Webdesignworkshop organiseren: checklist

Een webdesignworkshop valt of staat met werkende techniek en een strak programma. Leg eerst datum, locatie, docent en assistenten vast; regel daarna deelnemers, lesmateriaal en catering. Test vóór de workshop niet alleen de projector, maar ook de wifi, accounts, software en praktijkopdracht op alle werkplekken. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, opgeladen laptops en een opstelling waarin deelnemers direct kunnen beginnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
Locatie reserveren
Docent en assistenten bevestigen
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Lesmateriaal voorbereiden
2 personen
Praktijkopdracht testen
2 personen
Benodigde software controleren
2 personen
Wifi en netwerk testen
2 personen
Catering bestellen
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur opladen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Laptops en laders klaarzetten
3 personen
Projector en scherm aansluiten
2 personen
Werkplekken en accounts testen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Programma en veiligheidsregels toelichten
Webdesignintroductie geven
Pauzesnacks serveren
2 personen
Webpagina demonstreren
Deelnemers begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Broodjes en salades serveren
3 personen
Eindpresentaties begeleiden
2 personen
Vragenronde en afsluiting verzorgen
Laptops en apparatuur innemen
3 personen

Nazorg

Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
Deelnemersmateriaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Ontvangsttafel
Presentatietafel

Apparatuur

Laptopsaantal 30
Laptopladersaantal 30
Projector
Projectiescherm
Wifi-router
Netwerkswitch
Ethernetkabelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
HDMI-kabelaantal 2
Presentatieklikker
Computeraccessoiresaantal 6

Servies

Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 3
Keukenweegschaal

Verlichting

Bureaulampenaantal 6

Catering

Koffiekanaantal 2
Theepotaantal 2
Waterdispensersaantal 2
Broodmandenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4
Naamkaartjesaantal 36
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 36
Lesmappenaantal 36
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 4
Kabelbinders
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmop
Emmeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Tips

Plan een technische test uiterlijk 1 week vooraf. Controleer per laptop de benodigde software, accounts, laders en netwerktoegang en voer de praktijkopdracht volledig uit.
Regel de internetverbinding vóór de deelnemers binnenkomen. Test wifi en bekabelde verbindingen op alle werkplekken en leg verlengsnoeren, stekkerdozen en reservekabels klaar.
Stuur deelnemersinformatie minstens 5 dagen vooraf. Vermeld het programma, starttijd, route, wat ze zelf meenemen en eventuele software die vooraf geïnstalleerd moet zijn.
Maak de ontvangst in het laatste uur voor de start gereed. Zet naamkaartjes, aanmeldingen en praktische informatie bij de ontvangsttafel, zodat registratie niet door de docent hoeft te gebeuren.
Zet catering niet pas tijdens de pauze klaar. Plaats koffie, thee, water en servies vóór de ontvangst en stem hoeveelheden af op het aantal deelnemers en de verzamelde dieetwensen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een webdesignworkshop organiseren?: Leg datum, locatie, docent en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je minstens 2 weken hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en deelnemersinformatie.
Hoeveel laptops heb ik nodig voor een webdesignworkshop?: Reken op 1 laptop per deelnemer en houd bij voorkeur 1 reserve-exemplaar achter de hand. Controleer alle laptops uiterlijk 1 week vooraf op software, accounts, laders en netwerktoegang.
Wanneer moet ik de wifi en software testen?: Test wifi, netwerk, accounts en benodigde software uiterlijk 7 dagen voor de workshop. Herhaal de controle op de locatie op de dag zelf, minstens 60 minuten vóór de start.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de workshopruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, presentatieruimte, laptops, projector en ontvangstbalie. Reserveer daarnaast 30 minuten voor het klaarzetten van koffie, thee en andere catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.