Qué necesitas para organizar un congreso del agua

Para un Congreso del agua necesitas mucho más que una sala y un programa. La lista combina mobiliario para asistentes, ponentes, registro, buffet y networking con vajilla, café, agua y equipos audiovisuales. También conviene prever conexiones, adaptadores y señalización antes de que lleguen los participantes. Usa esta selección para comprobar las compras y confirmar con el recinto qué elementos ya están disponibles.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 120
Mesas para congresocant. 20
Mesas de registrocant. 2
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Mesas de buffetcant. 6
Mesas de networkingcant. 8
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 130
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 130
Cubiertoscant. 150
Cucharillas de cafécant. 130
Cucharones de servircant. 12

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátil de presentacióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Puntero lásercant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Adaptadores USB-Ccant. 4
Cables HDMIcant. 6
Punto de acceso Wi-Fi

Catering

Termos de cafécant. 8
Teterascant. 4
Jarras de aguacant. 12
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Chafing dishescant. 6
Cestas de pancant. 8
Jarras de lechecant. 8
Azucareroscant. 8
Compras
- Granos de café - 5 kilo
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Leche - 18 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Leche para café - 6 paquetes
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Miel - 2 tarros
- Limones - 3 kilos
- Agua sin gas - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 30 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Croissants - 130 unidades
- Mini bollos de pasas - 130 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Mermelada - 6 tarros
- Grageas de chocolate - 3 paquetes
- Pan integral - 20 barras
- Panecillos blancos - 140 unidades
- Panecillos multicereales - 100 unidades
- Jamón - 4 kilos
- Queso - 5 kilo
- Pechuga de pollo - 3 kilo
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Crema de cacahuete - 3 botes
- Tomates - 5 kilos
- Pepinos - 4 kilo
- Lechuga - 12 unidades
- Pimientos - 4 kilos
- Cebolla roja - 2 kilos
- Aceitunas - 3 kilos
- Aderezo de hierbas - 4 botellas
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 3 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Hierbas italianas - 3 tarros
- Pasta - 12 kilos
- Pesto - 4 frascos
- Salsa de tomate - 8 tarros
- Caldo de verduras - 2 paquetes
- Pimientos para la comida caliente - 4 kilo
- Calabacines - 4 kilo
- Champiñones - 4 kilo
- Garbanzos - 5 latas
- Queso parmesano - 2 kilos
- Queso rallado - 3 kilos
- Ensalada mixta - 8 kilo
- Baguettes - 25 unidades
- Salsa de ajo - 4 botellas
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Manzanas - 10 kilo
- Plátanos - 8 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Naranjas - 8 kilo
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 130 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos variados - 4 kilos
- Servilletas - 500 unidades
- Bolsas de papel para el almuerzo - 150 unidades
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 3 botellas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Toallas de papel - 12 paquetes

Registro

Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Lanyardscant. 120
Folletos del programacant. 130
Bloc de notascant. 130
Bolígrafoscant. 150
Cajas de registrocant. 4
Carpetas portapapelescant. 6

Decoración

Banners del congreso del aguacant. 4
Mantelescant. 20
Arreglos floralescant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Carteles con nombres para salascant. 8

Iluminación

Lámparas de pie LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 12
Contenedores frigoríficoscant. 4

Consejos

Calcula las sillas según las inscripciones confirmadas y añade un margen del 5 al 10 % para asistentes de última hora. Reserva también mesas separadas para registro, ponentes, buffet y networking.
Prepara una taza y un vaso por persona para cada servicio previsto, y suma un 10 % adicional si no habrá lavado durante la jornada. Los termos de café deben estar llenos antes de abrir el registro.
Comprueba la presentación completa al menos 24 horas antes: proyector, pantalla, portátil, HDMI, adaptadores USB-C, regletas y alargadores. Lleva dos adaptadores USB-C y un cable HDMI de reserva.
Haz una prueba de sonido en la sala definitiva el mismo día o el día anterior, con todos los micrófonos inalámbricos, soportes, mesa de mezclas y altavoces conectados. Una prueba de 30 minutos suele descubrir cables o baterías que faltan.
Clasifica las acreditaciones y prepara la mesa de registro con la lista de participantes y las tarjetas de nombres como mínimo 2 horas antes de la apertura. Coloca la señalización desde la entrada hasta las salas, el buffet y los baños.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para un congreso del agua?: Calcula una taza de café, un vaso de agua, un plato, cubiertos y una cucharilla por asistente y por servicio. Añade aproximadamente un 10 % de reserva; para el vino, prevé una copa por persona si se servirá durante la jornada.
¿Cuántos equipos de proyección y sonido hacen falta?: Para una sala principal necesitas como mínimo un proyector, una pantalla, un portátil de presentación, dos micrófonos inalámbricos, soportes, mesa de mezclas y altavoces. Si hay varias salas simultáneas, calcula un conjunto de proyección y audio por sala con ponencias.
¿Qué cables y adaptadores debo llevar al congreso?: Lleva al menos dos cables HDMI, dos adaptadores USB-C, dos regletas y varios cables alargadores por sala equipada. Guarda un juego de reserva en registro o junto a la mesa de ponentes para resolver cambios sin interrumpir el programa.
¿Cuándo debo preparar el material de registro?: Imprime la lista de participantes, las tarjetas con nombres y las acreditaciones al menos un día antes. Monta la mesa de registro y clasifica las acreditaciones 2 horas antes de abrir la ubicación, para corregir bajas o cambios de última hora.

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