Checklist para organizar un taller de diseño web

Organizar un taller de diseño web requiere coordinar personas, contenidos y tecnología en el orden correcto. Primero fija la fecha, el programa y el lugar; después confirma asistentes, docente e inscripciones. Durante los días previos, prueba el software, las cuentas, la tarea práctica y la red wifi con los portátiles que se usarán. El día del taller, reserva al menos una hora para montar mesas, proyector, puestos de trabajo, recepción y café antes de registrar a los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
Reservar el lugar
Confirmar al docente y a los asistentes
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Preparar el material didáctico
2 personas
Probar tarea práctica
2 personas
Comprobar el software necesario
2 personas
Probar el wifi y la red
2 personas
Pedir el catering
Preparar tarjetas de nombre
Hacer la compra
2 personas
Cargar el equipo
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Preparar portátiles y cargadores
3 personas
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar los puestos de trabajo y las cuentas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Explicar el programa y las normas de seguridad
Dar una introducción al diseño web
Servir snacks del descanso
2 personas
Demostrar la página web
Supervisar a los participantes
3 personas
Rellenar las bebidas
Servir bocadillos y ensaladas
3 personas
Acompañar las presentaciones finales
2 personas
Organizar la ronda de preguntas y el cierre
Recoger portátiles y equipos
3 personas

Seguimiento

Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver el material prestado
Enviar el material de los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 36
Mesa de recepción
Mesa de presentación

Equipo

Portátilescant. 30
Cargadores de portátilcant. 30
Proyector
Pantalla de proyección
Router wifi
Switch de red
Cables Ethernetcant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Cable HDMIcant. 2
Clic de presentación
Accesorios informáticoscant. 6

Vajilla

Vasoscant. 40
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 2
Bandejas de serviciocant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Tijerascant. 3
Balanza de cocina

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 6

Catering

Cafeteracant. 2
Teteracant. 2
Dispensadores de aguacant. 2
Cestas de pancant. 4
Papeleracant. 4
Tarjetas de nombrecant. 36
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 36
Carpetas de clasecant. 36
Pizarra de hojas
Rotuladores para pizarracant. 4
Bridas
Compras

Limpieza

Aspiradora
Fregona
Cubocant. 2
Guantes de limpiezacant. 4

Consejos

Cierra el programa y el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de antelación. Pregunta también por las preferencias dietéticas para no tener que resolverlas el día del taller.
Prueba la tarea práctica completa entre 5 y 7 días antes, usando el mismo software y las mismas cuentas que tendrán los participantes. Así detectas permisos, versiones o archivos que fallen.
Comprueba la red wifi y los puestos de trabajo como mínimo 48 horas antes. Conecta los portátiles, el router, el switch y los cables Ethernet; no des por hecho que la conexión del lugar soportará a todo el grupo.
Prepara una mesa de recepción y tarjetas de nombre antes de abrir el espacio. Calcula entre 15 y 20 minutos para registrar a un grupo de hasta 20 personas y entregar la información inicial.
Llega al lugar 60 minutos antes del comienzo. Usa los primeros 30 minutos para mesas, sillas y presentación, y deja los 30 restantes para probar proyector, pantalla, HDMI, cargadores, cuentas y café.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un taller de diseño web?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Mantén abiertas las inscripciones durante unos 14 días y manda la información práctica definitiva entre 3 y 5 días antes.
¿Cuánto tiempo necesito para preparar el aula del taller?: Reserva al menos 1 hora antes de la llegada de los participantes. Para grupos de más de 20 personas, añade otros 30 minutos para colocar puestos, conectar equipos y comprobar las cuentas.
¿Cuándo hay que probar el wifi y el software del taller?: Haz una prueba completa entre 48 horas y 7 días antes. Repite una comprobación rápida al abrir el aula, porque una red, una cuenta o una actualización pueden cambiar desde la prueba principal.
¿Cuántos portátiles y cargadores necesito para un taller de diseño web?: Prepara un portátil y un cargador por participante, más 1 equipo de reserva por cada 10 asistentes. Para 20 personas, por ejemplo, lleva 22 portátiles y 22 cargadores si el plan no contempla trabajo por parejas.

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