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Webdesign-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Webdesign-Workshop braucht mehr als einen Raum und einen Projektor. Du musst Anmeldungen, Software, Benutzerkonten und Netzwerk so vorbereiten, dass alle Teilnehmenden gleichzeitig arbeiten können. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zur Registrierung am Veranstaltungstag. Besonders häufig werden WLAN-Tests, geladene Laptops und die Prüfung des Praxisauftrags zu spät erledigt – plane dafür feste Termine ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

  • Location reservieren

  • Dozent und Assistenten bestätigen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Lehrmaterial vorbereiten

    2 Personen

  • Praxisauftrag testen

    2 Personen

  • Benötigte Software prüfen

    2 Personen

  • WLAN und Netzwerk testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geräte aufladen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    2 Personen

  • Laptops und Ladegeräte bereitstellen

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand anschließen

    2 Personen

  • Arbeitsplätze und Konten testen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Programm und Sicherheitsregeln erläutern

  • Einführung ins Webdesign geben

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Webseite vorführen

  • Teilnehmende betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Sandwiches und Salate servieren

    3 Personen

  • Abschlusspräsentationen begleiten

    2 Personen

  • Fragerunde und Abschluss moderieren

  • Laptops und Geräte einsammeln

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    3 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Teilnehmermaterial nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 36
  • Empfangstisch
  • Präsentationstisch

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 30
  • Laptop-LadegeräteAnz. 30
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • WLAN-Router
  • Netzwerkswitch
  • EthernetkabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • Präsentationsklicker
  • ComputerzubehörAnz. 6

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ScherenAnz. 3
  • Küchenwaage

Beleuchtung

  • SchreibtischlampenAnz. 6

Catering

  • KaffeekanneAnz. 2
  • TeekanneAnz. 2
  • WasserspenderAnz. 2
  • BrotkörbeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 36
  • StifteAnz. 40
  • NotizblöckeAnz. 36
  • UnterrichtsmappenAnz. 36
  • Flipchart
  • Flipchart-MarkerAnz. 4
  • Kabelbinder
  • Einkäufe

Reinigung

  • Staubsauger
  • Wischmopp
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Tipps

  • Lege Programm, Datum und Ort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Bestätige Dozent und Assistenz, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst.
  • Teste Praxisauftrag, benötigte Software und Teilnehmerkonten mindestens 7 Tage vor dem Workshop auf jedem vorgesehenen Laptop. So fallen fehlende Zugänge oder inkompatible Versionen noch rechtzeitig auf.
  • Prüfe WLAN, Router, Netzwerkswitch und Ethernetkabel mit der erwarteten Teilnehmerzahl spätestens 3 Tage vorher. Ein kurzer Test mit 10 bis 15 gleichzeitig verbundenen Geräten zeigt Engpässe besser als ein Einzeltest.
  • Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 5 Tage vor Beginn. Nenne darin Startzeit, Anfahrt, benötigte Zugangsdaten, Pausen sowie die Möglichkeit, Ernährungswünsche mitzuteilen.
  • Richte am Veranstaltungstag zuerst Präsentationsraum und Arbeitsplätze ein, bevor Kaffee und Empfang vorbereitet werden. Plane für Projektor, Leinwand, Laptops und Ladegeräte mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Webdesign-Workshop planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit kannst du den Raum reservieren, Dozent und Assistenz bestätigen, Anmeldungen sammeln und die Technik prüfen.
Wann sollte ich die Software für den Webdesign-Workshop testen?
Teste Software, Konten und den Praxisauftrag mindestens 7 Tage vorher. Wiederhole den Netzwerktest 3 Tage vor dem Workshop und prüfe am Veranstaltungstag noch einmal die wichtigsten Arbeitsplätze.
Wie viel Aufbauzeit braucht ein Webdesign-Workshop?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Laptops, Ladegeräte, Projektor, Leinwand und Netzwerk ein. Öffne den Raum früh genug, damit vor der Registrierung noch Zeit für einen Funktionstest bleibt.
Wann muss ich die Teilnehmerinformationen verschicken?
Sende die Informationen spätestens 5 Tage vor Beginn. Warte nicht bis zum Vortag, weil Teilnehmende dann fehlende Zugangsdaten, Software oder besondere Ernährungswünsche kaum noch klären können.

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