Weekmarkt organiseren: checklist en planning

Een weekmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen marktkramen neerzetten. Je moet standhouders tijdig vastleggen, de indeling op schaal maken en stroom, tenten en verkeersroutes vooraf controleren. Op de marktdag draait alles om een korte opbouwvolgorde: eerst kramen en tenten, daarna inrichting, aansluitingen en bewegwijzering. Deze checklist bevat 42 taken en 44 spullen, van vergunning en aanmeldingen tot koffie, afvalpunten en de laatste veiligheidscontrole.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunning en voorwaarden controleren
Marktindeling op schaal maken
2 personen
Standhouders bevestigen
Aanmeldingen verwerken
Standhoudersinformatie versturen
Flyers verspreiden
2 personen
Stroompunten vastleggen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Marktlocatie inspecteren
2 personen
Levering marktkramen ontvangen
3 personen
Marktkramen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tenten verankeren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Standhouders ontvangen
2 personen
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers welkom heten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Looppaden vrijhouden
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Markt afsluiten
2 personen

Nazorg

Standhouders uit laten laden
3 personen
Marktkramen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair en materialen laden
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Servies en materialen afwassen
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 20
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 24
Biertafelsaantal 6
Tentgewichtenaantal 16
Afzethekkenaantal 12
Kleedjesaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Batterijlampenaantal 8
Handmicrofoon
Megafoon
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Portofoonsaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Bouwlampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Schoteltjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 4
Blikvangersaantal 2

Decoratie

Marktbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Klembordenaantal 4
Stiftenaantal 12
Tapeaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling op schaal voordat je standhouders definitief bevestigt. Houd ruimte vrij voor looproutes, afzethekken, stroomkabels en de levering van marktkramen; schuiven op de ochtend zelf kost snel 30 tot 60 minuten.
Stuur standhoudersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld hun standplaats, aankomsttijd, beschikbare stroompunten en wat zij zelf moeten meenemen, zodat je op de marktdag niet 20 losse vragen tegelijk hoeft te beantwoorden.
Plan de opbouw achteruit vanaf de opening. Reken voor marktkramen, partytenten, tentgewichten, tafels en stoelen minimaal 2 uur met een ploeg van 4 personen; sluit stroom en verlichting pas aan nadat de looproutes vrij zijn.
Controleer tenten en kabels opnieuw bij wind of regen. Elke partytent heeft tentgewichten nodig en verlengkabels moeten buiten de publieksroute liggen of worden afgeschermd; neem de weersverwachting de dag ervoor én op de ochtend zelf door.
Zet koffie, thee en koude dranken pas klaar nadat de standhouders zijn ontvangen. Voorzie het drankpunt van thermoskannen, schenkkannen, herbruikbare bekers en afvalbakken, en wijs minstens 1 persoon aan voor bijvullen en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het opbouwen van een weekmarkt?: Reken met 4 personen op minimaal 2 uur voor marktkramen, partytenten, tafels, stoelen, bewegwijzering en afvalpunten. Plan daarnaast 30 minuten voor stroom, verlichting, koffiepunt en de laatste veiligheidscontrole.
Wanneer moet ik standhouders voor een weekmarkt bevestigen?: Bevestig standhouders bij voorkeur uiterlijk 2 weken voor de markt, zodat je de indeling en stroompunten definitief kunt maken. Verstuur alle praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel tentgewichten heb ik nodig voor een weekmarkt?: Voor elke partytent heb je tentgewichten nodig op alle beschikbare bevestigingspunten. Controleer de handleiding van de tent en de weersverwachting minimaal 24 uur vooraf; bij harde wind moet je de opstelling aanpassen of afgelasten.
Wanneer moet ik de vergunning voor een weekmarkt regelen?: Controleer de vergunning en voorwaarden voordat je standhouders vastlegt en promotie verspreidt. Houd rekening met een aanvraagtermijn van meerdere weken; de exacte termijn verschilt per gemeente en type locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.