Wat heb je nodig voor een watercongres?

Een watercongres vraagt om meer dan stoelen en een projector. Je hebt spullen nodig voor registratie, presentaties, pauzes, catering en het contact tussen deelnemers. Denk vooraf vooral aan aansluitingen, microfoons, waterglazen en voldoende tafels: die worden vaak pas op de congresdag gemist. Gebruik deze boodschappenlijst naast het plan om per zaal en programmaonderdeel te controleren wat klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Congrestafelsaantal 20
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Buffettafelsaantal 6
Netwerktafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Bordenaantal 150
Dessertbordenaantal 130
Besteksetsaantal 150
Koffielepelsaantal 130
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 4
Laserpointeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
USB-C-adaptersaantal 4
HDMI-kabelsaantal 6
Wifi-hotspot

Catering

Koffiethermoskannenaantal 8
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Chafing dishesaantal 6
Broodmandenaantal 8
Melkkannetjesaantal 8
Suikerbakjesaantal 8
Boodschappen
- Koffiebonen - 5 kilo
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Melk - 18 liter
- Havermelk - 8 liter
- Koffiemelk - 6 pakjes
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Honing - 2 potten
- Citroenen - 3 kilo
- Plat water - 12 flessen
- Bruiswater - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 30 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Rosé - 8 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Croissants - 130 stuks
- Mini-krentenbollen - 130 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Jam - 6 potten
- Hagelslag - 3 pakken
- Volkorenbrood - 20 broden
- Witte broodjes - 140 stuks
- Meergranenbroodjes - 100 stuks
- Ham - 4 kilo
- Kaas - 5 kilo
- Kipfilet - 3 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Pindakaas - 3 potten
- Tomaten - 5 kilo
- Komkommers - 4 kilo
- Sla - 12 kroppen
- Paprika's - 4 kilo
- Rode ui - 2 kilo
- Olijven - 3 kilo
- Kruidendressing - 4 flessen
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Olijfolie - 3 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 3 potjes
- Pasta - 12 kilo
- Pesto - 4 potten
- Tomatensaus - 8 potten
- Groentebouillon - 2 pakken
- Paprika's voor warme maaltijd - 4 kilo
- Courgettes - 4 kilo
- Champignons - 4 kilo
- Kikkererwten - 5 blikken
- Parmezaanse kaas - 2 kilo
- Geraspte kaas - 3 kilo
- Gemengde salade - 8 kilo
- Stokbroden - 25 stuks
- Knoflooksaus - 4 flessen
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Appels - 10 kilo
- Bananen - 8 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Sinaasappels - 8 kilo
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 130 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Studentenhaver - 4 kilo
- Servetten - 500 stuks
- Papieren lunchzakken - 150 stuks
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 3 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Registratie

Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Programmafoldersaantal 130
Notitieblokkenaantal 130
Balpennenaantal 150
Registratiebakkenaantal 4
Clipboardmappenaantal 6

Decoratie

Watercongresbannersaantal 4
Tafelkledenaantal 20
Bloemstukkenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naambordjes voor zalenaantal 8

Verlichting

LED-staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesseaantal 4
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Koelcontainersaantal 4

Tips

Test projector, presentatielaptop, HDMI-kabels, USB-C-adapters en microfoons uiterlijk 1 dag vooraf samen. Leg reservekabels en minstens 1 extra stekkerdoos klaar, omdat presentatoren vaak met verschillende aansluitingen komen.
Zet voor de registratie 1 tafel, naamkaartjes, badges en een geprinte deelnemerslijst klaar. Sorteer badges alfabetisch en leg alles minimaal 30 minuten voor de ontvangst op volgorde.
Reken per deelnemer op minimaal 2 waterglazen voor een ochtendprogramma en vul de voorraad aan vóór elke pauze. Zet waterglazen zichtbaar bij de congresstoelen en plaats extra glazen bij de koffiethermoskannen.
Maak per zaal een aparte set met microfoon, standaard, laserpointer, afstandsbediening en presentatiemateriaal. Controleer dit uiterlijk 1 uur voor de eerste spreker, niet pas tijdens de opening.
Zet houdbare catering, servies, bestek en serveerlepels ten minste 2 uur vóór het eerste eetmoment klaar. Reserveer aparte tafels voor buffet, registratie en netwerken, zodat deelnemers niet in dezelfde doorgang blijven staan.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een watercongres?: Reken minimaal op congresstoelen, tafels, registratiebenodigdheden, projector, scherm, presentatielaptop, microfoons, luidsprekers en kabels. Voor de catering heb je onder meer waterglazen, koffiekopjes, borden, bestek en koffiethermoskannen nodig.
Hoeveel waterglazen heb ik nodig voor een congres?: Neem voor een programma van een halve dag minimaal 2 waterglazen per deelnemer plus 10 procent reserve. Bij een volledig dagprogramma is 3 tot 4 glazen per persoon praktischer, vooral als er tussendoor niet steeds wordt afgewassen.
Welke techniek moet ik meenemen naar een watercongres?: Zorg per presentatiezaal voor een projector, projectiescherm, presentatielaptop, microfoon, luidsprekers, HDMI-kabels, USB-C-adapters en verlengkabels. Test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf en houd minimaal 1 reserveadapter en extra stekkerdoos achter de hand.
Wanneer moet ik de congresboodschappen regelen?: Bestel meubilair, apparatuur en catering zodra de locatie, datum en deelnemerscapaciteit vaststaan. Controleer de aantallen uiterlijk 1 week vooraf en zet houdbare spullen, servies en bewegwijzering op de dag ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.