
- Muffins vegan - 20 pièces
- Salade de fruits - 5 kilos
- Soda light - 4 bouteilles
- Serviettes - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Savon pour les mains - 3 flacons
- Éponges - 6 pièces
Conseils
- Prévoyez 2 à 3 verres par personne si vous servez plusieurs boissons, puis ajoutez une marge de 10 % pour éviter de manquer de vaisselle pendant l’accueil.
- Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant la réunion. Faites les courses de produits frais la veille et gardez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture.
- Préparez un porte-nom pour chaque participant inscrit, plus 5 à 10 porte-noms vierges pour les changements de dernière minute. Placez-les au bureau d’accueil avec les indications d’accès.
- Comptez une table d’accueil, une table de buffet et suffisamment de tables et de chaises pour tous les invités. Installez le buffet et le point boissons avant de mettre les collations en place.
- Testez le microphone, les haut-parleurs, l’ordinateur, les multiprises et les rallonges au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités. Vérifiez aussi que les câbles ne gênent pas le passage.
Questions fréquentes
- Que faut-il acheter pour une réunion d’accueil ?
- Prévoyez les boissons, les produits du buffet, les assiettes, bols, verres, tasses, couverts et ustensiles de service. Ajoutez les éléments d’accueil comme les porte-noms, le panneau de bienvenue et le matériel technique nécessaire au programme.
- Combien de boissons prévoir par personne pour une réunion d’accueil ?
- Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la durée ou le nombre de participants reste incertain.
- Quand faire les courses pour une réunion d’accueil ?
- Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant. Faites les courses de produits frais la veille et refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début.
- Quand préparer les badges et le buffet ?
- Préparez les badges nominatifs la veille, après avoir traité les inscriptions. Installez le buffet, le point boissons et le bureau d’accueil avant l’ouverture du lieu, idéalement 30 à 45 minutes avant l’arrivée des invités.
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