Organiser un atelier de webdesign sans rien oublier

Un atelier de webdesign demande plus qu’une salle et quelques ordinateurs. Il faut coordonner les inscriptions, le programme, les formateurs, les logiciels et chaque poste de travail avant l’arrivée des participants. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, de la réservation du lieu jusqu’à l’accueil. Elle attire aussi l’attention sur les points souvent vérifiés trop tard : les comptes, le Wi-Fi, les câbles, les besoins alimentaires et les exercices pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
Réserver le lieu
Confirmer le professeur et les assistants
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Préparer le matériel de cours
2 personnes
Tester l’exercice pratique
2 personnes
Vérifier les logiciels nécessaires
2 personnes
Tester le wifi et le réseau
2 personnes
Commander le catering
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Recharger les appareils
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Préparer les ordinateurs portables et les chargeurs
3 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester les postes de travail et les comptes
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Expliquer le programme et les consignes de sécurité
Faire une introduction au webdesign
Servir les snacks de pause
2 personnes
Faire la démonstration de la page web
Accompagner les participants
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les sandwichs et les salades
3 personnes
Animer les présentations finales
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses et la clôture
Récupérer les ordinateurs portables et le matériel
3 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Renvoyer le matériel aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d’accueil
Table de présentation

Équipement

Ordinateurs portablesqté 30
Chargeurs d’ordinateur portableqté 30
Projecteur
Écran de projection
Routeur wifi
Switch réseau
Câbles Ethernetqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câble HDMIqté 2
Cliqueur de présentation
Accessoires d’ordinateurqté 6

Vaisselle

Verres à boireqté 40
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 3
Balance de cuisine

Éclairage

Lampes de bureauqté 6

Catering

Cafetièreqté 2
Théièreqté 2
Distributeurs d'eauqté 2
Corbeilles à painqté 4
Poubellesqté 4
Badges nominatifsqté 36
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 36
Dossiers pédagogiquesqté 36
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 4
Serre-câbles
Courses

Nettoyage

Aspirateur
Serpillière
Seauqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Conseils

Testez l’exercice pratique et les logiciels au moins 7 jours avant l’atelier, sur les mêmes ordinateurs et avec les mêmes comptes que ceux utilisés le jour J.
Vérifiez le réseau 3 à 5 jours avant : testez le Wi-Fi, le routeur, le switch et chaque câble Ethernet depuis les postes de travail.
Prévoyez un poste complet par participant, avec son chargeur, puis rechargez tous les appareils la veille. Gardez aussi les rallonges et multiprises accessibles.
Envoyez les informations pratiques au plus tard 3 jours avant : adresse, horaires, accès au réseau, matériel fourni et déroulement de la journée.
Ouvrez la salle au moins 90 minutes avant le début. Installez d’abord les tables et les chaises, puis testez le projecteur, l’écran, les comptes et l’espace d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de webdesign ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le professeur et les assistants, ouvrir les inscriptions, commander le catering et tester le matériel au moins 7 jours avant.
Quand envoyer les invitations à un atelier de webdesign ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de traiter les participants et de recueillir leurs besoins alimentaires.
Combien d’ordinateurs faut-il prévoir pour un atelier de webdesign ?: Prévoyez un ordinateur portable par participant, avec un chargeur pour chaque appareil. Testez chaque poste et chaque compte au moins la veille, puis rechargez les appareils avant l’ouverture de la salle.
Quand tester le Wi-Fi et le projecteur avant l’atelier ?: Faites un premier test du réseau et de la projection 3 à 5 jours avant, puis un contrôle final le jour même. Gardez un câble HDMI, des rallonges et des multiprises disponibles pour résoudre rapidement un problème de branchement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.